Mail Order Nedir? Mail Order Avantajları ve Güvenilirliği
Kredi kartı ile ödeme yöntemi olan Mail order, uzaktan ürün veya hizmet talep etme veya satmanın birçok farklı yöntemini ifade eden kapsayıcı bir terimdir; potansiyel müşterinin fiziksel olarak bulunmadığı yerlerden ürün almasına atıfta bulunur.
Müşteri; katalog, doğrudan posta, internet sitesi, e-posta, televizyon, radyo, dergi, gazete, sosyal medya vb. dahil olmak üzere bir veya daha fazla basılı veya elektronik medya türü aracılığıyla bir ürünü ve açıklamasını görüp öğrenir. Kredi kartının kendisi olmadan, kartın üstündeki bilgilerin ödeme için post cihazında fiziksel olarak tuşlanması ile ödeme işlemi gerçekleştirilir. Bu alışveriş yöntemine günümüzde mail order yöntemi denir.
Alıcılar ve satıcılar aynı mekanda olabilir veya başka yerlerde olabilir. Bu tür siparişler genellikle ödemenin ayrıntılarını vermek için fiziksel posta, telefon, bilgisayar ağı veya bir e-posta yardımı alır.
Mail Order Sistemi Nedir?
Mail Order, bir satış işleminin telefon, faks veya e-posta yoluyla kart bilgileri alınarak gerçekleştirilmesidir. Fiziksel POS cihazı yerine, manuel olarak kart bilgileri girilerek ödeme alınır. Özellikle uzaktan hizmet sunan işletmeler tarafından kullanılır.
- Kart sahibinden kredi kartı bilgileri (kart numarası, son kullanma tarihi, CVC) yazılı olarak alınır.
- İşletme, bu bilgileri kendi sanal POS paneli üzerinden manuel olarak girerek ödemeyi tahsil eder.
Mail Order Nasıl Çalışır? (Adım Adım Süreç)
Süreç oldukça basittir ancak dikkatli yürütülmesi gerekir. Adımlar:
- Müşteri, firma ile ürün/hizmet detayları konusunda anlaşır.
- Firma, müşteriye bir “Mail Order Formu” gönderir.
- Müşteri, bu formu doldurarak kredi kartı bilgilerini paylaşır.
- Firma bu bilgileri sanal POS sistemine girerek işlemi tamamlar.
- Ödeme başarılıysa ürün/hizmet teslim edilir.
Mail Order Kullanım Alanları
Mail Order sistemi, çok çeşitli sektörlerde kullanılmaktadır. Özellikle doğrudan temas gerektirmeyen iş modelleri için idealdir. Kullanım örnekleri:
- Otel rezervasyonlarında ön provizyon işlemleri
- Seyahat acenteleri
- Abonelik sistemleri
- Tele-satış yapan firmalar
- Uzaktan eğitim ve danışmanlık hizmetleri
Mail Order Avantajları Nedir?
Mail Order 100 yıldan fazladır var olup bugün hala kullanılan bir ödeme yöntemidir. Müşteriler, ister online ister posta yoluyla sipariş verebilir, kendilerine uygun bir zamanda kendi evlerinde veya iş yerlerinde alışveriş yapmanın rahatlığını yaşarlar. Dolayısıyla mail order avantajları şöyle sıralanabilir:
- Fiziksel POS cihazı gerektirmez
- Uzak müşterilere satış yapma imkânı sunar
- Düşük maliyetlidir
- Acil ödeme alma yöntemidir
| Avantaj | Açıklama |
|---|---|
| Esneklik | Fiziksel olarak müşteriye ulaşma zorunluluğu yoktur. |
| Uygun Maliyet | Cihaz yatırımı gerekmez, manuel sistemdir. |
| Yaygınlık | Özellikle turizm ve hizmet sektöründe yaygın şekilde kullanılır. |
Mail Order İşlemlerinde Kart Provizyonu Nedir?
Mail Order sisteminde yapılan ödeme işlemleri sırasında, müşterinin kredi kartından ödeme alınmadan önce bir provizyon alınır. Bu, bankanın ilgili tutarı kart limitinden geçici olarak bloke etmesi anlamına gelir. Provizyon işlemi, ödeme güvenliğini sağlamak ve işlem detaylarının kontrol edilmesini mümkün kılar. Genellikle 7 ila 10 gün süresince bu provizyon açık kalabilir; işlem onaylandığında ödeme gerçekleşir, iptal edilirse tutar karta iade edilir.
Mail Order ile Abonelik Sistemi Nasıl Kurulur?
Mail Order altyapısı, periyodik ödemeler gerektiren hizmetler için de kullanılabilir. Örneğin dergi abonelikleri, spor salonu üyelikleri veya bazı yazılım lisanslamaları gibi hizmetler için müşteriden önceden yazılı onay alınarak, belirli aralıklarla otomatik ödeme alınabilir. Abonelik için gerekenler:
- Yazılı Mail Order formu (kart bilgileri + onay)
- Süreklilik ve iptal şartlarını içeren sözleşme
- Banka ile mutabakata varılan abonelik ödeme modeli
Bu yöntem, dijital sistemlere entegre olmadığında manuel şekilde de yürütülebilir ancak KVKK ve PCI-DSS gibi güvenlik kurallarına uyum zorunludur.
Yurtdışı Müşterilerden Mail Order ile Ödeme Almak Mümkün mü?
Evet, Mail Order sistemi ile yurtdışındaki müşterilerden de ödeme alınabilir. Ancak bu işlem için uluslararası ödeme destekleyen bir POS altyapısı ve çok para birimi destekleyen bir banka gereklidir. Ayrıca döviz kurlarının takibi ve olası geri ödeme risklerinin iyi yönetilmesi gerekir. Dikkat edilmesi gerekenler:
- Kartın uluslararası kullanıma açık olması
- Mail Order formunun İngilizce hazırlanması
- Kur farkı nedeniyle fiyat güncellemelerinin net olması
Mail Order ile Otel Rezervasyonu Güvenli mi?
Pek çok otel, özellikle erken rezervasyon kampanyalarında veya rezervasyon garantisi almak için müşterilerinden Mail Order formu talep eder. Bu işlem, müşteri kartından rezervasyon tutarının bloke edilmesini sağlar. Güvenilir otellerde bu işlem son derece yaygındır. Ancak, her işletmenin Mail Order belgelerini nasıl sakladığı ve ne şekilde kullandığı farklılık gösterebilir. Güvenli kullanım için:
- Rezervasyon onayı yazılı alınmalı
- Provizyon süresi ve iptal şartları açıkça belirtilmeli
- Otelin PCI-DSS uyumlu olduğuna dikkat edilmeli
Mail Order ile Yapılan Satışlar e-Fatura Zorunluluğuna Tabi mi?
Evet, Türkiye’de vergi mükellefi olan işletmeler, Mail Order yoluyla satış yapsalar dahi e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlemekle yükümlüdür. Satış şekli ne olursa olsun, gelir kaydedilen her işlem için belge düzenlenmesi gerekir. Özellikle internetten satış yapan firmalar bu konuda denetime tabidir. Fatura kesilmesi gereken durumlar:
- Herhangi bir ürün/hizmet satışı yapılmışsa
- Müşteri kartından ödeme çekilmişse
- Sipariş gerçekleşmişse, iptal edilse dahi fatura iade ile belgelenmelidir
Mail Order Formu Nasıl Hazırlanır?
Mail order formu, ödeme işleminin yasal geçerliliği açısından oldukça önemlidir. Formda bulunması gereken bilgiler:
- Kart sahibi adı-soyadı
- Kart numarası
- Son kullanma tarihi
- CVC numarası
- Ödenecek tutar
- Ürün/hizmet açıklaması
- Tarih ve imza
Mail Order ile Ödeme Almak Yasal mı?
Evet, doğru prosedürler uygulandığı sürece tamamen yasaldır. Ancak KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında saklama ve paylaşım prosedürleri önem taşır. Yasal gereklilikler:
- Kart bilgilerinin yalnızca ödeme amacıyla alınması
- Formların imzalı şekilde arşivlenmesi
- Bilgilerin üçüncü kişilerle paylaşılmaması
Bankalarda Mail Order Açma ve Kapatma Nasıl Yapılır?
Bankalarda mail order açma işlemi ve kapama işlemi için banka şubesine giderek Mail Order işlemi için gerekli olan belge imzalanır. Şube tarafından yetkiler tanımlanır ve mail order işlemi için gerekli işlemler tamamlanmış olur. Bazı bankalar, müşteriler için kartların mail order işlemini telefonla da açabilmektedir. Pos cihazınızda mail order aktifleştirmek için, özellik var mı diye kontrol etmek için bankanızı arayabilirsiniz.
Mail Order İptal İşlemi Nasıl Yapılır?
Müşteri talebiyle veya satışın gerçekleşmemesi durumunda Mail Order işlemleri iptal edilebilir. İptal süreci, genellikle banka POS ekranı veya sanal POS paneli üzerinden yapılır. Provizyon alınmış fakat ödeme henüz gerçekleşmemişse provizyon düşürülür. Eğer ödeme gerçekleşmişse iade (refund) prosedürü uygulanır. İptal işlemi için:
- Satıcı firma banka paneline giriş yapar
- İlgili işlem numarasıyla ödeme ekranı açılır
- “İptal” veya “İade” seçeneğiyle işlem tamamlanır
İptal edilen tutarın karta yansıması 1 ila 10 iş günü sürebilir.
Mail Order ile Alışveriş Yapanların Dikkat Etmesi Gerekenler
Müşteriler açısından mail order işlemi bazı riskler barındırabilir. Bu nedenle dikkatli olmak gerekir. Dikkat edilmesi gerekenler:
- İşlem sonrası dekont istenmelidir
- Yalnızca güvenilir firmalarla çalışılmalı
- Gönderilen formlar dijital imza içermelidir
- Kart hareketleri sık sık kontrol edilmelidir
Mail Order ile Satış Yapan Firmalar İçin Öneriler
İşletmeler açısından güvenlik ve müşteri memnuniyeti önemlidir. Öneriler:
- Mail order formlarında açık bilgilendirme yapılmalı
- İmzalı form olmadan işlem yapılmamalı
- SSL ve güvenlik yazılımları ile bilgiler korunmalı
- Sanal POS sağlayıcınızdan destek alınmalı
Mail Order ile Alışverişte Yaşanan Olası Sorunlar
Mail order sisteminde bazen çeşitli sorunlar yaşanabilir: Olası sorunlar ve çözümleri:
| Sorun | Olası Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Kart reddi | Limit yetersizliği veya güvenlik blokesi | Banka ile iletişime geçin |
| Yetkisiz işlem | Kart bilgileri kötüye kullanılmış olabilir | Harcama itirazı başvurusu yapın |
| İade zorluğu | İade politikası net değilse sorun yaşanabilir | Firma ile iade süreci açıkça görüşülmelidir |
Alternatif Ödeme Yöntemleri ile Karşılaştırma
Mail order, dijitalleşen dünyada hâlâ kullanılsa da birçok alternatif yöntem de mevcuttur.
| Ödeme Yöntemi | Güvenlik | Uygulama Alanı |
|---|---|---|
| Mail Order | Orta (form üzerinden manuel) | Telefon, e-posta üzerinden satış |
| Sanal POS | Yüksek (SSL destekli) | Online alışveriş siteleri |
| Kapıda Ödeme | Orta | E-ticaret (fiziksel teslimat) |
| Havale/EFT | Yüksek | Bireysel ve kurumsal ödemeler |
Mail Order Sistemine Geçmek İsteyenler İçin Adımlar
Mail order sistemi kurmak isteyen işletmelerin şu adımları izlemesi gerekir:
- Güvenilir bir sanal POS sağlayıcısı ile anlaşma yapılmalı.
- Mail order formu oluşturulmalı ve KVKK uyumlu hale getirilmeli.
- Personel, müşteri verisi saklama konusunda eğitilmeli.
- Yasal sözleşmeler müşterilere sunulmalı.
Mail Order Neden Güvensiz?
Mail order, kredi kartla yapılan bir işlemden daha yüksek bir dolandırıcılık îmkanına sahiptir. Kart bilgileri ve müşterinin kimlik bilgileri paylaşıldığından güvensiz olarak görülür. Kart verilerinin kopyalanarak elde edilmesi, kartın sahibinin bilgisi olmadan çeşitli ürünler satın alınması gibi durumlar yaşanabilir.
Bu tip durumlardan kaçınmak için mail order satın alma işleminde sanal kart kullanılması tavsiye edilir. Öte yandan mail order ödeme yöntemi yerine sanal pos ile ödeme alan firmaları tercih etmek daha güvenilirdir. Çünkü sanal poslar, güvenlik sistemi kullanarak ödeme alır.
Visa ve Mastercard da, izinsiz yapılan ödemeler için itiraz durumunda işlemde 3D şifresiyle doğrulanmayan işlem için sorumluluğu işyeri sahibine yükler ve karttan yapılan harcamayı kart sahibine geri iade eder. Bu nedenle birçok yerde mail order ödeme yöntemi sonlandırmak için çalışmalar sürüyor. Kısaca özel kart verilerinin elle girilmesi bilhassa kredi kartı kopyalamaya davetiye çıkarmaktadır.
