Teslim Tesellüm Belgesi Nedir? Nasıl Alınır? Tutanak Örneği

Derya3 Aralık 2022

İçindekiler

Günlük iş hayatında mal, evrak, demirbaş ya da cihazların bir kişiden diğerine geçişini sadece sözle bırakmak büyük risk taşır. Özellikle şirketler, kamu kurumları ve lojistik süreçlerinde, “kim, neyi, ne zaman, kimden aldı?” sorusunun yazılı ve imzalı cevabı gerekir. İşte teslim tesellüm belgesi, bu teslim–teslim alma durumunu kayıt altına alan en pratik araçlardan biridir. Aşağıda; “Teslim tesellüm belgesi nedir, hangi durumlarda kullanılır, nasıl düzenlenir ve tutanak örneği nasıl olmalı?” sorularını adım adım bulacaksınız.

Teslim Tesellüm Belgesi Nedir?

Teslim tesellüm belgesi; bir malın, evrakın, demirbaşın, araç veya cihazın, belirli bir tarihte bir kişiden/kurumdan alınıp diğerine teslim edildiğini gösteren, iki tarafça imzalanan yazılı kayıttır. Teslim eden taraf “teslim”i, teslim alan taraf ise “tesellüm”ü yani teslim almayı kabul etmiş olur. Bu belge, ileride çıkabilecek “bende değildi”, “bana verilmedi” gibi uyuşmazlıklarda ispat gücü sağlar.

Çoğu zaman basit bir tutanak veya form yapısında hazırlanır; her kurum kendi ihtiyaçlarına göre başlık ve alanları çeşitlendirebilir. Esas olan, kimin neyi, hangi koşulla ve ne zaman teslim alıp verdiğinin açık şekilde yazılmasıdır. Teslim tesellüm belgesinin temel işlevleri:

Teslim edilen mal veya evrakın varlığını ve miktarını yazılı olarak kanıtlar
Sorumluluğun hangi tarihten itibaren kime geçtiğini gösterir
Zimmet, demirbaş ve stok takibini kolaylaştırır
Uyuşmazlık veya denetim durumunda ispat aracı olarak kullanılır

Teslim tesellüm belgesi, tarafların sözünü yazılı hale getirir; sorumluluğun kimde olduğunu tarih ve imza ile somutlaştırır.

Teslim Tesellüm Belgesi Nasıl Alınır? Kimler Düzenler ve İmzalar?

Teslim tesellüm belgesi için ayrı bir resmi makamdan onay veya izin almak gerekmez; belge, tarafların kendi aralarında düzenlediği bir tutanaktır. Çoğu zaman malı teslim eden birim veya kişi tarafından hazırlanır, iki nüsha hâlinde imzalanır; bir nüsha teslim edende, bir nüsha teslim alanda kalır.

Kurumsal yapılarda bu belgeyi hazırlama görevi genellikle idari işler, insan kaynakları, depo sorumlusu, satın alma veya ilgili birim amirine aittir. Bireysel işlemlerde ise ev sahibi, kiracı, araç satıcısı, alıcı gibi taraflardan herhangi biri metni hazırlayıp imzaya sunabilir.

Teslim tesellüm belgesi, taraflarca serbestçe düzenlenir; önemli olan, imzaların yetkili kişilerce atılması ve her iki tarafın da birer nüsha almasıdır.

Teslim Tesellüm Tutanak Örneği

Aşağıdaki teslim tesellüm tutanak için örnek metni, kendi iş durumunuza uyarlayarak kullanabilirsiniz. Tarih, yer, taraf bilgileri ve teslim edilen mal listesi mutlaka kendi işleminize göre değiştirilmelidir. Çok kalemli listelerde ayrıca ek tablo veya liste oluşturmanız, her sayfayı imzalamanız uygun olur.

TESLİM TESELLÜM TUTANAĞI

Tarih: [../…./….]
Yer: [Şehir / İlçe – Birim / Depo / Şantiye]

Teslim Eden:
Adı Soyadı / Unvanı: [Teslim eden kişi veya kurum]
Birim / Görevi: [Birim / Unvan]
Kimlik / Sicil No (jenerik): [Varsa]

Teslim Alan:
Adı Soyadı / Unvanı: [Teslim alan kişi veya kurum]
Birim / Görevi: [Birim / Unvan]
Kimlik / Sicil No (jenerik): [Varsa]

Teslim Edilen Mal / Evrak Bilgileri:

Adı: [Örneğin: Dizüstü Bilgisayar] – Marka/Model: [….] – Adet: [..] – Durum: [Yeni/Kullanılmış/Arızalı]
Adı: [….] – Marka/Model: [….] – Adet: [..] – Durum: [….]
Adı: [….] – Marka/Model: [….] – Adet: [..] – Durum: [….]

Açıklama:
Yukarıda özellikleri belirtilen mal/malzemeler, [../…./….] tarihinde [teslim yeri] adresinde, taraflarca birlikte sayılıp kontrol edilerek eksiksiz şekilde teslim edilmiştir. Teslim alan, belirtilen malzemeleri sağlam ve çalışır durumda teslim aldığını; doğacak sorumluluğu bu tarih itibarıyla kabul ettiğini beyan eder.

Teslim Eden
Adı Soyadı: [……………..]İmza:

Teslim Alan
Adı Soyadı: [……………..]İmza:

Şahit (gerekirse)
Adı Soyadı: [……………..]İmza:

Hazırladığınız teslim tesellüm tutanağını her zaman en az iki nüsha düzenleyip imzalatmanız, hem kendiniz hem karşı taraf için güvence oluşturur.

Teslim Tesellüm Belgesi Hangi Durumlarda Kullanılır?

Bu belge, sadece kamu kurumlarında değil, özel sektörde de çok geniş kullanım alanına sahiptir. Özellikle demirbaş teslimleri, kargo–nakliye süreçleri, şantiye teslimleri, arıza için bırakılan cihazlar ve arşiv evrak devri gibi durumlarda vazgeçilmez hale gelir. Küçük işletmelerde bile personel değişimlerinde kullanılmadığında ciddi karışıklıklar yaşanabilir.

Kural olarak, değeri olan her şeyin bir kişiden diğerine geçtiği ve ileride “kimdeydi?” tartışması yaşanması muhtemel olan her durumda teslim tesellüm belgesi düzenlenmesi tavsiye edilir. Yaygın kullanım alanları:

Personelin zimmetine bilgisayar, telefon, araç, iş kıyafeti verilmesi
Depo–şube arası mal, stok veya ekipman transferi
Taşeron veya alt yükleniciye malzeme teslimi (şantiye, üretim hattı vb.)
Tamir–bakım için servise bırakılan cihaz, makine veya araç teslimi
Arşiv evrakının birimden birime devredilmesi
Kamu kurumlarında görev değişimi, oda ve anahtar devirleri

“İleride tartışma çıkabilir” dediğin her teslimde, kısa da olsa bir teslim tesellüm tutanağı düzenlemek en güvenli yoldur.

Teslim Tesellüm Belgesinde Bulunması Gereken Bilgiler

Belgenin geçerli ve işe yarar olabilmesi için bazı temel bilgilerin mutlaka yer alması gerekir. Eksik bilgiler, ileride belgeye dayanmak istediğinde aleyhine yorumlanabilir. Özellikle teslim konusu malın açık tanımı ve tarafların kimlik–imza bilgileri titizlikle yazılmalıdır. Kurumlar genelde kendi logolu matbu formlarını kullansa da, aşağıdaki alanlar her teslim tesellüm belgesinde ortak olmalıdır. Belgede bulunması gereken başlıca bilgiler:

Bilgi Başlığı	Açıklama
Belge tarihi ve numarası	Düzenlendiği gün ve takip için sıra numarası
Teslim eden taraf bilgileri	Ad-soyad/unvan, birim, gerekirse kimlik veya sicil no
Teslim alan taraf bilgileri	Ad-soyad/unvan, birim, gerekirse kimlik veya sicil no
Teslim konusu	Mal, cihaz, evrak veya demirbaşın adı, marka/modeli
Miktar ve birim	Adet, kilo, paket gibi miktar bilgisi
Durum bilgisi	Yeni, kullanılmış, arızalı, eksik parça vb. açıklama
Teslim yeri	Depo, şantiye, ofis, servis istasyonu gibi yer bilgisi
İmza ve kaşeler	Teslim eden, teslim alan ve gerekirse şahit imzaları

Teslim tesellüm belgesinde özellikle tarihe, taraf bilgilerine ve teslim konusu malın açık tanımına yer vermek, ileride ispat gücünü artırır.

Teslim Tesellüm Belgesi Nasıl Düzenlenir? Adım Adım

Belgeyi hazırlamak için herhangi bir resmi kurumdan hazır bir form almak zorunlu değildir; çoğu zaman şirket antetli kağıdı veya bilgisayarda hazırlanmış standart bir şablon yeterlidir. Önemli olan, bilgilerin eksiksiz doldurulması ve her iki tarafça imzalanmasıdır. İmza atılmadan önce metnin taraflarca okunup kabul edildiğinden emin olunmalıdır.

Uygulamada çoğu kurum belgeleri çift nüsha hazırlayıp birini teslim eden, diğerini teslim alan tarafta bırakır. Böylece ileride taraflardan biri evrağını kaybetse bile diğer tarafın elinde kaydın bir nüshası bulunur. Belgeyi düzenlerken izlenecek temel adımlar:

Belge üstüne kurum adı, “Teslim Tesellüm Tutanağı” başlığı ve tarih yazılır.
Teslim eden ve teslim alan tarafların adı, unvanı ve birimi belirtilir.
Teslim konusu mal, cihaz veya evrak kalem kalem yazılır; mümkünse tablo kullanılır.
Miktar, birim, marka/model ve mevcut durum (sağlam, arızalı vb.) açıkça belirtilir.
Teslim yerini ve saatini gösteren kısa bir açıklama paragrafı eklenir.
Tarafların belgeyi okuyup kabul ettiğine dair standart cümle yazılır.
Teslim eden, teslim alan ve varsa şahitler imza/kaşe atar; nüshalar taraflara verilir.

Belgeyi düzenlerken “Kim, neyi, ne zaman, nerede, hangi durumda teslim aldı?” sorularına tek tek cevap verdiğinden emin ol.

Teslim Tesellüm Belgesi ile İrsaliye, Zimmet ve Makbuz Arasındaki Farklar

Teslim tesellüm belgesi çoğu zaman diğer bazı evraklarla karıştırılır. Oysa irsaliye, faturaya bağlı bir sevk belgesi; makbuz, bir ödemenin yapıldığını gösteren belge; zimmet fişi ise genellikle çalışan–kurum ilişkisine özgü bir teslim kayıt türüdür. Teslim tesellüm belgesi ise bunların yanında daha genel bir “teslim–teslim alma tutanağı” işlevi görür. Örneğin bir bilgisayar, çalışana zimmet fişiyle teslim edilirken; aynı bilgisayar bakım için servise gönderildiğinde servis ile şirket arasında teslim tesellüm belgesi düzenlenebilir.

Belge Türü	Asıl Konusu	Taraflar
Teslim tesellüm belgesi	Mal, evrak, cihazın teslim–tesellümü	Her türlü kişi/kurum
İrsaliye	Malın sevki ve taşıması	Satıcı–alıcı, taşıyıcı
Zimmet fişi	Demirbaşın çalışana bırakılması	Kurum–personel
Makbuz	Ödeme yapıldığının ispatı	Borçlu–alacaklı

Teslim tesellüm belgesi, irsaliye ve zimmet fişini tamamlayan; farklı taraflar arasında teslim durumunu kayıt altına alan esnek bir tutanak türüdür.

Teslim Tesellüm Belgesinin Hukuki Niteliği ve İspat Gücü

Bu belge, adi yazılı belge niteliğindedir; yani tarafların imzasını taşıyan, belirli bir olayı ispat etmeye yarayan özel hukuk belgesidir. Uyuşmazlık halinde mahkeme veya hakem heyeti, teslim tesellüm belgesindeki imzalar ve içerik üzerinden teslim olgusunu değerlendirir. Özellikle kamu kurumlarında ve şirketlerde yapılan denetimlerde, sorumluluk tespiti için ilk bakılan evraklardan biridir.

Belgede yer alan bilgilerin gerçeği yansıtmaması veya sahte imza olması ise ayrıca hukuki ve cezai sorumluluk doğurabilir. Bu nedenle belge düzenlenirken acele edilmemeli, yanlış veya eksik bilgi yazılmamalıdır. Hukuki açıdan dikkat edilmesi gereken başlıca hususlar:

Belgenin okunaklı olması ve silinti–karalama içermemesi
İmzaların el ile atılması; mühür/kaşe ile desteklenmesi
Tarih ve yer bilgilerinin eksiksiz yazılması
Teslim konusu malın açık tanımı sayesinde başka bir mal ile karıştırılmaması
Belgenin şirket arşivinde, saklama süresi boyunca güvenli şekilde muhafaza edilmesi

Eksik bilgilerle doldurulmuş bir teslim tesellüm belgesi, uyuşmazlık halinde beklediğin ispat gücünü her zaman sağlamayabilir.

Teslim Tesellüm Sürecinde Yapılan Yaygın Hatalar ve Öneriler

Uygulamada pek çok işletme, teslim tesellüm belgesini “formaliteden” dolduruyor ve en kritik alanları boş bırakıyor. Özellikle tarih, imza, miktar ve duruma ilişkin notlar eksik olduğunda belgeyi sonradan kullanmak güçleşiyor. Bazen de belge tek nüsha düzenlenip karşı tarafa veriliyor, şirketin elinde hiç kayıt kalmıyor.

Bu hataları, basit ama düzenli bir alışkanlıkla önlemek mümkündür. Her teslim için aynı şablonu kullanmak ve personele kısa bir eğitim vermek, ileride büyük uyuşmazlıkları engeller. Yaygın hatalar veöneriler:

Tarih yazmamak: Her belgeye mutlaka gün/ay/yıl tarihini ekle.
Miktarı boş bırakmak: Adet, kilo, paket gibi birim mutlaka yazılsın.
Durum notu yazmamak: “Kullanılmış, çizik var, ekran çatlak” gibi açıklamalar ileride çok işe yarar.
İmzasız belge düzenlemek: Tarafların imzası yoksa belge neredeyse anlamsız hale gelir.
Tek nüsha hazırlamak: En az iki nüsha düzenle; biri sende, biri karşı tarafta kalsın.

En basit teslimde bile iki imzalı, tarihli ve mümkünse çift nüsha bir teslim tesellüm belgesi düzenlemek, ileride doğabilecek pek çok tartışmayı başlamadan bitirir.

Sıkça Sorulan Sorular

Her teslimatta teslim tesellüm belgesi düzenlemek zorunlu mudur?

Yasal zorunluluk her işlem için yoktur; ancak değerli, geri iadesi beklenen veya sorumluluk içeren teslimlerde yazılı tutanak kullanmak güvence sağlar.

Bu belgeyi hazırlama sorumluluğu satıcıda mı alıcıda mı olmalı?

Uygulamada teslim tesellüm belgesi çoğunlukla teslim eden tarafından zamanında hazırlanır; ancak taraflar aksini kararlaştırabilir, önemli olan imza yetkilerinin doğru kullanılmasıdır.

Teslim-tesellüm belgesi kaç nüsha düzenlenirse daha güvenli olur?

Genelde en az iki nüsha hazırlanır; biri teslim edende, diğeri teslim alanda kalır. Yüksek riskli işlemlerde arşiv için ek kopya saklanabilir.

İmza atmadan önce bir teslim tutanağında nelere özellikle bakmalıyım?

Tarih, yer, kimlik bilgileri, mal tanımı ve miktar mutlaka okunmalı; teslim tesellüm belgesi silinti içermemeli, gerekirse seri numaralarıyla birlikte düzeltilerek yeniden yazılmalıdır.

Seri numarası yazılmamış bir teslim tesellüm tutanağı ileride sorun çıkarır mı?

Cihaz veya ekipman az sayıda ise sorun çözmek mümkün olabilir; fakat çok benzer ürünler varsa numarasız kayıt, kimin ne aldığı tartışmasını büyütür.

Kargodan gelen ürünler için ayrıca teslim tesellüm belgesi düzenlemek gerekir mi?

Taşıyıcı firmanın kendi teslim fişi zaten bir tür teslim belgesidir. Ancak şirket veya kurum içi süreçte daha detaylı kayıt isteniyorsa, kargo teslim fişine ek olarak iç teslim tesellüm tutanağı da düzenlenebilir.

Hasarlı gelen mal için teslim tesellüm belgesine nasıl not düşülmeli?

Belgenin “not” ya da “açıklama” kısmına, hasarın türü ve kapsamı açık şekilde yazılmalı; gerekirse “şerhli teslim alınmıştır” ifadesi kullanılmalı ve mümkünse fotoğraf ekleri de dosyaya konmalıdır.

İmzalanmış tutanak kaybolursa daha sonra haklarımı nasıl koruyabilirim?

Taraflardan birinde kopya kalmadıysa, teslim tesellüm belgesi yerine geçen diğer belgeler, yazışmalar, kargo kayıtları ve tanık beyanlarıyla teslimin ispatı denenebilir.

Konut veya işyeri devirlerinde teslim tesellüm tutanağı düzenlemek neden önemlidir?

Anahtar, sayaç, demirbaş ve hasar durumları tek metinde toplanır; çıkışta tartışma yaşanmaz, depozitonun hangi gerekçeyle iade edilip edilmeyeceği daha net olur.

Çalışana verilen bilgisayar ve telefonu yalnız zimmet fişiyle kaydetmek yeterli midir?

Zimmet formuna eklenen ayrıntılı teslim tesellüm belgesi; cihaz özellikleri, aksesuarlar ve teslim tarihi net yazıldığında, kayıp veya hasar halinde işverenin sorumluluk takibini kolaylaştırır.

Çok sayıda küçük parça için tek bir teslim-tesellüm belgesi düzenlemek pratik midir?

Ayrıntılı liste eklenirse tek belgeyle işlem yapılabilir; ancak parçalar sıkça değişiyorsa, tarih bazlı ayrı tutanaklar hazırlamak sonradan takip etmeyi daha rahat kılar.

Teslim tutanağında tanık imzası bulunması şart mıdır?

Zorunlu olmasa da özellikle yüksek bedelli veya çekişmeli olabilecek işlemlerde, tanık imzası taşıyan bir teslim tesellüm tutanağı delil gücünü belirgin şekilde artırır.

Teslim tesellüm belgesi ile sevk irsaliyesi arasındaki fark kabaca nedir?

Sevk irsaliyesi malın taşındığını ve fatura ilişkisini gösterirken, teslim tutanağı fiili teslim anını ve sorumluluğun hangi kişiye geçtiğini ayrıntılı şekilde ortaya koyar.

Görev devirlerinde eski ve yeni sorumlu arasında nasıl bir yazılı kayıt tutulmalı?

Oda, kasa, dosya ve demirbaş listesini içeren ayrıntılı bir devir tutanağıyla birlikte, imzalı teslim-tesellüm formu düzenlemek; yeni sorumlunun hangi varlıkları devraldığını netleştirir.

Yüksek bedelli cihazlarda teslim tesellüm belgesi dışında hangi ek önlemler düşünülebilir?

Kurulum tutanağı, fotoğraflı teslim kayıtları, garanti şartlarının yazılı onayı ve kimlik tespiti yapılmış imza, ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda tarafların elini daha da güçlendirir.

Farklı şehirdeki kişiye vekâletle mal teslim ederken hangi noktaya dikkat etmeliyim?

Vekilin yetki sınırlarını açıkça belirten vekâletnameyi belgeye eklemek, teslim tesellüm belgesi üzerine hem vekilin hem asıl sahibin bilgilerini yazmak, sorumluluğu tartışmasız kılar.

Kuryeyle gönderilen evraklar için ayrıca tutanak tutmaya gerek var mı?

Önemli sözleşme ve resmi yazılarda, kargo fişine ek olarak taraflar arasında düzenlenecek teslim tesellüm belgesi, kayıp veya gecikme ihtimalinde ispat gücünü artırır.

Servise bırakılan cihazlar için hangi bilgileri mutlaka yazmalıyım?

Cihazın marka, model, seri numarası, mevcut arızası, teslim tarihi ve tahmini teslim süresi belirtilmeli; tüm bu bilgiler teslim tesellüm belgesi üzerinde açıkça yer almalıdır.