Temel Fatura Nedir? Ticari Fatura ile Arasındaki Fark Nedir?

Dijital belgelerde en çok karıştırılan konu, “temel fatura mı ticari fatura mı düzenlemeliyim?” sorusudur. İkisi de e-Fatura sisteminin parçasıdır; ancak iş akışı, itiraz yönetimi, kabul–red cevabı ve operasyonel riskleri bakımından ciddi biçimde ayrışırlar. Doğru senaryo için doğru türü seçtiğinizde tahsilat hızlanır, muhasebe kayıtları pürüzsüz akar ve ihtilafların maliyeti düşer.

Temel Fatura Nedir?

Temel fatura, alıcının sistem üzerinden “kabul–red” yanıtı vermesini beklemeyen, doğrudan işleyen e-Fatura senaryosudur. Amaç; akışı hızlı, basit ve düşük iletişim maliyetli kılmaktır. Bu senaryoda alıcıya gönderim yapılır, teknik teslim alınır ve süreç belgelerin muhasebeleşmesiyle ilerler. Uygulamada hatalıysa alıcı, çoğu kez iade faturası düzenleyerek veya mutabakat yoluyla düzeltilmesini talep eder. Hız avantajı sağlasa da, sipariş–sevk–kontrol gibi ara denetimleri alıcı tarafında disipline etmek gerekir.

• Alıcıdan sistem içi “kabul–red” beklenmez; iş akışı teknik teslimle ilerler.
• Hatalı kalemlerde iade faturası, fark veya düzeltme belgesiyle süreç kapatılır.
• Hızlı akış ister, fakat alıcı iç kontrollerini güçlendirmelidir.
• Sözleşme ve teslim koşulları, olası ihtilaflarda en güçlü dayanak olur.

Özellik	Temel Fatura Yaklaşımı	Operasyon Notu
İş akışı	Tek yönlü, hızlı	Kabul–red cevabı yok
Hata yönetimi	İade/düzeltme ile	Mutabakat şart
Kullanım alanı	Basit/standart tedarikler	Düşük ihtilaf riski
Avantaj	Hız ve basitlik	Takip kolaylığı

Ticari Fatura Nedir? Kabul–Red Akışı ve İş Kuralları

Ticari fatura, alıcının belirli süre içinde “kabul” veya “red” yanıtı verebildiği e-Fatura senaryosudur. Bu yapı, mal veya hizmetin miktarı, fiyatı ya da teslim koşullarında uyuşmazlık olasılığı bulunan ilişkilerde şeffaflık sağlar. Alıcı, kontrolleri tamamlayıp uygun bulursa kabul eder; bulmazsa sistem içinden gerekçeli red gönderir. Satıcı, red sonrası düzeltme veya yeni belgeyle süreci tekrar başlatır. Böylece muhasebe kayıtları ve tahsilat akışı, taraf teyidiyle ilerler.

• Sipariş–sevk–teslim zinciri olan ilişkilerde risk azaltır.
• Red–kabul kayıtları, denetim ve uyuşmazlık çözümünde güçlü delildir.
• Süre yönetimi kritiktir; iç onay akışları gecikmeye yol açmamalıdır.
• Uyuşmazlıkta “red” sonrası revize fatura süreçleri planlanmalıdır.

Özellik	Ticari Fatura Yaklaşımı	Operasyon Notu
İş akışı	Çift yönlü, teyitli	Kabul–red cevabı var
Hata yönetimi	Red/tekrar fatura	Gerekçeli iletişim
Kullanım alanı	Karmaşık tedarikler	Yüksek ihtilaf riski
Avantaj	Şeffaf teyit	Delil gücü yüksek

Temel Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Temel Farklar

İki senaryo arasındaki fark, yalnızca teknik bir tercih değildir; nakit akışı, stok doğrulaması, iade ve denetim yaklaşımını da etkiler. Temel fatura hız ve sadelik sunarken, ticari fatura teyit ve izlenebilirlik sağlar. Seçimi, ilişki dinamiği, ürün/hizmet karmaşıklığı ve hata toleransınız belirlemelidir.

• Hata ve iade ihtimali yüksekse ticari; rutin ve düşük riskte temel senaryo tercih edilir.
• İç onay süreçleri yavaşsa ticari senaryoda gecikme yaşanabilir.
• Temelde iade faturası disiplini kurulmazsa mizan karmaşıklaşır.
• Ticari senaryoda kabul–red oranları performans göstergesi olabilir.

Kriter	Temel Fatura	Ticari Fatura
Onay mekanizması	Yok	Var
Hız	Yüksek	Orta
İhtilaf yönetimi	İade/düzeltme	Red/yeniden fatura
Delil gücü	Orta	Yüksek
Uygun senaryolar	Basit, tekrarlı alımlar	Karmaşık, şartlı alımlar

Temel Fatura Nasıl İptal Edilir?

Temel fatura, alıcıdan sistem içi “kabul–red” yanıtı beklemeyen senaryodur; bu nedenle teknik anlamda tek taraflı “iptal” butonu bulunmaz. Hata tespit edildiğinde süreç; iade faturası, fark faturası, karşılıklı mutabakat yazışması ve gerekiyorsa noter/kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla yürütülür. Zamanlama kritiktir: sevk yapılmadan ve muhasebeleşmeden fark edilirse düzeltme daha kolaydır; teknik teslim tamamlandıysa iade/fark belgeleriyle zinciri şeffaf kapatmanız gerekir. Amaç, hatalı belgenin ekonomik etkisini sıfırlamak ve doğru belgeyle kayıtları yerine koymaktır.

• Hatanın türünü sınıflandırın: miktar, fiyat, vergi, taraf–belge bilgisi, sevk uyumsuzluğu.
• Faturanın “teknik teslim” ve “muhasebe kaydı” durumunu kontrol edin.
• Alıcı ile yazılı mutabakat kurun; iade/fark faturası planını ve tarihleri netleştirin.
• Doğru belgeyi düzenleyip zincire ekleyin; açıklamada eski faturaya açık atıf yapın.
• İlgili stok/sevk/ödeme kayıtlarını yeni belgeyle eşleştirin.

Hata türü	Uygun işlem	Satıcı eylemi	Alıcı eylemi	Not
Tamamı yanlış kesim	İade faturası	Doğru faturayı yeniden düzenle	İade faturası kes	Aynı dönemde kapatın
Miktar hatası	Kısmi iade faturası	Doğru miktarla revize fatura	İade ile fazlayı kapat	Sevk–iade uyumu şart
Fiyat/iskonto hatası	Fark faturası	Eksik/fazla kısmı farkla düzelt	Farkı muhasebeleştir	Sözleşmeye atıf yapın
Yanlış vergi oranı	İade + yeni fatura (veya fark)	Doğru oranla yeniden düzenle	Eskiyi iade et	Satır bazında netlik
Yanlış alıcı bilgisi	İade + yeni fatura	Doğru unvan/numara ile kes	İade faturası kes	Kimlik alanını doğrulayın

• Adım adım uygulama:
  • Hata türünü ve kapsamını yazılı kayda alın.
  • Alıcıyla KEP/e-posta üzerinden “iptal yerine iade/fark” planını teyit edin.
  • Alıcı iade faturası düzenler (veya satıcı fark faturası keser).
  • Satıcı doğru faturayı keser ve açıklamada “tarih–sayı” ile eski belgeye atıf yapar.
  • Stok, sevk ve ödeme kayıtları yeni belgelerle eşleştirilir; eski kayıtlar terslenir.

Tedarikçi–Müşteri Mutabakatı: Temel ve Ticari Senaryolarda Yöntemler

Mutabakatın amacı, “kim, neyi, ne tutarda, hangi belgeyle” sorularına aynı cevabı vermektir. Ticari faturada sistem içi “kabul–red” akışı zaten bir teyit katmanı sağlar; buna ek olarak cari mutabakat mektubu ve ekstre karşılaştırması yapılır. Temel faturada ise sistemsel red bulunmadığından, mutabakat daha kritik hâle gelir: dönemsel cari mutabakat, fatura–irsaliye eşleştirmesi, iade/fark zinciri ve KEP yazışması birlikte yürütülmelidir. Tutarlılık için tek bir “zincir dosyası” düzenine geçin: sipariş, sevk, fatura, kabul–red/iade–fark, ödeme makbuzu aynı klasörde dursun.

• Ticari senaryo: Kabul–red oranlarını izleyin; “red gerekçeleri”ni aylık raporlayıp kök neden analizi yapın.
• Temel senaryo: İade ve fark belgeleri olmadan mutabakatı kapatmayın; yazışma ve onay kayıtlarını dosyaya ekleyin.
• Cari mutabakat mektubu: Bakiye, tarih aralığı ve açık belgeleri tek tabloda gösterin; imzalı geri dönüş alın.
• KEP kullanımı: İtiraz ve onay süreçlerinde tarih–saat ve içerik kanıtını güçlendirir.

Yöntem	Delil gücü	Hız	Senaryo	Not
Sistem içi kabul–red	Çok yüksek	Orta	Ticari	Süre yönetimi şart
Cari mutabakat mektubu	Yüksek	Orta	Her ikisi	İmzalı geri dönüş
KEP yazışması	Çok yüksek	Orta	Temel + Ticari	Hukuki kanıt
Ekstre karşılaştırma	Orta	Hızlı	Her ikisi	Bakiye odağı
İade–fark zinciri	Yüksek	Orta	Temel	Hata kapatma aracı

Hangi Senaryoda Hangisi? Karar Kriterleri ve Örnekler

Doğru seçim için “ürün/hizmet karmaşıklığı, sipariş değişkenliği, iade oranı ve iç onay süresi” gibi somut ölçütleri kullanın. Tekrarlı ve standart hizmetlerde temel fatura operasyonu sadeleştirir. Parçalı sevkiyat, kalite kontrol ve değişken fiyat içeren projelerde ise ticari fatura, açık bir “kabul–red” koridoru sunar.

• Tekrarlı sarf malzemesi: temel fatura pratik, hız kazandırır.
• Proje bazlı ekipman: ticari fatura ile kalite ve miktar teyidi yapılır.
• Hizmet sözleşmesi sabit ücret: temel fatura yeterli olabilir.
• Değişken süreli bakım: ticari fatura ile kapsam ve saat mutabakatı sağlanır.

Senaryo	Risk Profili	Öneri	Gerekçe
Aylık kira/abonelik	Düşük	Temel fatura	Standart hizmet
Parçalı sevkiyat	Orta/yüksek	Ticari fatura	Miktar teyidi
Proje teslimi	Yüksek	Ticari fatura	Kabul şartı
Sarf–tüketim	Düşük	Temel fatura	Tekrarlı akış

Süreler, İtiraz ve Düzeltme: Uygulamadaki Kritik Noktalar

Ticari faturada alıcı, belirli süre içinde “kabul–red” yanıtı verir; iç onay zinciri bu süreyi aşmamalıdır. Temel faturada sistemsel “red” mekanizması bulunmadığından, hatalı durumda iade faturası, fark faturası veya karşılıklı mutabakatla ilerlenir. Taraflar sözleşmede; teslim koşulları, kontrol adımları ve iade–düzeltme sürecini net yazarak gereksiz tartışmaları önleyebilir. Yuvarlama farkları, sevk irsaliyesi–fatura uyumsuzluğu ve yanlış vergi oranları, en sık düzeltme nedenleridir.

• Ticari senaryoda onay akışını kısaltın; gecikme, nakit akışını bozar.
• Temelde iade faturası süreci ve yetkileri yazılı hâle getirin.
• Fark tespitinde, düzeltme notunu belge açıklamasına mutlaka ekleyin.
• Sevk–fatura uyumu için stok ve miktar kontrollerini günlük yapın.

Durum	Senaryo	Önerilen İşlem	Not
Uygunsuz miktar	Ticari	Red, ardından revize fatura	Gerekçe şart
Fiyat farkı	Ticari/temel	Fark veya iade faturası	Açıklama eklenir
Yanlış vergi oranı	Her ikisi	Düzeltme ve not	Satır bazında kontrol
Sevk uyumsuzluğu	Ticari	Red/yeniden düzenleme	Stok teyidi

Muhasebe ve Operasyon Etkisi: Kayıt, Takip ve Arşiv Düzeni

Seçtiğiniz senaryo muhasebe kayıt akışını doğrudan etkiler. Ticari faturada kabul–red yanıtları, kaydın zamanını ve tahsilat planını belirler. Temel faturada ise kayıt hızlı düşer; fakat iade–fark belgelerinin zamanında işlenmesi gerekir. Arşiv düzeninde, sipariş–sevk–fatura–kabul/red zinciri tek dosyada saklanmalı; temel senaryoda ise iade/düzeltme belgeleri fatura ile eşleştirilmelidir. İç denetim, örneklemle bu zinciri düzenli test etmelidir.

• Senaryo bazında kontrol listesi oluşturun; onay ve iade adımlarını yazılılaştırın.
• Fatura açıklamasında sevk/teslim ve sözleşme referanslarını kullanın.
• Kabul–red ve iade oranlarını yönetim raporlarına taşıyın.
• Düzeltme belgelerini aynı klasörde, aynı adlandırma kuralıyla saklayın.

Alan	İyi Uygulama	Beklenen Etki
Kayıt zamanı	Senaryoya göre	Doğru dönem
Arşiv	Zincir dosyalama	Hızlı ibraz
Raporlama	Kabul–red/iade oranı	Süreç iyileşir
Denetim	Örneklem testi	Hata azalır

KDV, İade ve Fark İşlemleri: Satır Bazında Uygulama İpuçları

Yanlış KDV oranı, iskonto kuralı veya ölçü birimi, iki senaryoda da en sık düzeltme gerekçeleridir. Ticari fatura reddedildiğinde, revize belgeyi doğru oran ve matrahla yeniden düzenlemek esastır. Temel faturada ise iade/fark faturasıyla süreç kapanır; açıklamada “hangi belge, hangi satır, hangi fark” üçlüsünü açıkça yazmak gerekir. İskontoda sipariş ve sözleşme kuralını izleyin; satır bazında hesaplamayı kezler hâle getirin.

• KDV ve iskonto satırlarını ayırın; karma satır denetimi zorlaştırır.
• Fark faturasında yalnızca farkı yazın; önceki belgeye atıf yapın.
• İade faturasında miktar, iade sevki ve tarih uyumunu kontrol edin.
• Yuvarlama farklarını belgeleme ve not ile görünür kılın.

İşlem	Belge/Satır Yaklaşımı	Kontrol
Yanlış KDV	Revize veya iade	Oran–matrah uyumu
Fiyat farkı	Fark faturası	Atıf ve açıklama
Miktar iadesi	İade faturası	Sevk–iade tutarlılığı
İskonto	Satır ayrımı	Sözleşme koşulu

Sık Yapılan Hatalar (Temel-Ticari)

Hangi senaryonun seçileceği çoğu zaman “alışkanlıkla” belirlenir; oysa hataların önemli kısmı yanlış senaryo seçiminden doğar. Temelde iade disiplini kurulmamışsa mizan bozulur; ticari senaryoda süre yönetilemezse tahsilat gecikir. Aşağıdaki kontrol listesi, beyan öncesi hatayı yakalamanıza yardımcı olur.

• Senaryo seçimi işin risk profiliyle uyumlu mu?
• Ticari senaryoda kabul–red süresi iç onayla uyumlu mu?
• Temel senaryoda iade/fark süreci yazılı mı?
• KDV ve iskonto satır ayrımı net mi?
• Arşivde zincir dosyalama çalışıyor mu?

Hata	Sonuç	Önleme	Düzeltme
Yanlış senaryo	Gecikme/ihtilaf	Risk bazlı seçim	Senaryoyu değiştir
Süre yönetimi zayıf	Tahsilat riski	İç onay kısaltma	İş akışı revizyonu
İade disiplini yok	Mizan bozulur	Yazılı prosedür	Toplu mutabakat
KDV–iskonto karma	Hesap hatası	Satır ayrımı	Revize/iade

Sıkça Sorulan Sorular