Gider Pusulası Nedir? Nasıl Kesilir? Gider Pusulası Örneği

Gider pusulası, fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilere (vergi mükellefi olmayanlara) yapılan mal veya hizmet alımlarında, alıcı tarafından düzenlenen ve fatura yerine geçen resmi bir belgedir. Hem ödemeyi hem de vergisel kesintileri (varsa gelir vergisi stopajı gibi) kayıt altına alır; böylece gideriniz yasal hâle gelir, karşı tarafın da geliri belgelendirilmiş olur.

Gider Pusulası Nedir? Gider Pusulasında KDV ve Stopaj

Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan gerçek kişilerden alınan mal veya hizmet için alıcı tarafından düzenlenen ve fatura yerine geçen resmi belgedir (VUK mantığında “ispat edici belge”). Amaç; hem giderinizi yasal zemine oturtmak hem de kesinti (varsa stopaj) ve ödeme akışını kayıt altına almaktır.

• Gider pusulasının işlevleri
  • Belgelendirme: Fatura olmadığı durumlarda giderin ispatı.
  • Kesinti–beyan: Gerekliyse stopajın hesaplanması, beyanı ve ödenmesi.
  • Şeffaflık: Ödeme kalemlerinin (brüt, kesinti, net) açık görünmesi.
  • Muhasebe uyumu: Giderin ve varsa tevkifatın doğru hesaplara alınması.
• Gider pusulasında KDV nasıl değerlendirilir?
  • Genel yaklaşım: Karşı taraf KDV mükellefi değilse, işlemde KDV hesaplanmaz. Alıcı, brüt tutar üzerinden sadece stopaj (varsa) uygular.
  • İstisna/özel durumlar: Bazı işlemler için sorumlu sıfatıyla KDV veya farklı vergisel sonuçlar doğabilir (işin niteliği/kanuni düzenlemeler).
  • Uyarı: KDV tarafı işlem bazında değişebilir; mali müşavir onayı olmadan ezbere KDV uygulamayın.
• Gider pusulasında stopaj (gelir vergisi tevkifatı) nedir?
  • Kapsam: Belirli mal/hizmet türlerinde, ödemeyi yapan (siz) kanun gereği stopaj yapıp beyan/ödeme yükümlüsüdür.
  • Oran: İşin niteliğine göre değişebilir (tek seferlik/arızi hizmet, telif, içerik üretimi, vb.).
  • Beyan–ödeme: Stopaj, döneminde muhtasar/GEK üzerinden beyan edilip ödenir; karşı tarafa net tutar ödenir.
  • Altın kural: KDV ve stopaj, işin türüne ve güncel mevzuata göre değişir. Bu nedenle örnek oranları sadece yöntem göstermek için kullanın; nihai oranları mali müşavirinizle teyit edin.

Senaryo	Kimden alınıyor?	İşin niteliği (örnek)	Stopaj	KDV	Not
A	Vergiden muaf esnaf	El işi/arızi hizmet	Var (brüt tutar üzerinden)	Çoğu durumda yok / sorumlu KDV olabilir	Muaf esnaf fatura kesmez, gider pusulası + stopaj yaygın
B	Nihai tüketici	İkinci el eşya (masa, tablo vb.)	Yok	Yok	KDV doğmaz; alıcı gider pusulası ile belgelendirir
C	Arızi hizmet veren kişi	Tek seferlik fotoğraf çekimi	Var	İşe göre değişir (çoğu kez yok)	Telif/arızi işler özel hüküm içerebilir
D	Telif/eser niteliği	Metin, illüstrasyon	İşe göre farklılaşır	İstisna/özel düzenlemeler olabilir	Teliflerde ayrı mevzuat akışı
E	Küçük tamirat	Mükellef olmayan usta	Var	Çoğu durumda yok	Kimlik bilgisi, IBAN ve işlem açıklaması şart

Kimler Gider Pusulası Düzenler? Mükellef–Mükellef Olmayan Ayrımı

Satıcı belge düzenleyebiliyorsa (fatura/serbest meslek makbuzu), gider pusulasına gerek yoktur. Gider pusulası, satıcının belge düzenleyemediği hallerde alıcı tarafından düzenlenir.

• Kimler Düzenler?
  • Alıcı işletme (şahıs/şirket) → Satıcı mükellef değilse veya arızi işlemse gider pusulası keser.
  • Kamu kurum/kuruluşları → İhtiyaç halinde belge veremeyen kişilerden alımlarda gider pusulası düzenleyebilir.
  • Düzenleyen mutlaka vergi kimliği olan taraftır (VKN/TCKN).
• Kimler Düzenlemez?
  • Satıcı mükellef ise (şahıs işletmesi, serbest meslek erbabı, sermaye şirketi) → Kendi belgesini keser: fatura/e-fatura/e-arşiv veya serbest meslek makbuzu.
  • Süren hizmet ilişkisi personel/ücret kapsamındaysa → Ücret bordrosu; gider pusulası değil.

Durum	Satıcı Kim?	Doğru Belge	KDV	Stopaj	Gider Pusulası?
1	Vergi mükellefi (ticari)	Fatura/e-Fatura	Satıcı uygular	Genelde yok	Hayır
2	Serbest meslek erbabı	Serbest Meslek Makbuzu	Satıcı uygular	SMM stopajı olabilir	Hayır
3	Vergiden muaf esnaf/nihai tüketici	—	Çoğu kez yok/sorumlu KDV olabilir	Alıcı keser	Evet
4	Arızi hizmet veren kişi	—	Çoğu kez yok/özel haller var	Alıcı keser	Evet

Gider Pusulası Nasıl Kesilir? (Adım Adım Uygulama)

Gider pusulası; satıcının belge düzenleyemediği durumlarda, alıcı tarafından düzenlenen ve fatura yerine geçen belgedir. Süreç şu şekilde ilerler:

1. Ön hazırlık: Bilgi ve evrakları topla
   • Satıcı (belge veremeyen kişi): Ad–soyad, TCKN, adres, telefon/e-posta
   • Alıcı (siz): Unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres
   • İşin konusu: Mal/hizmet tanımı, miktar, birim, birim fiyat
   • Bedel: Brüt tutar (üzerinden stopaj hesaplanabilir)
   • Tarih ve yer: İfa/teslim tarihi, düzenleme tarihi
   • Ödeme bilgisi: IBAN, ödeme yöntemi (havale/FAST), açıklama notu
2. Vergi durumunu netleştir
   • Stopaj (tevkifat): İşin niteliğine göre alıcı brüt tutar üzerinden kesebilir.
   • KDV: Bazı işlemlerde KDV doğmaz, bazılarında sorumlu sıfatıyla KDV olabilir.
   • Uyarı: Oranlar işin türüne göre değişir. Kendi işleminizde mali müşavir teyidi alın.
3. Tutarları hesapla (genel mantık)
   • Brüt
   • Stopaj = Brüt × stopaj oranı (varsa)
   • Net ödeme = Brüt − Stopaj
   • KDV = Brüt × KDV oranı (varsa / sorumlu KDV olabilir)
   • Ödenecek toplam = Net + (varsa) KDV
4. Belgeyi oluştur ve onayla
   • Kağıt gider pusulası: Numaralı koçan → doldur → alıcı & satıcı imzası
   • e-Gider Pusulası: GİB uyumlu yazılımla düzenle → satıcıya e-posta/SMS linki gönder → elektronik onay
5. Muhasebe ve beyan
   • Belgeyi muhasebeleştir.
   • Doğan stopaj/KDV varsa ilgili dönemde beyan et ve öde.
   • Ödemeyi banka üzerinden yap, açıklamaya “Gider Pusulası No” yaz.

Gider Pusulası Sınırı Nedir?

“Gider pusulası sınırı” sabit bir üst tutar değildir; asıl konu hangi işlemlerde gider pusulası düzenleneceği ve ödemelerin nasıl tevsik edileceğidir. Uygulamada iki farklı “sınır” algısı vardır:

• Tevsik/Ödeme Sınırları: Belirli tutarın üzerindeki ödemelerin banka/finansal kurum aracılığıyla yapılması zorunlu olabilir (tutarlar mevzuatla dönem dönem güncellenir). Bu sınır, gider pusulasının geçerliliğini değil, ödeme yöntemini ilgilendirir.
• e-Belge/Eşik Hâdleri: e-Gider Pusulası kullanımına ilişkin ciro/işlem gibi e-belge geçiş eşikleri olabilir ve bunlar da periyodik olarak Tebliğlerle güncellenir.
• Öneri: Gider pusulasını tutara bakmadan işlem anında düzenleyin; ödemeyi ise güncel tevsik limitlerine göre banka üzerinden yapın. (Tutar/limitler yıl içinde değişebildiğinden mali müşavir ile kontrol edin.)

Gider Pusulası Örnek Hesaplamalar

Farklı senaryolarda stopaj ve (varsa) KDV’nin brüt tutardan nasıl hesaplanacağını adım adım gösteren kısa, sayısal örnekler sunar. Amaç; brüt → stopaj → net ödeme (+ KDV) zincirini netleştirip, kullanıcıya doğru formülü hızlıca uygulatmaktır.

• Senaryo 1 – Nihai tüketiciden ikinci el eşya alımı
  • İş: Ofis için ikinci el dolap (fatura yok)
  • Brüt: 8.000 TL
  • Stopaj: Yok
  • KDV: Yok
  • Net ödeme: 8.000 TL
  • Not: Kimlik–adres bilgisi ve banka tevsiki şart. Gider pusulası düzenlenir.
• Senaryo 2 – Arızi fotoğraf çekimi (mükellef olmayan kişi)
  • Brüt: 15.000 TL
  • Stopaj oranı (örnek): %10 → 1.500 TL
  • Net ödeme: 13.500 TL
  • KDV: Yok varsayalım
  • Ödenecek toplam: 13.500 TL
  • Not: Stopaj alıcı tarafından beyan/ödenir. (KDV durumu iş niteliğine göre değişebilir.)
• Senaryo 3 – Vergiden muaf esnaf (el işi ürün)
  • Brüt: 12.000 TL
  • Stopaj (örnek): %4 → 480 TL
  • Net ödeme: 11.520 TL
  • KDV: Genelde yok (istisnai durumlar hariç)
  • Ödenecek toplam: 11.520 TL
  • Not: Muafiyet ve iş niteliği belgelenmeli.
• Senaryo 4 – Küçük tamirat (mükellef olmayan usta)
  • Brüt: 6.500 TL
  • Stopaj (örnek): %10 → 650 TL
  • Net ödeme: 5.850 TL
  • KDV: Yok varsayalım
  • Ödenecek toplam: 5.850 TL
  • Not: Elden ödeme yerine banka; açıklama: “GP-2025/00045”.

Gider Pusulası Örneği

Doldurulmuş bir gider pusulası şablonu; alıcı–satıcı bilgileri, işin tanımı, brüt tutar, stopaj/KDV satırları, net ödeme ve ödeme tevsiki gibi zorunlu alanları içeren pratik bir referanstır. Bu örnek, hem kağıt hem de e-gider pusulası düzenlerken mevzuata uygun ve eksiksiz belge oluşturmayı kolaylaştırır.

Alan	Örnek Veri
Belge Türü	Gider Pusulası / e-Gider Pusulası
Belge No / Tarih	GP-2025/000145 – ../../….
Alıcı (Düzenleyen)	ABC Yazılım A.Ş. – VKN: 1234567890 – İstanbul Vergi D. – Adres/İletişim
Satıcı (Belge veremeyen kişi)	Ali Yılmaz – TCKN: 11122233344 – Adres/İletişim
İşlem Konusu	Ürün tanıtım fotoğraf çekimi (10 ürün × 1 set), ham ve işlenmiş görsellerin teslimi
Miktar/Birim	10 set
Birim Fiyat	1.500 TL
Brüt Bedel	15.000 TL
Stopaj (örnek)	%x → 15.000 × x% = … TL
Net Ödenecek	15.000 − Stopaj = … TL
KDV (varsa)	… TL (uygulama durumuna göre)
Ödeme Şekli	Havale – IBAN: TRxx xxxx xxxx xxxx
Teslim/İfa Bilgisi	Çekim ve teslim ../../…. tarihinde tamamlandı
İmzalar	Alıcı – Satıcı

Gider Pusulası ile Fatura Arasındaki Farklar: Hangi Durumda Hangisi?

Satıcı belge düzenleyebiliyorsa fatura/serbest meslek makbuzu, düzenleyemiyorsa gider pusulası (alıcı düzenler). Tercih, “kim belge düzenleme yükümlüsü?” sorusunun cevabına göre verilir.

• Satıcı mükellef (şahıs/şirket/serbest meslek): Fatura/SMM zorunlu → gider pusulası kullanılmaz.
• Satıcı mükellef değil/arızi işlem: Gider pusulası (alıcı düzenler), stopaj–KDV durumu işin niteliğine göre belirlenir.
• İkinci el alım (nihai tüketici): Genellikle gider pusulası; kimlik ve ödeme tevsiki zorunludur.
• Sürekli ve profesyonel hizmet: Gider pusulası değil, SMM/Fatura (düzenli faaliyet göstergesi).

Kriter	Fatura	Gider Pusulası
Düzenleyen	Satıcı mükellef (şirket/şahıs/e-SMM)	Alıcı (işletme)
Ne zaman kullanılır?	Satıcı mükellefse (devamlı ticari/mesleki faaliyet)	Karşı taraf mükellef değilse ve arızi/tekil nitelikteyse
Belgenin hukuki niteliği	Asli satış belgesi	Fatura yerine geçen ispat belgesi
KDV	Genel olarak hesaplanır (istisnalar hariç)	Çoğu senaryoda hesaplanmaz (özel durumlar hariç, sorumluluk doğabilir)
Stopaj (gelir vergisi tevkifatı)	Serbest meslek veya bazı iş türlerinde olabilir (satıcının belgesinde)	İşin niteliğine göre alıcı keser ve beyan eder
e-Belge türü	e-Fatura / e-Arşiv Fatura / e-SMM	e-Gider Pusulası
Beyan–ödeme sorumluluğu	Satıcı: KDV/gelir/kurumlar	Alıcı: Varsa stopaj ve özel KDV sorumluluğu
Süreklilik	Düzenli faaliyetin doğal belgesi	Sürekliliğe uygun değil; düzenli işte karşı taraf mükellef olmalı
Sık karışan belge	e-SMM (serbest meslek)	Müstahsil makbuzu (sadece zirai alımlar)

Gider Pusulası Düzenleme Süresi ve Zaman Aşımı

Vergi ve ticaret mevzuatında zaman 2 açıdan önemlidir: belge düzenleme zamanı ve saklama/inceleme (zamanaşımı) süreleri. Aşağıdaki çerçeve, uygulamayı kolaylaştıran güvenli bir yol haritasıdır.

1. Ne Zaman Düzenlenmeli?
   • Kural: Gider pusulası işlemin gerçekleştiği tarihte derhâl düzenlenmelidir.
   • Fatura için bilinen süre (genel referans): Mal teslimi/hizmet ifasını izleyen kısa bir süre içinde (uygulamada en geç 7 gün kuralı referans alınır).
   • Gider pusulasında iyi uygulama: Fatura ile aynı disiplin—aynı gün veya çok kısa süre içinde düzenleyin.
   • e-Belge tarafı: e-Gider Pusulası’nda zaman damgası ve seri-sıra otomatikleşir; gecikme/iptal/yeniden düzenleme süreçleri iz bırakır.
2. Saklama ve İnceleme Süreleri (Zamanaşımı Perspektifi)
   • Saklama: Ticari defter ve belgelerde uzun saklama kuralı makuldür. İşletmeler pratikte en az 10 yıl saklama politikası uygular (ticari/elektronik arşiv, denetim izi).
   • Vergisel inceleme (genel perspektif): Vergisel tarh zamanaşımı Türkiye’de genellikle 5 yıl olarak bilinir; özel durumlar/istisnalar olabilir.
   • Neden 10 yıl saklama? Ticaret/özel hukuk uyuşmazlıkları ve elektronik arşiv gereklilikleri nedeniyle 10 yıl emniyetli bir standarttır.

Gider Pusulası Fatura Yerine Geçer mi?

Evet. Gider pusulası, satıcının fatura/serbest meslek makbuzu düzenleyemediği durumlarda fatura yerine geçen resmi belgedir ve giderin kanıtı sayılır.

• Kim düzenler? Alıcı düzenler (satıcı belge veremiyorsa/vergiden muafsa/arızi iş yapıyorsa).
• Vergi akışı: İşin niteliğine göre stopaj alıcı tarafından kesilip beyan edilebilir; KDV bazı hallerde sorumlu sıfatıyla alıcıda doğabilir.
• Ne zaman kullanılmaz? Satıcı mükellef ve belge düzenlemekle yükümlüyse; bu durumda fatura/SMM alınmalıdır (gider pusulası yerine geçmez).

Banka Dekontu Gider Pusulası Yerine Geçer mi?

Hayır. Banka dekontu, ödemenin yapıldığını kanıtlayan tevsik belgesidir; tek başına vergi belgesi değildir ve fatura/gider pusulası yerine geçmez.

• Ne işe yarar? Ödeme izini gösterir; gider pusulası veya faturayla birlikte dosyayı güçlendirir.
• Neden yetmez? Mal/hizmetin niteliği, miktarı, stopaj/KDV bilgisi gibi unsurlar dekontta yer almaz; bu bilgiler gider pusulasında/faturada bulunmalıdır.
• Doğru kombinasyon:
  1. Gider pusulası/fatura (işlemi belgelendirir)
  2. Banka dekontu (ödemeyi tevsik eder)
  3. Gerekliyse stopaj/KDV beyanı (süresinde)

Sıkça Sorulan Sorular