e-Arşiv Fatura Nedir? e-Arşiv Portal Fatura Nasıl Kesilir?
Bu yazıda, e-Arşiv Portal’a e-Devlet ile girişten başlayıp alıcı bilgisi, satır ekleme ve vergi oranları gibi kritik alanları adım adım göstereceğim. Hataları azaltmak için gerçek ekran akışına uygun denetim noktalarıyla genel toplam ve belge özetini nasıl kontrol edeceğini açıklıyorum. Ayrıca iptal–iade, saklama ve maliyet konularında başlangıç seviyesine uygun, günlük iş akışında hemen uygulanabilir net öneriler veriyorum. Amacım, ilk denemende doğru belgeyi düzenlemeni sağlayacak sade bir yol haritası sunmak ve zaman kaybı olmadan sürece güvenle başlamanı kolaylaştırmak.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, faturanın elektronik ortamda oluşturulup alıcıya dijital olarak iletildiği ve yasal saklaması elektronik yapılan resmî belgedir. Genellikle e-Fatura sistemine bağlı olmayan alıcılar için tercih edilir ve kağıt basım ihtiyacını büyük ölçüde azaltır. Düzenleme, iletim ve saklama aşamalarında elektronik imza ve zaman damgası gibi güvenli bileşenler kullanılır. İşletmeler, müşteri deneyimini hızlandırır ve posta masraflarını düşürürken denetlenebilir, standart bir akış elde eder. Karşılaştırma ve kullanım alanları:
| Kriter | e-Arşiv Fatura | e-Fatura | Kağıt Fatura |
|---|---|---|---|
| Kapsam | e-Fatura kullanmayan alıcılar | e-Fatura mükellefleri arasında | Herkese düzenlenebilir |
| İletim | E-posta/indirme bağlantısı | Merkezî e-Fatura sistemi | Fiziksel teslim |
| Saklama | Elektronik ortam | Elektronik ortam | Fiziksel arşiv |
| Hız ve Maliyet | Hızlı, düşük maliyet | Hızlı, entegre | Yavaş, sarf maliyeti |
| Denetlenebilirlik | Yüksek | Çok yüksek | Orta |
e-Arşiv Portal Fatura Nasıl Kesilir?
e-Arşiv Portal’da fatura kesmek için önce earsivportal.efatura.gov.tr portala giriş yapılır, ardından fatura türü seçilerek alıcı bilgileri ve satır detayları girilir. Zorunlu alanlar eksiksiz doldurulduğunda belge özetinde tutar, vergi ve genel toplam kontrol edilir. Son aşamada fatura onaylanır, sistem numarası verilir ve alıcıya e-posta üzerinden iletim sağlanır. Gerekirse PDF olarak indirilir veya e-postaya eklenir; ayrıca kayıtlar elektronik arşivde tutulur.
- Portal Girişi: e-Devlet ya da İnteraktif Vergi Dairesi kimlik doğrulamasıyla e-Arşiv Portal ana sayfasına gir.
- Profil ve Firma Bilgisi: Unvan, vergi kimlik/TC, adres ve iletişim bilgilerini bir kez kontrol et.
- Yeni Fatura: “Belge oluştur” bölümünden fatura türünü seç ve alıcı VKN/TCKN veya ad–soyad/unvan bilgisini gir.
- Satır Ekleme: Mal/hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat, KDV/tevkifat/istisna gibi satır detaylarını doldur.
- Özet ve Onay: Ara toplam, vergiler ve genel toplamı gözden geçir; onayla ve numaralandırmayı sistemden al.
- İletim ve İndirme: Alıcıya e-posta gönder; PDF’yi indir, gerektiğinde yazdır ve yerel arşivine kaydet.
Kimler e-Arşiv Portal Kullanabilir ve Sınırlar Nelerdir?
e-Arşiv portal, temel teknik altyapısı olmayan veya hızlıca fatura üretmek isteyen mükellefler için pratik bir çözümdür. İnternet satışı yapanlar ve belirli limitler nedeniyle e-Belgeye geçmesi gerekenler için de uygun bir başlangıç sağlar. Portal, entegrasyon yatırımı gerektirmez; manuel kullanım, az hacimli işletmelerde operasyon maliyetini düşürür. Daha yüksek hacimlerde ise entegrasyon veya özel entegratör tercih edilerek süreçler otomatikleştirilebilir.
| Kullanıcı Profili | Uygunluk | Koşul | Sonuç |
|---|---|---|---|
| Serbest meslek | Uygun | Hızlı düzenleme ihtiyacı | Portal üzerinden anlık kesim |
| Mikro/Kobi | Uygun | Entegrasyon yok | Düşük kurulum yükü |
| E-ticaret yapan | Uygun | Dijital iletim gerek | Otomatik e-posta |
| Yüksek hacim | Kısmen | Toplu süreçler | Entegrasyon düşünülür |
e-Arşiv Portal Başvuru ve Aktivasyon Nasıl Yapılır?
Başvuru için İnteraktif Vergi Dairesi veya e-Devlet üzerinden kimlik doğrulaması yapıp e-Belge menülerinden e-Arşiv başvurusunu başlatırsınız. Sistem sözleşme/onay adımlarında beyanları kabul ettirir ve mükellef bilgilerini doğrular. Aktivasyon sonrası portala erişim açılır; profil–firma bilgileri, logo ve e-posta metinleri gibi ayarlar tamamlanır. İlk girişte temel parametreleri düzenlemek, sonraki faturalarda hız ve doğruluk sağlar.
- Giriş Yöntemi: e-Devlet ya da ivd.gib.gov.tr üzerinden kimlik doğrulaması yap.
- Başvuru Menüsü: “e-Belge işlemleri > e-Arşiv” alanından başvuru ekranını aç.
- Onay ve Taahhüt: Koşulları oku, elektronik onayı ver ve başvuruyu tamamla.
- Erişim ve Ayarlar: Portal erişimi açılınca firma bilgisi, logo ve ileti ayarlarını yapılandır.
- Test ve Taslak: Bir taslak fatura oluşturup alanları dene ve kaydetmeden önce kontrol et.
Maliyet, Saklama ve İptal-İade Süreçleri
e-Arşiv portal kullanımı, çoğu senaryoda ek yazılım lisansı gerektirmeden maliyet avantajı sağlar. Elektronik saklama hem yer tasarrufu hem de mevzuata uygun denetim izi sunar. Hatalı belgelerde iptal-iade akışının doğru seçilmesi, alıcıya bildirim ve zamanlamanın uyum içinde yürütülmesini sağlar. Muhasebe sistemine düzenli aktarım ve numara takibi, dönem sonu uzlaşmalarını kolaylaştırır.
| Konu | Ne İfade Eder | Not |
|---|---|---|
| Maliyet | Ek lisans olmadan kullanım | Entegrasyon yoksa ek ücret düşük/0 |
| Saklama | Elektronik arşiv zorunlu | Yedekleme planı oluştur |
| İptal | Yanlış belgeyi geçersiz kılma | Süre ve usule dikkat |
| İade | Mal/hizmetin geri dönüşü | İade faturası/irsaliye akışı |
| Muhasebe | Kayıt entegrasyonu | Düzenli aktarım ve kontrol |
e-Arşiv Fatura Limiti Nedir?
e-Arşiv fatura limiti, belirli dönemlerde tebliğ ve duyurularla güncellenen parasal eşiklere göre değerlendirilir ve işletmelerin uygulama kapsamını doğrudan etkiler. Limitler; zorunlu geçiş, portal kullanım sınırları ve belge düzenleme istisnaları gibi başlıklar altında ele alınır. Bu nedenle yıllık planlamayı yaparken mevzuat değişikliklerini takip etmek ve iç prosedürleri hızla uyarlamak gerekir. e-Arşiv fatura limiti nedir? sorusunda tek bir rakama odaklanmak yerine, faaliyet türü ve satış kanallarını da hesaba katmak önemlidir.
| Kriter | Açıklama |
|---|---|
| Zorunluluk Eşiği | Dönemsel tebliğlerle belirlenen ciro/işlem tabanlı eşikler dikkate alınır. |
| Portal Tek Seferlik Sınır | Portal üzerinden tek faturada uygulanabilecek azami tutar politikaya göre değişebilir. |
| Faaliyet Türü | İnternet satışları ve belirli sektörler için özel eşikler öngörülebilir. |
| Dönemsellik | Yıl içinde veya yıllar arası farklılaşan limitler planlamayı etkiler. |
| Doğrulama | Güncel metinler GİB duyuruları ve tebliğlerden kontrol edilir. |
e-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır? Süresi Nedir?
e-Arşiv fatura iptali, hatalı düzenlenen belgenin mevzuata uygun yöntemle hükümsüz kılınmasıdır ve sistem içinde belirlenen süre sınırlarına tabidir. İptal sürecini kaçırmamak için onay–kontrol akışlarını kısa tutmak ve alıcıyla iletişimi hızlı kurmak gerekir. Portalda iptal, ilgili menülerden belge seçilerek ve gerekçe yazılarak tamamlanır; entegrasyonda akış, sistem sağlayıcısının ekranlarına göre yürür.
- Belgeyi Bul ve Doğrula: Numara, tarih ve alıcı bilgileri eşleşiyorsa iptal sürecine gir.
- Gerekçeyi Yaz: Hatalı alıcı, tutar farkı veya teknik problem gibi net bir açıklama ekle.
- Süreyi Kaçırma: İlgili mevzuatta tanımlı iptal süresi dolmadan işlemi tamamla.
- Bildirim Yap: Alıcıya iptal bilgisi ve yeni belge planını yazılı ilet.
- Kayıtları Eşleştir: Muhasebe ve stok sisteminde iptali karşı kayıtlarla kapat.
e-Arşiv Fatura Ödenmezse Ne Olur?
Ödeme yapılmadığında fatura, ticari alacak niteliğiyle genel hükümler çerçevesinde takibe konu olur. Satıcı, sözleşmedeki vade/temerrüt şartlarına göre ihtar çekebilir ve icra–mahkeme yoluna başvurabilir. Vergisel açıdan, düzenlenen fatura beyan süreçlerinde dikkate alınır; tahsil edilememe ayrı bir hukuki/finansal konudur. Uyuşmazlıklarda yazılı sözleşme hükümleri ve delil düzeni belirleyicidir.
- İhtar ve Takip: Yazılı Bildirim Yap: Vade geçince borçluya ihtar gönder; gerektiğinde icra/mahkeme süreci başlat.
- Sözleşme: Vade ve Faiz Şartlarını Uygula: Temerrüt/faiz koşulları sözleşmeye göre belirlenir; yoksa kanuni çerçeve geçerlidir.
- Muhasebe: Kayıt ve Beyan Süreklidir: Düzenlenen belge beyanlarda esas alınır; tahsil edilememe ayrıca değerlendirilir.
- Uzlaşma: Delilleri Topla: Sipariş/onay/e-posta yazışmalarını sakla; hızlı mutabakat çözümü deneyebilirsin.
e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
Sorgulama, GİB e-Belge sayfasındaki doğrulama ekranı veya e-Arşiv Portal üzerinden yapılır. Belge numarası, tarih ve vergi kimlik/TC bilgileriyle doğrulama sağlanır. Alıcılar e-postadaki görüntüleme/indirme bağlantısından ya da portaldaki sorgulama ekranından kontrol edebilir. Şüphede, belge üzerindeki karekodu okutmak doğruluk teyidi sağlar.
- GİB Sorgulama: Belge numarası–tarih ve kimlik bilgileriyle sorgula; sonucunu kaydet.
- Portal: e-Arşiv Portal hesabında ilgili faturayı aç ve PDF/UBL kaydını indir.
- Karekod: Çıktıdaki karekodu okutarak fatura detayına hızlıca ulaş.
- E-Posta: Alıcıya gönderilen e-posta içeriğini ve teslim bilgisini arşivle.
e-Arşiv Fatura Örneği
Aşağıdaki örnek şablon, temel alanların düzenli ve okunur biçimde nasıl yerleştirileceğini gösterir. Satır bazında miktar–birim–birim fiyat uyumu, KDV/tevkifat ve istisna açıklaması gibi alanların hatasız doldurulması önemlidir. Alıcı unvanı ile VKN/TCKN eşleşmesi ve genel toplam kontrolü gönderimden önce son kez gözden geçirilmelidir. Taslak aşamasında kayıt almak, olası veri hatalarını hızlıca fark ettirir.
| Alan | Açıklama | Örnek Değer |
|---|---|---|
| Fatura No | Sistem/entegratör otomatik verir | A2025-000123 |
| Düzenleme Tarihi | Belge zamanı | ../../…. |
| Satıcı Bilgileri | Unvan, VKN/TC, adres | ABC Ltd. Şti., VKN 1234567890 |
| Alıcı Bilgileri | Unvan/Ad–Soyad, VKN/TC | XYZ A.Ş., VKN 0987654321 |
| Mal/Hizmet Satırları | Ad, miktar, birim, fiyat | Danışmanlık, 3, saat, 2.000 |
| Vergiler | KDV, tevkifat/istisna | %20 KDV |
| Ara Toplam / Genel Toplam | Otomatik hesap | 6.000 / 7.200 |
| Ödeme Bilgisi | Vade, IBAN/not | 7 gün vade, TR.. IBAN |
| Notlar | Açıklama alanı | Proje X – Ekim hizmeti |
Sık Yapılan Hatalar ve İpuçları
Yeni başlayanlar en çok alıcı bilgisi, vergi oranı ve tarih alanlarında hata yapar; bu durum iade–iptal trafiğini ve müşteri deneyimini olumsuz etkiler. Taslak ile çalışmak, toplamları ikinci kez kontrol etmek ve standart ürün–hizmet kartları tanımlamak hataları azaltır. Toplu kopyala–yapıştır yerine satırları düzenli girip açıklamaları kısa tutmak okunabilirliği artırır. Düzenli PDF arşivi ve dosya adı standardı, denetim ve mutabakat süreçlerinde önemli zaman kazandırır.
- Alıcı Doğrulama: VKN/TCKN ve unvan–ad soyadı eşleşmesini her faturada kontrol et.
- Vergi ve Muafiyet: KDV, tevkifat, istisna ve açıklama alanlarını mevzuata göre doldur.
- Tarih ve Saat: Düzenleme tarihi–saatini işlem anına göre gir; geriye dönük hataya düşme.
- Ürün Kartları: Sık satılan kalemler için ürün kartı oluştur; birim–oran–hesap tutarlılığı sağla.
- Dosya İsimleri: PDF adlarını “YYYY-MM-DD_Numara_Alıcı” biçiminde kaydet; aramada hız kazan.
