e-İrsaliye Nedir? Başvuru Nasıl Yapılır? Nasıl Kesilir?
e-İrsaliye; malın işletme dışına çıkışıyla başlayan hareketin dijital ortamda, standart bir şema (UBL) ile kayıt altına alındığı, alıcıya elektronik yoldan iletilip yanıtlandığı resmi belgedir. Amaç yalnızca kâğıdı dijitale çevirmek değil; sevk anını, plaka/şoför bilgisini ve miktarları izlenebilir hâle getirip denetim ve operasyon kalitesini yükseltmektir. Aşağıdaki rehber; e-İrsaliye’nin mantığını, başvuru adımlarını ve nasıl kesileceğini bilgilendirir.
e-İrsaliye Nedir?
e-İrsaliye; malın fiziksel hareketini belgeleyen sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır. Belge, sevk öncesinde düzenlenir, alıcıya elektronik olarak iletilir ve teslimde “kabul/ret/kısmi” yanıtlarıyla kapatılır. Kâğıt irsaliyeye göre en kritik fark, gerçek sevk saati ve taşıyıcı/plaka bilgisinin bütün paydaşlarda eşzamanlı görülebilmesi, aktarma ve kısmi teslim gibi durumların kayda girer girmez görünür olmasıdır. Böylece denetimlerde “hiç düzenlenmemiş sayılma” riski azalır; stok–muhasebe uyumsuzluklarının önüne geçilir. e-İrsaliye’nin katkıları ve kâğıt irsaliye ile karşılaştırma:
- Şeffaflık: Sevk tarihi–saati, plaka ve şoför bilgileri tek ekranda izlenir.
- Hız: Alıcı yanıtları (kabul/ret/kısmi) otomatik iş akışına bağlanır.
- Uygunluk: Zorunlu alanlar boş geçilemez; denetim izi güçlenir.
- Mutabakat: Stok hareketleri ile fatura/irsaliye eşleşmesi kolaylaşır.
| Kriter | e-İrsaliye | Kâğıt İrsaliye |
|---|---|---|
| Düzenleme anı | Sevk öncesi, sistemde | Sevk öncesi, baskı |
| İletim–yanıt | Elektronik iletim ve yanıt | Fiziksel imza/paraf |
| Aktarma/kısmi teslim | Anlık güncelleme/ikinci belge | Not düşme/ikinci belge |
| Arşiv | Dijital arşiv ve yedek | Fiziksel dosyalama |
Kimler e-İrsaliyeye Geçmeli? Zorunlu mu?
Zorunluluk; belirli ciro/işlem hacmi eşikleri, sektörel kapsamlar ve diğer mevzuat ölçütlerine göre belirlenir. Bu eşikler her yıl güncellenebildiği için yıl başında kontrol etmek gerekir. Zorunluluk dışında kalan işletmeler de süreçlerini hızlandırmak, denetim ve mutabakat kalitesini artırmak için gönüllü geçiş yapabilir.
- Son mali yıl ciro/işlem hacmi verilerinizi gözden geçirin.
- Faaliyet alanınızın sektörel zorunluluk listelerinde yer alıp almadığını kontrol edin.
- e-Fatura, e-Arşiv gibi diğer e-belge uygulamalarındaki durumunuzu inceleyin.
- Kullandığınız ERP/ön muhasebe yazılımının e-İrsaliye desteğini değerlendirin.
| Durum | Önerilen Yaklaşım |
|---|---|
| Zorunluluk kapsamındasınız | Entegratör/Portal seçimi, test ve canlı geçiş planı yapın |
| Eşiklere yakınsınız | Gönüllü geçiş ile süreçlerinizi erkenden standardize edin |
| Kapsam dışısınız | Kâğıt devam edebilir; ancak e-İrsaliye ile maliyet ve hız avantajı yakalanır |
e-İrsaliyeye Başvuru Nasıl Yapılır?
e-İrsaliyeye başvuru; GİB Portal, Özel Entegratör ya da Doğrudan Entegrasyon yöntemlerinden biri seçilerek yapılır. Seçim; işlem hacmi, teknik yetkinlik ve maliyet hedeflerinize göre belirlenmelidir. Başvuru adımları:
- Teknik yöntem seçimi: Portal mı, entegratör mü, doğrudan entegrasyon mu?
- Mali mühür/e-imza hazırlığı: Yetkili kişi ve cihaz planı.
- Yetkilendirme: Sistem kullanıcıları ve rol bazlı izinler.
- Şema/şablon: Logo, seri–sıra, zorunlu alanlar, varsayılan “gönderim nedeni”.
- Test ortamı: Örnek belge oluşturma, iletim ve alıcı yanıt döngüsü.
- Canlı geçiş: İlk sevklerde “çift kayıt” ile kontrol.
- Eğitim: Depo–sevkiyat–muhasebe–BT ekiplerine kısa atölye.
| Yöntem | Artıları | Eksileri | Kime Uyar? |
|---|---|---|---|
| GİB Portal | Hızlı başlangıç, düşük maliyet | Manuel işlem, ölçek kısıtlı | Düşük hacimli işletmeler |
| Özel Entegratör | Otomasyon, destek, raporlama | Aylık/işlem maliyeti | Orta–yüksek hacim |
| Doğrudan Entegrasyon | Tam kontrol, esnek mimari | Yüksek kurulum ve bakım | Büyük ölçek/BT güçlü |
e-İrsaliye Nasıl Kesilir?
e-İrsaliye; sevk öncesinde elektronik ortamda oluşturulan, alıcıya iletilip teslimde yanıtlanan resmi belgedir. Mantık basit: mal araç üzerine yüklenmeden önce belgeyi kes, alıcıya gönder, teslim noktasında “kabul/ret/kısmi” yanıtını sisteme işle ve aktarma/kısmi durumlarını kayıt altına al. Böylece sevk saati, plaka–şoför ve miktarlar tek bir iz üzerinde görünür, denetimde “hiç düzenlenmemiş” riski azalır.
- Hazırlık: Kalem–miktar–birim doğrulaması, gönderici–alıcı unvan/adres, sevk–varış adresi, plaka–şoför bilgisi.
- Oluşturma: Gönderim nedeni seçimi (satış, transfer, iade, fason, numune), seri–sıra ve zorunlu alanlar.
- İletim: Belgeyi alıcıya elektronik olarak gönder.
- Teslim/yanıt: Teslimde kabul–ret–kısmi yanıtını işlet; depo süreçleri yanıtla birlikte ilerlesin.
- Aktarma/kısmi: Plaka değişimi veya eksik teslimde açıklama notu ya da yeni belge.
- Arşiv: Dijital arşiv ve yedekleme politikası; erişim yetkileri.
- Mutabakat: Stok hareketi–e-İrsaliye–e-Fatura eşleştirmesi.
| Alan | Sık Hata | Kontrol Önerisi |
|---|---|---|
| Sevk tarihi–saati | Boş/geçersiz | Zorunlu alan + otomatik damga |
| Taşıyıcı–plaka–şoför | Aktarma notu yok | Aktarmada açıklama veya yeni belge |
| Mal cinsi–birim–miktar | Birim karışıklığı | Ürün kartında varsayılan birim |
| Sevk–varış adresi | Yanlış şube/adres | Sipariş/şube kodu doğrulaması |
| İlişkili belge | Referans eksik | Sipariş/fatura numarası eşlemesi |
e-İrsaliye Örneği
Aşağıdaki e-irsaliye örneği, gerçek bir sevk için örnek doldurma şablonudur. Unvan, adres ve ürün bilgilerinizi değiştirerek kullanabilirsiniz. Mantık: kısa ama açık üst bilgiler, doğru gönderim nedeni ve satır bazlı netlik.
- Gönderici: ABC Tekstil A.Ş. (VKN: 1234567890) – Merkez Depo
- Alıcı/Varış: XYZ Mağazacılık Ltd. Şti. – İzmir Şube
- Belge: e-İrsaliye – Seri A, Sıra 000456
- Sevk Tarihi/Saati: ../../…. – 09:40
- Taşıyıcı/Plaka/Şoför: Kendi aracımız – 34 ABC 456 – Ahmet Yılmaz
- Gönderim Nedeni: Transfer (şube besleme)
- İlişkili Belge: Sipariş STK-2025-0915 – Fatura sonra kesilecektir.
| Stok Kodu | Ürün Adı | Birim | Miktar | Açıklama |
|---|---|---|---|---|
| TSH-001 | Erkek tişört S–M–L karışık | Adet | 200 | Şube açılış besleme |
| SWT-014 | Kapüşonlu sweatshirt (M) | Adet | 50 | Kampanya stoku |
| ACC-210 | Bez çanta | Adet | 300 | Kasaya yakın promosyon |
e-İrsaliye Fatura Yerine Geçer mi?
Hayır; e-İrsaliye malın hareketini belgelendirir, e-Fatura bedeli kayda alır. Zamanlama farklı olabilir: çoğu durumda sevkten önce e-İrsaliye, teslimde veya mevzuat süresi içinde e-Fatura düzenlenir. Özel durum olan “irsaliyeli e-fatura” bazı akışlarda tek belgeyle işi bitirebilir; ancak operasyonunuz sevk–teslim ayrık ilerliyorsa ayrı e-İrsaliye + e-Fatura kombinasyonu daha izlenebilir ve denetimde daha rahattır. Belgeler arası karşılaştırma:
- Depo→şube transfer: Sadece e-İrsaliye; satış yok.
- Müşteriye satış: e-İrsaliye (sevk öncesi) + e-Fatura (teslimde/kanuni sürede).
- Kargo/e-ticaret: e-İrsaliye + kargo evrağı; kargo makbuzu mal belgesi yerine geçmez.
- Fason gönderim: Gidişte e-İrsaliye; dönüşte ters sevk. Hizmet faturası ayrıca.
- İade toplama: İade e-İrsaliyesi + iade faturası; miktarlar eşleşmeli.
| Belge | Amaç | Düzenleme Zamanı | Vergi Etkisi | Not |
|---|---|---|---|---|
| e-İrsaliye | Mal hareketini ispat | Sevk öncesi | Doğrudan yok | Yanıt süreci var |
| e-Fatura | Bedeli kayda alma | Teslim/kanuni süre | Var | e-İrsaliye ile eşleşir |
| Kargo evrağı | Taşıma hizmeti | Hizmet başında | Hizmet vergisi | Mal belgesi yerine geçmez |
e-İrsaliye – e-Fatura – Kâğıt İrsaliye İlişkisi
e-İrsaliye, malın hareketini; e-Fatura ise bedelin kayıt altına alınmasını sağlar. Zamanlama farklı olabilir: Çoğu akışta sevkten önce e-İrsaliye, teslimde veya mevzuattaki sürede e-Fatura kesilir. Kâğıt irsaliye ise kapsamdaki mükellefler için istisna dışı durumlarda yerine geçmez. Belgeler arası farklar:
| Belge | Amaç | Düzenleme Zamanı | Vergi Etkisi | Not |
|---|---|---|---|---|
| e-İrsaliye | Mal hareketini ispat | Sevk öncesi | Doğrudan yok | Yanıt süreci var |
| e-Fatura | Bedeli kayda alma | Teslim/kanuni süre | Var | e-İrsaliye ile eşleşir |
| Kâğıt irsaliye | Fiziksel belge | Sevk öncesi | Doğrudan yok | Kapsam içindeyse geçersiz olabilir |
e-İrsaliye Nasıl İptal Edilir?
Elektronik irsaliyede “iptal” tek anlamlı bir işlem değildir; durumun niteliğine göre farklı yollar izlenir. Genel yaklaşım: sevk henüz başlamadıysa gönderilen belgeyi karşı tarafla mutabakat kurarak reddettirin; sevk başladıysa veya teslim gerçekleştiyse yanlış kayıtları düzeltmek için iade e-İrsaliyesi ya da yeni düzeltilmiş belge düzenleyin. Amaç, sevk zincirindeki olayı gerçeğe en yakın şekilde yeniden kayda almaktır.
- Sevk başlamadan fark edilen hata: Alıcıdan ret yanıtı alın; gerekirse düzeltilmiş yeni e-İrsaliye oluşturun.
- Sevk başladı/aktarma yapıldı: Açıklama alanına düzeltme notu; plaka değişiminde yeni belge.
- Teslim gerçekleşti: Yanlış kalem/miktar için iade e-İrsaliyesi; eşleştirmeyi stok–fatura ile kapatın.
- Seri–sıra yönetimi: İptal/ret nedenlerini kayıt altına alın; arşivle aynı klasörde saklayın.
- Süreç iletişimi: Depo–sevkiyat–muhasebe ekiplerine kısa bildirim şablonları oluşturun.
| Durum | Doğru İşlem | Not |
|---|---|---|
| Sevk başlamadı | Ret yanıtı, sonra yeni e-İrsaliye | Aynı gün düzeltme idealdir |
| Plaka/şoför değişti | Açıklama notu veya yeni belge | Aktarma saatini yazın |
| Kısmi teslim oldu | Kalan için ikinci e-İrsaliye | Satır bazlı görünürlük |
| Teslim yanlış miktar | İade e-İrsaliyesi | Stok ve fatura ile eşleştirin |
