e-İrsaliye Nedir? Başvuru Nasıl Yapılır? Nasıl Kesilir?
e-İrsaliye; malın işletme dışına çıkışıyla başlayan hareketin dijital ortamda, standart bir şema (UBL) ile kayıt altına alındığı, alıcıya elektronik yoldan iletilip yanıtlandığı resmi belgedir. Amaç yalnızca kâğıdı dijitale çevirmek değil; sevk anını, plaka/şoför bilgisini ve miktarları izlenebilir hâle getirip denetim ve operasyon kalitesini yükseltmektir. Aşağıdaki rehber; e-İrsaliye’nin mantığını, başvuru adımlarını ve nasıl kesileceğini bilgilendirir.
e-İrsaliye Nedir?
e-İrsaliye; malın fiziksel hareketini belgeleyen sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır. Belge, sevk öncesinde düzenlenir, alıcıya elektronik olarak iletilir ve teslimde “kabul/ret/kısmi” yanıtlarıyla kapatılır. Kâğıt irsaliyeye göre en kritik fark, gerçek sevk saati ve taşıyıcı/plaka bilgisinin bütün paydaşlarda eşzamanlı görülebilmesi, aktarma ve kısmi teslim gibi durumların kayda girer girmez görünür olmasıdır. Böylece denetimlerde “hiç düzenlenmemiş sayılma” riski azalır; stok ve muhasebe uyumsuzluklarının önüne geçilir. e-İrsaliye’nin katkıları ve kâğıt irsaliye ile karşılaştırma:
- Kâğıt basım ve arşiv yükünü azaltır; belge saklama ve bulma daha kolay olur.
- İrsaliyeyi hızlı düzenlemeyi sağlar; sevk öncesi gecikmeleri ve son dakika hatalarını azaltır.
- Sevk tarihi-saat, plaka, alıcı adresi gibi alanları zorunlu tutarak eksik belge riskini düşürür.
- İrsaliye, fatura ve stok hareketi bağlantısını daha düzenli kurar; muhasebe eşleştirmesi hızlanır.
- Şube, depo ve saha ekiplerinin aynı belge üzerinden çalışmasını sağlar; iletişim kopukluğu azalır.
- Hatalı ürün, yanlış miktar, yanlış adres gibi sorunlar daha erken fark edilir; iade ve ek taşıma maliyeti düşer.
- Denetimde belge ibrazı kolaylaşır; arama süresi kısalır ve ceza riski azalır.
- Raporlama imkânı verir; sevk sayısı, teslim performansı, gecikme ve hata oranları takip edilebilir.
- Sistem kayıtları sayesinde kim ne zaman düzenledi bilgisi netleşir.
| Kriter | e-İrsaliye | Kâğıt İrsaliye |
|---|---|---|
| Düzenleme anı | Sevk öncesi, sistemde | Sevk öncesi, baskı |
| İletim ve yanıt | Elektronik iletim ve yanıt | Fiziksel imza/paraf |
| Aktarma/kısmi teslim | Anlık güncelleme/ikinci belge | Not düşme/ikinci belge |
| Arşiv | Dijital arşiv ve yedek | Fiziksel dosyalama |
Kimler e-İrsaliyeye Geçmeli? Zorunlu mu?
e-İrsaliye herkes için otomatik zorunlu değildir. Zorunluluk 3 şekilde gelir: sektörel kapsam, ciro/hasılat eşiği ve idarenin yazılı bildirimi.
- Sektör bazlı zorunluluk (ciroya bakmadan): Aşağıdaki alanlarda faaliyet varsa e-İrsaliye zorunluluğu doğar:
- ÖTV (I) sayılı listedeki mallar nedeniyle EPDK lisansı olanlar (bayilik dahil)
- ÖTV (III) sayılı listedeki malları imal/inşa/ithal edip ana bayi-distribütör olarak pazarlayanlar
- Maden ruhsatı/sertifikası sahipleri ve sözleşmeyle maden üretimi yapanlar
- Şeker imalatı yapanlar
- Demir-çelik ve demir/çelikten eşya (GTIP 72-73) imal/ithal/ihrac yapanlar (basit usul hariç)
- Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar
- Hal Kayıt Sistemi kapsamında sebze ve meyve ticareti yapan komisyoncu/tüccarlar
- Ciro/hasılat eşiğine bağlı zorunluluk: e-Fatura’ya kayıtlı olup brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı)
- 2018-2020 dönemlerinde 25 milyon TL ve üzeriyse,
- 2021 ve sonrası dönemlerde 10 milyon TL ve üzeriyse e-İrsaliye kapsamına girer.
- Yazılı bildirimle zorunluluk: İdare, riskli veya uyumu düşük görülen mükelleflere faaliyet/sektör/cirodan bağımsız şekilde yazılı bildirim yaparak e-İrsaliye zorunluluğu getirebilir.
- Zorunlu olmasa da geçmek mantıklı olur: Günlük sevk sayısı fazlaysa, depo veya şube çoksa, kısmi sevk-iade-transfer yoğun ise veya irsaliye-fatura-stok eşleştirmesinde sık hata çıkıyorsa gönüllü geçiş çok avantajlıdır.
e-İrsaliyeye Başvuru Nasıl Yapılır?
e-İrsaliyeye geçiş için önce e-Fatura kullanıcısı olmanız gerekir ve e-İrsaliyeyi de e-Fatura’da kullandığınız yöntemle (GİB Portal/doğrudan entegrasyon/özel entegratör) kullanmanız beklenir. Başvuru adımları:
- Hazırlık
- e-Fatura yöntemini netleştirin: Portal mı, özel entegratör mü, doğrudan entegrasyon mu? (e-İrsaliye aynı yoldan ilerler.)
- Mali mühür/elektronik imza tarafını hazır edin (e-İrsaliye imzalı düzenlenir).
- Hangi yönteme gideceğinizi seçin (aşağıdan size uyan adımları takip edin).
- GİB Portal yöntemiyle başvuru (e-Fatura Portal kullananlar)
- e-Fatura Portal’a giriş yapın.
- Menüden Araçlar > Kullanıcı Bilgileri bölümüne girin.
- “e-İrsaliye kullanmak istiyorum” seçeneğini aktif edin.
- Bu işlemden sonra ayrıca GİB’e ek bir bildirim yapmadan e-İrsaliye düzenlemeye başlayabilirsiniz.
- Özel entegratör yöntemiyle başvuru (en kolay kurulum)
- GİB’in izin verdiği özel entegratörlerden birini seçin.
- Seçtiğiniz entegratörle sözleşme yapın; kullanıcı tanımlama işlemlerini entegratör yürütür.
- Bu yöntemde genellikle GİB’e ayrıca başvuru/bildirim yapmanız gerekmez; hesabınız entegratör tarafından tanımlanır.
e-İrsaliye Nasıl Kesilir?
e-İrsaliye kesmek, kâğıt irsaliyedeki mantığın aynısını dijital ortamda uygulamaktır: Mal çıkmadan önce belgeyi oluşturur, sevkiyat bilgilerini eksiksiz girer, elektronik olarak onaylar ve alıcıya iletirsiniz. Kritik nokta, sevk anını doğru yansıtması ve ürün-miktar-adres-araç bilgilerinin tutarlı olmasıdır. Doğru düzenlendiğinde hem sevkiyat akışı hızlanır hem de irsaliye-fatura-stok eşleştirmesi daha sorunsuz yürür.
- Sevk türünü seçin: Satış, depolar arası transfer, fason gönderim, numune, iade toplama gibi sebebi netleştirin.
- Gönderici ve alıcı bilgilerini doldurun: Unvan, vergi bilgileri ve teslim adresi doğru olmalı.
- Ürün satırlarını girin: Ürün adı/kodu, miktar ve birim; gerekiyorsa parti/seri bilgisi.
- Sevk bilgilerini tamamlayın: Sevk tarihi-saat, araç plakası, şoför bilgisi ve varsa taşıyıcı firma.
- Varış noktasını kontrol edin: Sipariş kartı ya da transfer talimatıyla aynı olmalı.
- İlişkili referansı ekleyin: Sipariş numarası, iş emri veya fatura referansı gibi takip numarası yazın.
- Elektronik olarak onaylayın: Mali mühür/e-imza ile imzalayın (kullandığınız yönteme göre sistem otomatik de yapabilir).
- Alıcıya iletin: Sistem üzerinden gönderin; alıcı e-belge sistemine düşer.
- Sevk sırasında ibraz edin: Gerektiğinde karekod/çıktı veya sistem ekranıyla gösterebilecek şekilde hazır tutun.
- Arşivleyin ve eşleştirin: e-İrsaliyeyi fatura ve stok hareketiyle bağlayın; raporlamayı düzgün tutun.
e-İrsaliye Örneği
Aşağıdaki e-irsaliye örneği, gerçek bir sevk için örnek doldurma şablonudur. Unvan, adres ve ürün bilgilerinizi değiştirerek kullanabilirsiniz. Mantık: kısa ama açık üst bilgiler, doğru gönderim nedeni ve satır bazlı netlik.
e-İrsaliye No: EIR2026-00001234
Düzenleme Tarihi-Saati: ../../…. 00:00
Sevk Tarihi-Saati: ../../…. 00:00
Sevk Nedeni: Satış sevki
Taşıma Şekli: Karayolu
GÖNDERİCİ (DÜZENLEYEN)
Unvan: ABC Kimya Sanayi ve Ticaret A.Ş.
VKN: 1234567890
Adres: İkitelli OSB Mah. 3. Cad. No:12 Başakşehir İstanbul
Telefon: 0 212 000 00 00
ALICI
Unvan: XYZ Temizlik Ürünleri Ltd. Şti.
VKN: 9876543210
Adres: Ostim Mah. 100. Sok. No:5 Yenimahalle Ankara
Teslim Yeri: Ankara Depo-Kabul Kapısı 2
SEVKİYAT BİLGİLERİ
Taşıyıcı Firma: Hızlı Lojistik Ltd. Şti.
Araç Plaka: 34 ABC 123
Şoför Adı Soyadı: Mehmet Yılmaz
Şoför TCKN (opsiyonel): 12345678901
İrsaliye Referansı: Sipariş No SP-2026-04567
Fatura Referansı: (varsa yazılır, yoksa boş bırakılır)
| Sıra | Ürün | Miktar | Birim | Parti/Lot |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Endüstriyel Temizlik Sıvısı 5 L | 120 | Adet | L2603-01 |
| 2 | Çamaşır Suyu 20 L Bidon | 48 | Adet | L2603-03 |
| 3 | Köpük Sabun 1 L | 200 | Adet | L2603-05 |
| Koli Adedi | Palet Adedi | Toplam Brüt Ağırlık |
|---|---|---|
| 20 | 2 | 980 kg |
AÇIKLAMA
Sevk edilen ürünler, teslim yerinde sayım ile kontrol edilerek teslim alınacaktır.
ELEKTRONİK İMZA / MALİ MÜHÜR
İmzalayan: ABC Kimya Sanayi ve Ticaret A.Ş. (mali mühür)
e-İrsaliye Fatura Yerine Geçer mi?
Hayır; e-İrsaliye ile e-Fatura aynı şey değildir. e-İrsaliye, malın fiziksel olarak hareket ettiğini gösterir; e-Fatura ise satışın bedelini ve vergisel kaydını oluşturur. Bu yüzden düzenleme zamanı da genelde farklıdır: Mal sevk edilecekse önce e-İrsaliye hazırlanır; e-Fatura ise çoğu durumda teslimde veya mevzuatta verilen süre içinde düzenlenir. Bazı akışlarda “irsaliyeli e-Fatura” tek belge gibi kullanılabilir; ancak sevk ve teslim süreçleriniz ayrı ilerliyorsa e-İrsaliye ile e-Fatura’yı ayrı tutmak daha takip edilebilir olur ve denetimde işleri kolaylaştırır. Belgeler arası karşılaştırma:
- Depo→şube transfer: Sadece e-İrsaliye; satış yok.
- Müşteriye satış: e-İrsaliye (sevk öncesi) + e-Fatura (teslimde/kanuni sürede).
- Kargo/e-ticaret: e-İrsaliye + kargo evrağı; kargo makbuzu mal belgesi yerine geçmez.
- Fason gönderim: Gidişte e-İrsaliye; dönüşte ters sevk. Hizmet faturası ayrıca.
- İade toplama: İade e-İrsaliyesi + iade faturası; miktarlar eşleşmeli.
| Belge | Amaç | Düzenleme Zamanı | Vergi Etkisi | Not |
|---|---|---|---|---|
| e-İrsaliye | Mal hareketini ispat | Sevk öncesi | Doğrudan yok | Yanıt süreci var |
| e-Fatura | Bedeli kayda alma | Teslim/kanuni süre | Var | e-İrsaliye ile eşleşir |
| Kargo evrağı | Taşıma hizmeti | Hizmet başında | Hizmet vergisi | Mal belgesi yerine geçmez |
e-İrsaliye, e-Fatura ve Kâğıt İrsaliye İlişkisi
e-İrsaliye, malın hareketini; e-Fatura ise bedelin kayıt altına alınmasını sağlar. Zamanlama farklı olabilir: Çoğu akışta sevkten önce e-İrsaliye, teslimde veya mevzuattaki sürede e-Fatura kesilir. Kâğıt irsaliye ise kapsamdaki mükellefler için istisna dışı durumlarda yerine geçmez. Belgeler arası farklar:
| Belge | Amaç | Düzenleme Zamanı | Vergi Etkisi | Not |
|---|---|---|---|---|
| e-İrsaliye | Mal hareketini ispat | Sevk öncesi | Doğrudan yok | Yanıt süreci var |
| e-Fatura | Bedeli kayda alma | Teslim/kanuni süre | Var | e-İrsaliye ile eşleşir |
| Kâğıt irsaliye | Fiziksel belge | Sevk öncesi | Doğrudan yok | Kapsam içindeyse geçersiz olabilir |
e-İrsaliye Nasıl İptal Edilir?
Elektronik irsaliyede “iptal” tek anlamlı bir işlem değildir; durumun niteliğine göre farklı yollar izlenir. Genel yaklaşım: sevk henüz başlamadıysa gönderilen belgeyi karşı tarafla mutabakat kurarak reddettirin; sevk başladıysa veya teslim gerçekleştiyse yanlış kayıtları düzeltmek için iade e-İrsaliyesi ya da yeni düzeltilmiş belge düzenleyin. Amaç, sevk zincirindeki olayı gerçeğe en yakın şekilde yeniden kayda almaktır.
- Sevk başlamadan fark edilen hata: Alıcıdan ret yanıtı alın; gerekirse düzeltilmiş yeni e-İrsaliye oluşturun.
- Sevk başladı/aktarma yapıldı: Açıklama alanına düzeltme notu; plaka değişiminde yeni belge.
- Teslim gerçekleşti: Yanlış kalem/miktar için iade e-İrsaliyesi; eşleştirmeyi stok-fatura ile kapatın.
- Seri-sıra yönetimi: İptal/ret nedenlerini kayıt altına alın; arşivle aynı klasörde saklayın.
- Süreç iletişimi: Depo-sevkiyat-muhasebe ekiplerine kısa bildirim şablonları oluşturun.
| Durum | Doğru İşlem | Not |
|---|---|---|
| Sevk başlamadı | Ret yanıtı, sonra yeni e-İrsaliye | Aynı gün düzeltme idealdir |
| Plaka/şoför değişti | Açıklama notu veya yeni belge | Aktarma saatini yazın |
| Kısmi teslim oldu | Kalan için ikinci e-İrsaliye | Satır bazlı görünürlük |
| Teslim yanlış miktar | İade e-İrsaliyesi | Stok ve fatura ile eşleştirin |
