İade Faturası Nasıl Kesilir? Dikkat Edilmesi Gerekenler 2025
Ticari faaliyetlerde sıklıkla karşılaşılan satış iadeleri, hem alıcı hem de satıcı tarafında belirli yasal prosedürler gerektirir. Özellikle iade faturası, muhasebe kayıtlarının doğruluğu, vergi matrahlarının netleşmesi ve stok takibinin düzgün yapılabilmesi açısından büyük önem taşır. Bu yazımızda, iade faturası nedir, nasıl kesilir, 2025’te dikkat edilmesi gerekenler nelerdir gibi tüm soruların yanıtlarını kapsamlı bir şekilde ele alıyoruz.
İade Faturası Nedir? Ne Zaman Düzenlenir?
İade faturası; mal veya hizmet alan bir kişi veya kurumun, aldığı mal veya hizmeti kabul etmemesi, hatalı ya da eksik bulması halinde, bu işlemi resmileştirmek için düzenlediği fatura türüdür. Bu fatura sayesinde hem ürün bedeli alıcıya iade edilir hem de KDV ve muhasebe kayıtları dengelenmiş olur. Düzenlenme sebepleri:
- Malın kusurlu veya hatalı çıkması
- Faturanın yanlış kesilmiş olması
- Teslim alınmadan iade edilmek istenmesi
- Süresi içinde cayma hakkının kullanılması
İade Faturası Hangi Taraf Tarafından Kesilir?
İade faturası, her zaman malın alıcısı tarafından düzenlenir. Yani faturada satıcı, malın iade edildiği taraf, alıcı ise malın iade eden kişidir. Taraflar arasındaki rol dağılımı:
| Fatura Türü | Düzenleyen Taraf | Alıcı Tarafı |
|---|---|---|
| Satış Faturası | Satıcı | Müşteri (Alıcı) |
| İade Faturası | Alıcı (Müşteri) | Satıcı (Tedarikçi) |
İade Faturasında Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler
Her ticari belgede olduğu gibi, iade faturasının da belirli yasal unsurları taşıması zorunludur. Eksik veya hatalı düzenlenen fatura, vergi cezalarına yol açabilir. İade faturasında olması gereken bilgiler:
- Fatura ibaresi (İade Faturası)
- Fatura numarası ve tarihi
- Mal veya hizmetin açıklaması
- Miktar ve birim fiyat
- Toplam tutar ve KDV oranı
- Satıcının unvanı, adresi, VKN/TC kimlik no
- Alıcının bilgileri (faturayı kesen)
- İade nedeni (özellikle belirtilmeli)
İade Faturası Nasıl Kesilir? (Adım Adım Rehber)
İade faturası düzenleme işlemi hem kağıt fatura hem de e-Fatura kullanan işletmeler için mümkündür. Aşağıda her 2 yöntem detaylı olarak açıklanmıştır:
1. Kağıt Fatura ile İade Faturası Kesme
- Satıcıya ait orijinal fatura alınır.
- Malın iade edileceği gerekçeyle yeni bir fatura düzenlenir.
- “İade Faturasıdır” ibaresi eklenir.
- Malın orijinal fatura bilgilerine atıf yapılır (örnek: “Fatura No: 12345”).
- KDV dahil ya da hariç toplam belirtilir.
- Bir nüsha satıcıya teslim edilir, biri alıcıda kalır.
2. e-Fatura ile İade Faturası Kesme (2025 GİB Entegrasyonlu)
- e-Fatura sistemine giriş yapılır (GİB Portal, özel entegratör veya ERP).
- “Yeni Fatura Oluştur” seçilir.
- Fatura tipi olarak “İade” veya “Satınalma İadesi” seçilir.
- Orijinal e-Fatura bilgileri referans gösterilir.
- Ürün bilgileri eksiksiz girilir.
- Onaylandıktan sonra sistem üzerinden satıcıya gönderilir.
İade Faturası Keserken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
İade faturası keserken yapılan hatalar, özellikle KDV iadesi, gelir kaydı ve stok düzeni açısından ciddi sıkıntılara yol açabilir. Bu nedenle aşağıdaki unsurlara dikkat etmek gereklidir: Dikkat edilmesi gerekenler:
- Orijinal fatura bilgileri mutlaka referans olarak eklenmeli.
- İade edilen ürünün tamamı ya da bir kısmı net belirtilmeli.
- Fatura tarihi, yasal sürelere (örneğin 7 gün, 30 gün gibi) uygun olmalı.
- İade edilen ürünün fiziksel iadesi sağlanmalı.
- KDV oranı ve tutarı doğru hesaplanmalı.
- Satıcıdan iade kabul onayı alınmalı (gerekirse imzalı belgeyle).
İade Faturası Kesme Süresi Ne Kadardır?
Vergi mevzuatına göre, bir mal veya hizmetin alımı sonrasında 7 gün içinde iade faturası kesilmesi tavsiye edilir. Ancak uygulamada bu süre 30 güne kadar esnetilebilir, özellikle taraflar arasında ticari sözleşme varsa.
| Süre Türü | Açıklama |
|---|---|
| 7 Gün | Tavsiye edilen süre |
| 30 Gün | Uygulamada yaygın kabul edilen azami süre |
| +30 Gün | Gecikme cezaları ve vergi riskleri oluşabilir |
İade Faturasında KDV Nasıl Hesaplanır?
İade faturasında KDV hesaplaması, satıcının düzenlediği orijinal faturada uygulanan KDV oranına göre yapılır. İade faturası bu orana uygun olarak KDV dahil ya da hariç kesilir. Örnek KDV hesaplama:
| Ürün Adı | Adet | Birim Fiyat | KDV Oranı | KDV Tutarı | Toplam Tutar |
|---|---|---|---|---|---|
| Monitör | 2 | 2000 TL | %20 | 800 TL | 4800 TL |
e-İrsaliye ile İade Süreci Nasıl Desteklenir?
e-İrsaliye sistemine dahil olan firmalar, ürün iadesi durumunda “İade İrsaliyesi” düzenlemelidir. Bu irsaliye ile birlikte e-Fatura sisteminde de iade işlemi gerçekleştirilmelidir. e-İrsaliye ile iade süreci:
- Mal, alıcı tarafından e-İade İrsaliyesi ile gönderilir.
- Satıcı ürünü teslim alır.
- Alıcı tarafından iade faturası oluşturulur.
- GİB sisteminde kayıt altına alınır.
İade Faturası Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?
İade faturası, hem malın hem de muhasebe kaydının tersine çevrilmesini gerektirir. Bu kayıt işlemi yapılırken, orijinal satış işleminin tersi bir muhasebe hareketi gerçekleştirilir. Alıcının kestiği iade faturası, satıcının kayıtlarında satıştan iade olarak yer alır. Dikkat edilmesi gerekenler:
- İade tutarları satış iade hesaplarında izlenmelidir.
- İade faturası, orijinal satışın tarihi ile aynı hesap dönemine ait olmalıdır.
- KDV iadesi gerekiyorsa, iade tarihiyle eşleşen beyannameye dahil edilmelidir.
İade Faturası İptal Edilir mi?
Evet, belirli şartlar altında iade faturası iptal edilebilir. Ancak bu işlem, yalnızca her iki tarafın da mutabakatı ile ve henüz muhasebe kaydı yapılmamışsa geçerlidir. İptal edilme şartları:
- Fatura alıcısı henüz onaylamamışsa (e-Fatura’da “reddedilmiş” statüsü mümkündür).
- Yanlış ürün bilgisi veya tutar girilmişse.
- Taraflar arasında başka bir düzeltici belge düzenlenecekse (örneğin yeni fatura).
İade Faturasına İade Faturası Kesilir mi?
Normal şartlarda, iade faturasına karşılık tekrar bir iade faturası düzenlenmez. Ancak bazı özel durumlarda, yanlış düzenlenmiş bir iade faturası için düzeltme amaçlı yeni bir iade faturası kesilebilir. Bu gibi durumlarda yapılması gerekenler;
- Yanlış ürün iadesi yapılmışsa, satıcı yeniden satış faturası kesebilir.
- Fatura reddedildiyse, yeni bir iade faturası düzenlenmesi mümkündür.
- e-Fatura sisteminde hata varsa, UBL formatı hatası düzeltilerek yeni bir belge oluşturulabilir.
Tevkifatlı İade Faturası Nedir?
Tevkifat, KDV’nin alıcının ve satıcının ortak sorumluluğunda olduğu işlemlerde uygulanır. İade faturası kesilirken, satış işleminde uygulanan tevkifat oranı dikkate alınmalı ve iade faturasında aynı tevkifat hesaplaması yapılmalıdır. Tevkifatlı iade faturası özellikleri:
- Aynı KDV oranı ve aynı tevkifat oranı kullanılmalıdır.
- Alıcı, kendisine uygulanan tevkifatı aynı şekilde iade etmelidir.
- KDV beyannamesinde “Kısmi Tevkifat KDV” bölümü doğru doldurulmalıdır.
Örnek:
| Açıklama | Tutar |
|---|---|
| Mal Tutarı | 1.000 TL |
| KDV (%18) | 180 TL |
| Tevkifat (%90) | 162 TL |
| Alıcının Ödeyeceği KDV | 18 TL |
| Toplam | 1.018 TL |
e-Ticaret Sitelerinde İade Faturası Nasıl Kesilir?
Trendyol, Hepsiburada, N11 ve Amazon gibi e-Ticaret üzerinden alışveriş yapan müşteriler, memnun kalmadıkları ürünleri 14 gün içinde cayma hakkı kapsamında iade edebilir.
Bu gibi durumlarda, müşteri tüzel kişiyse iade faturası kesmesi gerekir. Gerçek kişiler için ise iade irsaliyesi ya da iade formu kullanılır. Sürecin işleme detayları;
- Müşteri ürünü iade etmek istediğini bildirir.
- Satıcı, ürünün fiziksel iadesini ister.
- Müşteri (tüzel kişi ise) iade faturası keser.
- Satıcı ürünü aldıktan sonra para iadesi gerçekleştirir.
| Müşteri Türü | Gerekli Belge | Fatura Zorunlu mu? |
|---|---|---|
| Bireysel (gerçek kişi) | İade formu / e-irsaliye | Hayır |
| Kurumsal (tüzel kişi) | İade faturası | Evet |
2025 Yılında Dijital İade Faturası Gelişmeleri
Gelir İdaresi Başkanlığı 2025 itibarıyla, e-İade Fatura entegrasyonları için yeni güncellemeler ve kolaylaştırıcı modüller sunmuştur. Bu yıl itibarıyla:
- e-Fatura sisteminde otomatik iade başlatma özelliği aktif olmuştur.
- ERP sistemleri ile entegrasyon zorunluluğu getirilmiştir (belli ciro üstündekiler için).
- KDV iade taleplerinde e-İade fatura zorunlu hale gelmiştir.
