Serbest Meslek Makbuzu Nedir? Kimler Kesebilir?
Serbest meslek makbuzu; kişisel emek ve mesleki bilgiye dayalı bir hizmetin karşılığında düzenlenen, gelirin kaynağını ve tahsilatın ayrıntılarını kanıtlayan temel belgedir. Doğru kestiğinizde hem vergiye esas kayıtlarınız anlaşılır olur hem de müşterinizle aranızdaki ödeme öyküsü tek sayfada netleşir. Bu rehberde “serbest meslek makbuzu nedir, kimler kesebilir, nasıl kesilir” sorularına derinlemesine yanıt veriyoruz.
Serbest Meslek Makbuzu Nedir?
Serbest meslek makbuzu; bir serbest meslek erbabının sunduğu hizmetin bedelini, gün–saat–açıklama–tutar–vergi ayrıntılarıyla kayda alan, hukuki ve mali açıdan ispat gücü olan belgedir. Makbuzun amacı, “kim, kime, hangi hizmeti, ne zaman ve kaç liraya sundu?” sorularına tek bakışta yanıt vermektir. Bu belge; stopaj (gelir vergisi tevkifatı) ve katma değer vergisi gibi unsurların hesaplanmasını da görünür kılar. Makbuz, hizmeti sunan tarafından düzenlenir; müşteriye bir nüsha verilir ve arşivde saklanır. E-belge uygulamaları sayesinde düzenleme, imzalama ve arşivleme adımları dijital olarak da yürütülebilir.
- Belge, hizmetin türünü, kapsamını ve teslim tarihini net yazar.
- Tahsilat şekli (nakit, banka, kart) ve referans bilgileri açıkça yer alır.
- Stopaj ve katma değer vergisi gibi kalemler ayrı satırlarda görünür.
- E-imza ile düzenleme yapabilir, dijital arşivde güvenli saklayabilirsiniz.
Kimler Serbest Meslek Makbuzu Kesebilir?
Serbest meslek; şahsi mesai, mesleki bilgi ve uzmanlığa dayanan, ticari organizasyondan çok kişinin emeğiyle yürüyen faaliyetlerdir. Bu faaliyeti kendi adına sürdürenler serbest meslek erbabıdır ve gelirlerini serbest meslek makbuzuyla belgelendirir. Uygulamada avukat, mali müşavir, arabulucu, mimar, mühendis, diyetisyen, psikolog, yazılım geliştirici, tasarımcı, eğitmen, tercüman, sanatçı ve benzeri meslek sahipleri bu belgeyi düzenler. Sermaye ağırlıklı ticari faaliyetlerde ise fatura esastır; dolayısıyla faaliyetinizin niteliği belge türünü belirler.
- Uzmanlık ve kişisel emek ön plandaysa makbuzla belgelendirme yapılır.
- Şirket kurmadan da serbest meslek makbuzu kesebilirsiniz; mükellefiyet şartları aranır.
- Aynı kişi hem ticari hem serbest meslek faaliyeti yürütüyorsa her faaliyet kendi belgesiyle kayda alınır.
- Faaliyetinizin tanımı belirsizse mali müşavirinizle değerlendirme yapın.
Serbest Meslek Makbuzu ile Fatura Arasındaki Farklar
İki belge çoğu zaman karıştırılır; oysa amaçları ve hesap yapıları farklıdır. Fatura, ticari mal veya hizmet satışında kullanılır ve genellikle stopaj içermez. Serbest meslek makbuzunda ise çoğu senaryoda stopaj bulunur ve tahsil edilen tutar, brüte göre farklılaşır. Ayrıca makbuz açıklamasında hizmetin kişisel emek yönü ve gerekirse seans/saat bilgisi yer alır. Aşağıdaki tablo, temel farkları tek bakışta özetler.
| Kıyas Başlığı | Serbest Meslek Makbuzu | Fatura |
|---|---|---|
| Belge amacı | Kişisel emek ve uzmanlık hizmetinin belgelendirilmesi | Mal/hizmet satışının belgelendirilmesi |
| Düzenleyen | Serbest meslek erbabı | Ticari işletme/şirket |
| Stopaj | Çoğu senaryoda uygulanır | Genellikle uygulanmaz |
| Açıklama dili | Saat/seans, iş kalemi, mesleki hizmet | Ürün/hizmet kalemi, adet/birim |
| Tahsil mantığı | Brüt − stopaj + katma değer vergisi | Brüt + katma değer vergisi |
| Ekler | Sözleşme, görev yazısı, teslim–kabul | Sipariş, irsaliye, teslim belgesi |
Serbest Meslek Makbuzu Nasıl Kesilir? Adım Adım Uygulama
Makbuz kesmeden önce hizmetin kapsamını ve dayanak sözleşmeyi netleştirin. Ardından müşteri bilgilerini, tarih–saat ve hizmet özetini yazın. Brüt hizmet bedelini belirleyip stopaj, katma değer vergisi gibi kalemleri ayrı satırlarda hesaplayın. Tahsilat yöntemini seçin; banka veya kartta dekont/slip numarasını açıklamaya ekleyin. Son olarak makbuzu imzalayın veya e-imza ile onaylayın, nüshaları arşivleyin.
- Hizmet özetini kısa ve ölçülebilir yazın (saat/seans/iş kalemi).
- Brüt tutarı belirleyin; stopaj ve katma değer vergisini ayrı hesaplayın.
- Müşteri vergi numarası/T.C. kimlik numarası ve adres bilgisi zorunlu alanlardandır.
- Dekont/slip numarası ve tarih bilgisi izlenebilirliği artırır.
- E-imza kullanıyorsanız zaman damgası ile bütünlüğü güçlendirin.
Serbest Meslek Makbuzunda Zorunlu Bilgiler
Eksiksiz bir makbuz, “kimden–kime–ne için–ne kadar–hangi yöntemle” sorularına net yanıt verir. Aşağıdaki alanlar standart bir çerçeve sunar; kurum içi şablonla bu çerçeveyi herkesin aynı şekilde kullanmasını sağlayın.
| Alan | Ne Yazılır | İpucu |
|---|---|---|
| Makbuz numarası | Ardışık ve tekil numara | Yıl–seri–sıra biçimi kullanın |
| Tarih/saat | Hizmet veya teslim anı | E-imza varsa zaman damgası kaydedin |
| Düzenleyen | Ad–soyad/unvan, vergi bilgisi | Şube/proje kodu ekleyin |
| Müşteri | Unvan/ad–soyad, vergi bilgisi | Yetkili kişi adı net olsun |
| Hizmet açıklaması | Kısa, ölçülebilir ifade | “X saat/Y seans/Z iş kalemi” |
| Brüt bedel | Vergi öncesi tutar | Para birimini belirtin |
| Stopaj | Uygulanıyorsa tutar | Oranı ayrıca not edin |
| Katma değer vergisi | Uygulanıyorsa tutar | Oranı ve matrahı belirtin |
| Net/tahsil | Ödenecek toplam | Yöntemi ve referansı yazın |
| Ekler | Sözleşme, teslim–kabul | “2 sayfa” gibi miktar ekleyin |
Serbest Meslek Makbuzu Örneği
Serbest meslek makbuzu örneğini, anlaşılır bir senaryoyla ve eksiksiz alanlarla göstermek en pratik öğrenme yoludur. Aşağıdaki örnekte danışmanlık hizmeti verilmiş, brüt bedel üzerinden stopaj hesaplanmış ve katma değer vergisi eklenmiştir. Açıklama kısa ama ölçülebilir yazılmış, dekont bilgisi ve ekler listesi unutulmamıştır. Siz, yalnızca unvan, tutar, tarih ve oranları kendi sözleşmenize göre güncelleyip aynı yapıyı izleyin. Net ve tek sayfalık anlatım; mutabakat, denetim ve aramalarda ciddi zaman kazandırır. Dolu serbest meslek makbuz örneği:
| Alan | Değer |
|---|---|
| Makbuz No | SMM-2025/0147 |
| Tarih/Saat | ../../…. 11:30 |
| Düzenleyen | Ayşe K. – Serbest Danışman (Vergi No: 1234567890) |
| Müşteri | ABC Teknoloji A.Ş. (Vergi No: 0987654321) |
| Hizmet Açıklaması | “Ekim 2025, strateji danışmanlığı: 12 saat değerlendirme + 1 teslim toplantısı” |
| Brüt Hizmet Bedeli | 10.000,00 TL |
| Stopaj (temsilî) | 2.000,00 TL |
| Katma Değer Vergisi (temsilî) | 2.000,00 TL |
| Net/Tahsil Edilecek | 10.000,00 TL |
| Ödeme Yöntemi | Banka havalesi – Dekont No: BR-221018 |
| Ekler | 1) Sözleşme özet sayfası 2) Teslim tutanağı 3) Banka dekontu |
- Uygulama İpuçları
- Hizmeti ölçülebilir yazın: “X saat, Y seans, Z teslim” gibi ifadeler tartışmayı azaltır.
- Rakam–yazı alanı tek yerde olsun; her belgeye çoğaltmayın, kontrolü kolaylaştırın.
- Dekont, pos slipi veya referans numarasını açıklamaya mutlaka ekleyin.
- Stopaj ve katma değer vergisi oranlarını güncel mevzuata göre teyit ederek yazın.
- Ekler bölümünü “parantez içinde sayfa sayısı” notuyla kapatın.
Avukat, Sağlık Uzmanı, Tasarımcı ve Yazılımcı İçin Makbuz Örnekleri
Her meslekte hizmetin ölçümü ve makbuz dili farklılaşır; doğru açıklama ve eklerle belirsizlikleri en baştan önlersiniz. Avukat, dosya numarası ve iş kalemini; sağlık uzmanı, seans ve onayı; tasarımcı, sürüm ve teslimi; yazılımcı ise sprint ve teslim paketlerini açıkça yazar. Hepsinde ortak kural; kısa, ölçülebilir ve referanslı ifade kullanmaktır. Aşağıdaki tablo, farklı meslekler için uygulanabilir açıklama kalıpları ve önerilen ekleri yan yana sunar. Bu kalıpları, sözleşmenizdeki terminolojiyle uyumlu hale getirip standart metin olarak saklayın.
| Meslek | Senaryo | Açıklama Örneği | Önerilen Ekler |
|---|---|---|---|
| Avukat | Dava dosyası danışmanlığı | “Dosya 2025/312, istişare 4 saat, yazılı mütalaa teslim” | Görev yazısı, mütalaa, teslim–kabul |
| Sağlık Uzmanı | Fizyoterapi paketi | “Fizyoterapi 6/10 seans, Ekim 2025” | Seans çizelgesi, rıza/onay formu |
| Tasarımcı | Logo + kurumsal set | “Logo v2, kurumsal şablonlar, 2 revizyon” | V2 paket dosyası, teslim tutanağı |
| Yazılımcı | Yazılım geliştirme | “Sprint-05, 40 saat, modül X teslim” | Sprint raporu, sürüm notları, test sonuçları |
- İpucu Listesi
- Avukat: Dosya numarası ve iş kalemi sırasını açıklamaya yazın.
- Sağlık uzmanı: Seans numarası ve dönem bilgisini netleştirin.
- Tasarımcı: Sürüm ve revizyon sayısını belirtmeden makbuz kesmeyin.
- Yazılımcı: Sprint numarası ve modül adını kalıba bağlayın.
- Her meslek: Gizlilik gerektiren kişi verilerini kodla ifade edin.
Şahıs Şirketi Mi Serbest Meslek Mi? Doğru Belge Seçimi İçin Kriterler
Belge seçimi, faaliyet modeline dayanır; kişisel emeğin belirleyici olduğu bireysel hizmetlerde serbest meslek makbuzu, ticari organizasyon ve mal–hizmet karmasında ise fatura öne çıkar. Süreklilik, çalışan/ekip varlığı, stok–altyapı kullanımı ve fiyatlama yöntemi kararınızı etkiler. Müşterilerinizin stopaj sorumluluğu, tahsil modelinizi ve nakit akışınızı değiştirebilir; sözleşme dilini buna göre kurmanız gerekir. Sınır durumlarda faaliyet ağırlığını yazılı olarak tanımlayıp örnek işlemler üzerinden belge türünü test edin. Gerekirse iki faaliyeti ayrı kanallardan yürütüp her birini kendi belgesiyle kayıt altına alın.
| Kriter | Serbest Meslek Uygunsa | Şahıs Şirketi Uygunsa | Belge |
|---|---|---|---|
| Faaliyet niteliği | Kişisel emek ve uzmanlık ağırlığı | Mal satışı, ekip ve süreç ağırlığı | SMM / Fatura |
| Organizasyon | Tek kişi, düşük altyapı | Ekip, cihaz, stok, süreç | SMM / Fatura |
| Fiyatlama | Saat/seans/iş kalemi | Ürün/hizmet paketi | SMM / Fatura |
| Müşteri profili | Stopaj yapan kurum ağırlıkta | Nihai tüketici/karışık | SMM / Fatura |
| Teslim kanıtı | Rapor, seans çizelgesi | İrsaliye, hizmet protokolü | SMM / Fatura |
- Senaryolar ve Öneriler
- Eğitimci, kurumsal atölye veriyor: Saat bazlı anlatım ve katılımcı listesiyle serbest meslek makbuzu tercih edin.
- Tasarım stüdyosu, baskı ve materyal satıyor: Mal unsuru ağır basıyorsa şahıs şirketi faturası düzenleyin.
- Yazılımcı, ürün lisansı ve bakım satıyor: Ürün faturalandırın; bakım–destek saatlerini serbest meslek makbuzu ile ayırın.
- Diyetisyen, paket satış yapıyor: Seans ve dönem odaklı makbuz; ürün/kutu satışı varsa fatura kanalına taşıyın.
- Danışman, taşeron ekiple çalışıyor: Organizasyon ve maliyet karması artıyorsa fatura tarafı daha uygun hale gelir.
Hesaplama Mantığı: Brüt, Stopaj, Katma Değer Vergisi ve Net Tahsil
Serbest meslek makbuzunda temel denklem basittir: “Net Tahsil = Brüt − Stopaj + Katma Değer Vergisi”. Stopajı genellikle hizmeti alan işletme keser ve vergi dairesine beyan eder; siz makbuzda stopaj tutarını gösterir ve net tahsilinizi buna göre belirlersiniz. Katma değer vergisi ise brüt üzerinden hesaplanır ve makbuz toplamına eklenir. Aşağıdaki örnekler temsilîdir; güncel oranlar değişebileceğinden uygulamada uzman görüşü alın.
- Temsilî Örnek 1 (Stopaj Var, Katma Değer Vergisi Var)
- Brüt: 10.000 TL
- Stopaj (temsilî): 2.000 TL
- Katma Değer Vergisi (temsilî): 2.000 TL
- Net Tahsil: 10.000 − 2.000 + 2.000 = 10.000 TL
- Temsilî Örnek 2 (Stopaj Yok, Katma Değer Vergisi Var)
- Brüt: 6.000 TL
- Stopaj: 0 TL
- Katma Değer Vergisi (temsilî): 1.200 TL
- Net Tahsil: 6.000 + 1.200 = 7.200 TL
| Bileşen | Açıklama | Hesap Notu |
|---|---|---|
| Brüt | Hizmetin vergisiz bedeli | Sözleşmedeki rakam |
| Stopaj | Gelir vergisi tevkifatı | Brüt × oran |
| Katma değer vergisi | Tüketim vergisi | Brüt × oran |
| Net tahsil | Elinize geçen | Brüt − stopaj + katma değer vergisi |
Ödeme Yöntemine Göre Uygulama: Nakit, Banka ve Kart
Ödeme yöntemi, makbuz açıklamasını ve eklerini etkiler. Nakit tahsilatlarda kimlik ve saat bilgisi, banka tahsilatlarında dekont numarası ve açıklama standardı önemlidir. Kart tahsilatlarında slip ve gün sonu raporu eklenmeli; bloke–komisyon gibi fiilî unsurlar raporlamada ayrıca ele alınmalıdır. Yönteme göre “tahsil edildi/tahsil edilecek” ibareleri karışıklığı önler.
| Yöntem | Belgelendirme | Açıklama İpucu |
|---|---|---|
| Nakit | Kasa fişi ve makbuz | “Nakit tahsil – sözleşme no …” |
| Banka | Dekont ve makbuz | “Dekont … – hizmet …” |
| Kart (ödeme kaydedici cihaz) | Slip, gün sonu raporu | “Taksit/komisyon bilgisi not edilmeli” |
Sektörel Senaryolar: Hukuk, Sağlık, Danışmanlık ve Kreatif İşler
Her sektörde hizmetin ölçümü ve makbuz dili farklılaşır. Hukukta dosya numarası ve duruşma/iş kalemi belirtilir. Sağlıkta seans/prosedür kodu ve onay formları önemlidir. Danışmanlıkta rapor teslimi ve toplantı saatleri, kreatif işlerde tasarım sürümleri ve teslim–kabul tutanakları öne çıkar. Aşağıdaki tablo, farklı senaryolara kısa örnekler verir.
| Sektör | Senaryo | Açıklama Kalıbı | Önerilen Ekler |
|---|---|---|---|
| Hukuk | Dava dosyası | “Dosya 2025/… danışmanlık, 6 saat” | Görev yazısı, sözleşme |
| Sağlık | Seans hizmeti | “Fizyoterapi 8/10 seans” | Hizmet formu, onay |
| Danışmanlık | Proje raporu | “Aylık rapor – 12 saat toplantı” | Rapor, tutanak |
| Kreatif | Tasarım paketi | “Logo v2 + kurumsal şablon” | Teslim–kabul belgesi |
E-Serbest Meslek Makbuzu ve Dijital Arşiv
Elektronik serbest meslek makbuzu; düzenleme, imzalama ve saklama işlemlerini dijitalleştirir. Otomatik numaralandırma, seri atlama riskini azaltır; ön tanımlı alanlar yazım hatalarını düşürür. E-imza ve zaman damgası bütünlüğü güçlendirir. Dijital arşivde “yıl–ay–müşteri–makbuz no” şemasını kullanarak aramayı hızlandırın. Yedeklemeyi otomatikleştirin; yetkisiz erişimi rol bazlı izinlerle sınırlandırın.
- Zorunlu alanları sistemde “boş bırakılamaz” yapın.
- Açıklama ve dekont numarası için kalıp kullanın.
- Toplu PDF ve barkod ile denetim gününe hazır paket oluşturun.
- Erişim kayıtlarını düzenli inceleyin.
Serbest Meslek Makbuzu İptali ve Düzeltme Süreçleri
Temel bilgi yanlışsa (taraf, tutar, oran, tarih) makbuzu iptal edip yenisini düzenlemek en güvenli yoldur. İptalde orijinal belgeye “İPTAL” notu düşülür, gerekçe yazılır ve tüm nüshalar toplanır. Küçük eksiklerde (ek belgenin unutulması, kısa açıklama) düzeltme notu yeterli olabilir; ancak dekont/slip ve vergi kalemleri değişiyorsa yeniden düzenlemek gerekir. Yeniden kesimde açıklamaya “önceki makbuz no–tarih–iptal/düzeltme” bilgisi eklenir; arşivde dosya adları ilişkilendirilir.
- İptal: Gerekçe yazın, nüshaları geri toplayın, numara akışını bozmayın.
- Düzeltme: Hangi alanın düzeltildiğini kısa notla belirtin.
- Yeniden kesim: Doğru bilgilerle yeni belge düzenleyin, eskiye atıf verin.
- Muhasebe: Ters kayıt/mahsup işlemlerini aynı gün tamamlayın.
