Sevk İrsaliyesi Nedir? Nasıl Kesilir? Düzenlememe Cezası 2025
İşletmelerde malın araç üzerine yüklenip işletme dışına çıktığı her anda sevk irsaliyesi devreye girer. Satış olsun olmasın; depo transferi, fason, numune, iade gibi tüm hareketlerde sevk, hukuken ispat gerektirir. Bu rehberde; sevk irsaliyesinin mantığını, nasıl kesileceğini, e-irsaliye inceliklerini ve 2025’te “düzenlememe” risklerine karşı kontrol planını adım adım anlatıyoruz.
Sevk İrsaliyesi Nedir? Amacı ve İşletmedeki Yeri
Sevk irsaliyesi; malın işletme dışına çıkışıyla başlayan tüm hareketi hukuken ispatlayan, “ne, ne kadar, nereye, hangi araçla ve hangi tarihte/sevkte” sorularına cevap veren temel belgedir. Satış olsun olmasın; depo–depo transferleri, fason işlem için gönderimler, numune sevkleri, iade toplama ve mağaza besleme gibi tüm fiziksel durumlarda zorunluluk doğurur.
Amacı yalnızca denetim karşısında “belge göstermek” değildir; stok devrini izlenebilir hâle getirir, uyuşmazlıkları önler, teslim performansını ölçmeyi kolaylaştırır ve faturayla kurduğu ilişki sayesinde ticari kaydın bütünlüğünü sağlar. Doğru kurgulanmış bir irsaliye süreci; hatalı adres, eksik miktar, yanlış plaka/şoför ve geç düzenleme gibi masraflı hataları daha oluşmadan durdurur.
- Satış/planlama: Hangi siparişin ne zaman sevk olacağını, kısmi sevk gerekip gerekmediğini belirler.
- Depo: Miktar–birim doğruluğunu ve ambalaj/palet bütünlüğünü sağlar; sevk tarihi–saati kaydını üretir.
- Sevkiyat/taşıyıcı: Plaka–şoför bilgilerini doğrular; aktarma durumunda güncelleme yapar.
- Muhasebe/finans: İrsaliye–fatura–stok fişi eşleştirmesini izler; farklı tarihlerde kesilen faturaları ilişkilendirir.
- Bilgi sistemleri: Zorunlu alanları (sevk saati, plaka vb.) boş bırakılamaz yapar; raporlamayı kurar.
| Kontrol Başlığı | Sorumlu | Hedef Zaman | Nasıl Doğrulanır? |
|---|---|---|---|
| Kalem–miktar–birim uyumu | Depo | Araç yükleme öncesi | Sayım fişi–irsaliye satır eşleşmesi |
| Sevk tarihi–saati | Depo | Kapı çıkışı anı | Sistem zorunlu alan, otomatik damga |
| Plaka–şoför | Sevkiyat | Kapıya yanaşma | Plaka kartı, şoför kimlik kaydı |
| Varış adresi | Satış/planlama | Rota planlama | Sipariş kartı–irsaliye üst bilgiler |
| İlişkili belge | Muhasebe | Düzenleme anı | Sipariş/fatura referansı kaydı |
Sevk İrsaliyesi – Fatura – Taşıma İrsaliyesi: Farklar
Bu 3 belge sıkça karıştırılır; oysa hukuki dayanakları, düzenleme anları ve sonuçları farklıdır. Sevk irsaliyesi malın fiziksel hareketini ispatlar ve vergi doğurmaz; fatura teslim veya hizmetin bedelini kayda alır ve vergi doğurur; taşıma irsaliyesi ise lojistik hizmetin belgesidir ve malın mülkiyetine değil, taşıma faaliyetine ilişkindir.
| Belge | Amaç | Düzenleme Zamanı | Vergi Etkisi | Belgeyi Kim Düzenler? | Uygulamada Kritik Nokta |
|---|---|---|---|---|---|
| Sevk irsaliyesi | Mal hareketini ispat | Araç yüklenmeden hemen önce | Yok | Gönderici (bazı durumlarda alıcı) | Sevk tarihi–saati ve plaka zorunlu |
| Fatura | Bedeli kayda alma | Teslimde/kanuni sürede | Var | Satıcı | İrsaliye ile satır ve miktar tutarlılığı |
| Taşıma irsaliyesi | Taşıma hizmetini belgeleme | Hizmet başlarken | Hizmet vergisi | Taşıyıcı/lojistik firması | Mal belgesi yerine geçmez |
Kimler Sevk İrsaliyesi Düzenlemek Zorunda?
Sevk irsaliyesi; malın işletme dışına çıkarıldığı her durumda, malı gönderen veya bazı durumlarda malı alan tarafından düzenlenir. Satış olsun olmasın; depo–depo transferleri, fason için çıkışlar, konsinye ve numune gönderimleri ile iade toplama dahil tüm fiziksel hareketlerde zorunludur. Kendi aracınız, anlaşmalı lojistik ya da kargo kullanmanız zorunluluğu değiştirmez. E-irsaliye kapsamındaki mükellefler elektronik ortamda düzenler; kapsam dışında kalanlar kâğıt irsaliye kullanabilir. Nihai tüketicinin kendi alışverişini şahsen taşıması gibi dar istisnalar ticari taşımalara uygulanmaz.
- Üretici, toptancı, perakende zinciri, e-ticaret satıcısı: Mal sevkinde irsaliye şarttır.
- Depolar arası transfer: Satış yoktur ama sevk vardır; irsaliye zorunlu.
- Fason işlem: Gidişte irsaliye, dönüşte ters sevk gerekir.
- Konsinye/numune: “Açıklama” alanında sevk nedeni mutlaka yazılır.
- İade toplama: Müşteri veya şubelerden depoya dönüşte iade irsaliyesi düzenlenir.
- Kargo/lojistik: Kargo fişi yalnız taşıma hizmetini belgelendirir; sevk irsaliyesinin yerine geçmez.
| Faaliyet Tipi | Durum | İrsaliye Zorunluluğu | Not |
|---|---|---|---|
| Depo→Şube | Stok besleme | Var | Satış yok; “transfer” açıklaması yazılır |
| Üretim→Fason | İşleme gönderim | Var | Dönüşte ters sevk açılır |
| Satış→Müşteri | Teslimat | Var | Fatura teslimde/sonrasında kesilir |
| Kargo ile sevk | Taşıma hizmeti var | Var | Kargo fişi yerine geçmez |
| İade toplama | Müşteri/şube→Depo | Var | İade faturasıyla eşleştirilir |
Sevk İrsaliyesi Nasıl Kesilir?
Sevk irsaliyesi; “ne, ne kadar, nereye, hangi araçla ve hangi tarihte” sorularını cevaplayan, mal hareketinin hukuki dayanağı olan belgedir. Doğru düzenlenmesi; denetimde ceza riskini azaltır, stok–muhasebe kayıtlarını tutarlı kılar ve teslim performansını izlemeyi kolaylaştırır. Esas kural, mal araç üzerine yüklenmeden önce düzenlenmesi ve sevk saatinin gerçeği yansıtmasıdır.
- Ön hazırlık: Kalem–miktar–birim, gönderici–alıcı unvan ve adres, vergi numarası, sevk–varış adresi, plaka–şoför bilgisi hazır olmalı.
- Düzenleme: Kâğıtta seri–sıra bütünlüğü; e-irsaliyede şema, yetki ve imza ayarları kontrol edilmeli.
- Zaman kaydı: Sevk tarihi–saati boş bırakılamaz.
- İlişkili belge: Sipariş/fatura numarası biliniyorsa yazılır; “fatura sonra kesilecektir” notu gerekiyorsa açıklamaya eklenir.
- Teslim ve yanıt: E-irsaliyede alıcıya elektronik iletim ve teslimde kabul/ret/kısmi yanıt akışı işletilir.
- Arşiv: Kâğıt belgeler dosyalanır; elektronik belgeler sistem ve yedeklerde güvenle saklanır.
| Alan | Ne Yazılır? | Sık Yapılan Hata | Kontrol Önerisi |
|---|---|---|---|
| Sevk tarihi–saati | Kapı çıkışı anı | Boş bırakma | Zorunlu alan ve otomatik damga |
| Taşıyıcı–plaka–şoför | Kendi araç ya da lojistik | Aktarmayı not etmemek | Aktarmada açıklama veya yeni belge |
| Mal cinsi–birim–miktar | Ürün kartına uygun | Birim karışıklığı | Ürün kartında varsayılan birim |
| Sevk–varış adresi | Açık ve güncel adres | Yanlış şube | Sipariş kartı ile eşleştirme |
| Açıklama | Sevk nedeni | Boş geçmek | “Transfer/fason/numune/iade” kısa notu |
Sevk İrsaliyesi Düzenlememe Cezası Nedir?
Belgenin hiç düzenlenmemesi, gerçeğe aykırı düzenlenmesi, elektronik olması gerekirken kâğıt düzenlenmesi gibi fiiller özel usulsüzlük cezalarına yol açar. Tutarlar yıl başında güncellenir; tespit sayısı arttıkça cezalar da artar ve yıllık üst sınırlar uygulanır. Ayrıca sevk saati, plaka ve şoför bilgisi gibi zorunlu alanlarda ciddi uyumsuzluklar “hiç düzenlenmemiş sayılma” riskini büyütür. Bu nedenle denetimde sorulabilecek her bilgiyi irsaliye üzerinde açık ve izlenebilir tutmak gerekir.
- Ceza kapsamı: Hiç düzenlememe, gerçeğe aykırılık, elektronik zorunluluğa uymama.
- Artış mantığı: Aynı belge türünde tekrar tespitte tutarlar kademeli yükselir.
- Üst sınırlar: Her tespit ve yıllık toplam için sınırlar bulunur.
- Elektronik uyum: E-irsaliye kapsamındayken kâğıt düzenlemek ayrıca cezaya konu olabilir.
- İç kontrol: Zaman damgası disiplini, aktarma prosedürü, stok–irsaliye–fatura eşleştirmesi ve teslim yanıt akışı şarttır.
| Fiil/İhlal | Operasyondaki Karşılığı | Önleyici Uygulama |
|---|---|---|
| Hiç düzenlememe | Araç sevk oldu, belge yok | Kapı çıkışında belge kontrol noktası |
| Gerçeğe aykırı düzenleme | Yanlış miktar/plaka/saat | Zorunlu alanlar, çift kontrol |
| Elektroniğe uymama | E-irsaliye yerine kâğıt | Kapsam takibi ve sistem kilidi |
| Yanıt akışını işletmeme | Teslimde kabul/ret yok | Teslim ekranından anlık yanıt |
Sevk İrsaliyesi Örneği
Aşağıdaki sevk irsaliyesi örneği; gerçek bir sevk için “örnek doldurma” şablonudur. Kendi unvan, adres ve ürün bilgilerinize göre düzenleyip kullanabilirsiniz.
- Gönderici: ABC Tekstil A.Ş. (VKN: 1234567890) – Merkez Depo
- Alıcı/Varış: XYZ Mağazacılık Ltd. Şti. – İzmir Şube (Çınarlı Mah. …)
- Belge: Sevk İrsaliyesi – Seri A, Sıra 000456
- Düzenleme/Sevk: ../../…. – 09:40
- Taşıyıcı/Plaka/Şoför: Kendi aracımız – 34 ABC 456 – Ahmet Yılmaz
- Açıklama: Şube stok besleme – Sipariş STK-2025-0915 / Fatura sonra kesilecektir.
| Stok Kodu | Ürün Adı | Birim | Miktar | Açıklama |
|---|---|---|---|---|
| TSH-001 | Erkek tişört S–M–L karışık | Adet | 200 | Şube açılış besleme |
| SWT-014 | Kapüşonlu sweatshirt (M) | Adet | 50 | Kampanya stoku |
| ACC-210 | Bez çanta | Adet | 300 | Kasaya yakın promosyon |
