Tediye Makbuzu Nedir? Nasıl Doldurulur? Örnek Tediye Makbuzu
Tediye makbuzu, işletmenin kasasından ya da bankasından çıkan parayı düzenli, izlenebilir ve kanıtlanabilir hale getiren temel bir iç belgedir. Doğru kullanıldığında hem nakit akışını berraklaştırır hem de olası denetimlerde ispat gücü sağlar. Bu rehberde tediye makbuzun ne olduğunu, kimlerin hangi durumlarda düzenlemesi gerektiğini, adım adım nasıl doldurulacağını ve gerçek hayat senaryolarını ayrıntılı biçimde anlatıyoruz.
Tediye Makbuzu Nedir?
Tediye makbuzu; işletmenin yaptığı ödemeyi, alıcıya imzalatarak kanıtladığı yardımcı bir belgedir. Vergi niteliği taşımaz; fatura, dekont veya sözleşme gibi asıl belgelere dayanır. Kasa ve banka çıkışlarını izlemek, cari hesapları uzlaşmak ve iç denetimi güçlendirmek için kullanılır. Nakit, havale, çek veya kredi kartı ödemelerinde düzenlenebilir ve gerekirse muhasebe fişiyle eşleştirilir. Düzenleyen, ödemenin sebebini ve tutarı hem rakamla hem yazıyla yazar, alıcıdan imza alır, nüshaları güvenli şekilde arşivler.
- Tediye makbuzu “ödeme”yi kanıtlar; “tahsilat” değil.
- Asıl belgeyi referans gösterin: fatura, sözleşme, avans talimatı veya iade tutanağı.
- Muhasebe sürecinde kasa/banka fişleriyle birlikte kontrol edin.
- Rakam–yazı tutarını karşılaştırın; farklıysa belgeyi iptal edip yeniden düzenleyin.
Tediye Makbuzu Ne Zaman ve Neden Kullanılır?
Amacınız; “şu kişiye/birime, şu sebeple, şu tutarda ödeme yaptım” bilgisini anlaşılır ve imzalı şekilde kayda almaksa tediye makbuzu idealdir. Nakit yoğun çalışan işletmelerde kasa hareketlerini şeffaflaştırır. Banka üzerinden ödenen kalemlerde dekonta açıklık katar ve cari uzlaşmalarda sürtünmeyi azaltır. İade, avans kapama, masraf, komisyon, prim ve tazminat gibi farklı ödemelerde hızlı ispat sunar. Denetimde “kim, kime, ne için, ne zaman, ne kadar” sorularına net yanıt verir.
- Nakit kasa çıkışları
- Personel avans kapamaları
- Satıcıya fiyat farkı/ek hizmet ödemeleri
- Depozito iadesi veya teminat çözümü
- Küçük tutarlı masraf ödemeleri
- Komisyon, prim, telif ve hakediş ödemeleri
| Senaryo | Amaç | Dikkat Noktası |
|---|---|---|
| Avans kapama | Personele verilen avansın kapatılması | Harcama belgelerine atıf yapın, kalan tutarı netleştirin |
| İade ödemesi | Müşteriye/Hizmet alanına bedel iadesi | İade tutanağı ve iade edilen mal/hizmet bilgisi |
| Satıcı fark ödemesi | Ek hizmet/fiyat farkı | Asıl faturanın numarası ve ek protokol |
| Komisyon/prim | Hakediş karşılığı ödeme | Sözleşme maddesi ve hesaplama tabanı |
| Depozito/teminat | Güvence amaçlı blokaj dönüşü | Teslim–tesellüm veya şartların gerçekleşmesi belgesi |
Tediye Makbuzu Nasıl Doldurulur?
Belgeyi doldururken önce dayanak evrağı belirleyin, sonra ödemeyi açıklayan net bir cümle yazın. Tutarı hem rakamla hem yazıyla girin, virgül ve nokta kullanımını tutarlı yapın. Ödeme yöntemini işaretleyin ve gerekirse dekont/çek bilgilerini ekleyin. Alıcı kimlik ve iletişim bilgilerini açık yazın; tüzel kişilerde unvan ve vergi kimlik numarasını atlamayın. Son olarak imza, kaşe ve tarihleri atıp nüshaları dosyalayın.
- Tarih ve sıra numarası verin.
- Ödeyen ve alanın tam unvan/ad–soyadını yazın.
- Tutarı “1.234,56 TL” biçiminde; yazıyla “Bin İki Yüz Otuz Dört Türk Lirası Elli Altı Kuruş” yazın.
- Ödeme nedeni: “Fatura 2025-145 nolu malzeme alımı bedeli fark ödemesi” gibi.
- Ödeme şekli ve belge atfı: dekont no, çek no, pos slip no.
- İmza/kaşe: alıcı imzası zorunlu; gerekiyorsa teslim alan bilgisi.
| Alan | Ne Yazılır | İpucu |
|---|---|---|
| Tarih–No | Belge tarihi ve benzersiz numara | Yıl bazlı seri ile tekrar riskini azaltın |
| Ödeyen | İşletme unvanı/ad–soyad | Vergi kimlik/T.C. no ekleyin |
| Alan | Satıcı/çalışan/müşteri | Yetkili kişi imzalasın |
| Tutar (rakam) | Ödenen net tutar | Para birimini yazın |
| Tutar (yazıyla) | Rakamın yazıyla karşılığı | Son kelime “Türk Lirası” ile bitsin |
| Açıklama | Ödemenin sebebi ve referans | Fatura/evrak numarasına atıf yapın |
| Ödeme şekli | Nakit, havale, çek, kart | Banka ise dekont numarası ekleyin |
| İmza/kaşe | Alan tarafın imzası | Çift nüsha alın, birini teslim edin |
Tediye Makbuzu Örneği
Aşağıdaki örnek; satıcıya yapılan fiyat farkı ödemesini konu alır. Dayanak belge olarak ilgili faturaya ve ek protokole atıf yapılmıştır. Tutar rakam ve yazıyla tutarlı yazılmış, ödeme yöntemi “banka havalesi” olarak belirtilmiştir. Alıcı yetkilisinin adı soyadı ve imzası zorunlu alandır. Siz kendi senaryonuza göre alanları güncelleyerek kullanabilirsiniz. Örnek doldurulmuş tediye makbuzu:
| Alan | Değer |
|---|---|
| Belge No | TM-2025/078 |
| Tarih | 22.10.2025 |
| Ödeyen | ABC Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. (VKN: 1234567890) |
| Alan | XYZ Lojistik Ltd. Şti. (VKN: 0987654321) |
| Tutar (rakam) | 12.480,00 TL |
| Tutar (yazıyla) | On İki Bin Dört Yüz Seksen Türk Lirası |
| Ödeme Şekli | Banka havalesi – Dekont No: 2025-94421 |
| Açıklama | Fatura 2025-145 nolu sevkiyat için fiyat farkı ödemesidir. Ek Protokol 03.10.2025 madde 4’e göre yapılmıştır. |
| Teslim/İmza | Ahmet Demir – Yetkili – İmza |
- Açıklamada asıl evrak numarası ve tarihini mutlaka belirtin.
- Tutarın yazıyla karşılığını belgenin altına ve yanına kopyalamayın; tek yerde net tutun.
- Çapraz kontrol için dekontu makbuzun arkasına zımbalayın.
Tediye, Tahsilat ve Gider Pusulası Arasındaki Farklar
Bu üç belge sık karıştırılır; amaçları ve vergi sonuçları farklıdır. Tediye makbuzu, sizin yaptığınız ödemeyi kanıtlayan yardımcı belgedir. Tahsilat makbuzu, sizin para aldığınızı gösterir ve genelde müşteriye verilir. Gider pusulası ise vergi mevzuatında belirli hallerde fatura yerine geçen belgedir. Doğru belgeyi seçmek; kayıt doğruluğu ve denetimde hız sağlar.
| Belge | Amaç | Vergi Niteliği | Kullanım Örneği |
|---|---|---|---|
| Tediye makbuzu | Yapılan ödemeyi kanıtlama | Vergi belgesi değil | Satıcıya fark ödemesi, depozito iadesi |
| Tahsilat makbuzu | Alınan parayı kanıtlama | Vergi belgesi değil | Müşteriden tahsilat, peşinat alımı |
| Gider pusulası | Fatura yerine geçen belge | Vergi belgesi | Fatura kesemeyen kişiden alım, telif ödemesi |
Sektörel Örnekler: İnşaat, Perakende ve Hizmette Tediye Makbuzu
Sektörün iş akışı tediye makbuzunun dilini ve eklerini değiştirir. İnşaatta hakediş ve teminat çözümü belirleyicidir; açıklamada iş kalemi, dönem ve metrajı belirtin. Perakendede iade ve fiyat farkı öne çıkar; iade irsaliyesi ve kampanya protokolünü ekleyin. Hizmet sektöründe saatlik–proje bazlı ödemelerde sözleşme maddesi ve performans raporu önem taşır. Her sektörde belge dilini kısa, sayısal ve referanslı kurun.
- İnşaat: “Hakediş no, dönem, metraj ve poz” bilgisini açıklamada zincir halinde yazın.
- Perakende: İade tutarı, kampanya kodu ve kasa–banka kaydı aynı gün eşleştirilsin.
- Hizmet: Teslim formu ve onay e-postası çıktısını ek listesine koyun.
- Taşeron ödemeleri: Kesinti kalemleri (teminat, avans mahsubu) ayrı satırla gösterilsin.
- Çok şubeli yapılarda şube kodu ve proje kodu alanını zorunlu hale getirin.
| Sektör | Senaryo | Açıklama | Önerilen Ekler |
|---|---|---|---|
| İnşaat | Hakediş ödemesi | “Ekim ayı, 4. hakediş, poz X-12, metraj 1.250 m²” | Hakediş raporu, keşif özeti, onay tutanağı |
| İnşaat | Teminat iadesi | “Şartlar tamamlanınca %5 teminat çözümü” | Geçici/kesin kabul tutanağı |
| Perakende | Toplu iade | “Eylül kampanyası iade bedeli, fatura 2025/781” | İade irsaliyesi, kampanya protokolü |
| Perakende | Fiyat farkı | “Tedarikçi fiyat farkı, sipariş 45-987” | Karşılaştırma listesi, mutabakat |
| Hizmet | Proje taksiti | “Proje A, 2. taksit, teslim raporu 10/2025” | Sözleşme, teslim–kabul formu |
| Hizmet | Saatlik hizmet | “120 saat danışmanlık, yıl dönemi” | Zaman çizelgesi, onay e-postası |
Sık Yapılan Hatalar ve Çözüm Yolları
Hatalar genellikle detay eksikliği ve tutarsızlıktan kaynaklanır. Tutarı yazıyla yanlış yazmak, dayanak evrağa atıf vermemek ve imza eksikliği en sık görülenlerdir. Numaralandırmayı düzensiz yapmak uzlaşmalarda karmaşa doğurur. Ayrıca ödeme şekli belirtilmeden bırakılan makbuzlar banka/kasa uzlaşmasını yavaşlatır. Aşağıdaki tablo sık karşılaşılan hataları ve çözümleri özetler:
| Hata | Sonuç | Çözüm |
|---|---|---|
| Yazıyla tutar hatası | Uyuşmazlık, itiraz | Belgeyi iptal edin, doğru tutarla yeniden düzenleyin |
| Dayanak belge yok | Denetimde zayıf kanıt | Fatura/sözleşme/ek protokol numarasına atıf verin |
| İmza eksik | Geçerlilik sorunu | Alıcı yetkiliden imza alın, kimlik/unvan belirtin |
| Ödeme şekli boş | Kasa/banka uzlaşmaz | Nakit/havale/çek/kart ve belge numarasını yazın |
| Düzensiz numara | İzlenebilirlik kaybı | Yıl + seri + sıra mantığı kullanın |
- Belgeyi imza öncesi yüksek sesle okuyup iki kişi kontrol etsin.
- Rakam–yazı uyuşmazlığını otomatik kontrol eden şablonlar kullanın.
- İptal edilen nüshalara “İPTAL” damgası basıp saklayın.
Çek ve Senet Ödemelerinde Tediye Makbuzu Detayları
Çek ve senet ödemelerinde tediye makbuzu; belgenin türünü, numarasını, tarihini ve tarafları eksiksiz yazarak riskleri azaltır. Çek, görüldüğünde ödenir; pratikte ileri tarih kullanılsa da makbuzda “çek tarihi” ve banka bilgisi net olmalıdır. Senette vade tarihi, düzenleme yeri ve keşideci bilgileri belirleyicidir; makbuzda bu alanlara mutlaka atıf yapın. Her iki durumda da ciro zinciri, yetkili imza ve belgenin arka yüz onayı kontrol edilmelidir. Ekler bölümünde ön–arka fotokopi, teslim tutanağı ve banka dekontu gibi kanıtlayıcıları listeleyin.
- Çek için kontrol adımları: çek no, düzenleme tarihi, banka–şube, hesap no, lehtar, ciro zinciri, arka yüz onayı.
- Senet için kontrol adımları: senet no, vade, düzenleme yeri–tarihi, keşideci imzası, lehtar, bedel ve kira/ticari ilişki açıklaması.
- Ödeme şekli alanına “çekle ödeme” veya “senet kapama” yazıp belge numarasını parantez içinde belirtin.
- Teslim alan kişinin kimlik bilgisi ve yetki durumunu kısa notla yazın; vekâlet varsa ekine koyun.
- Banka yoluyla çek tahsili yapıldıysa dekont numarasını ve tarihini açıklamaya ekleyin.
| Öğe | Çek Ödemesi | Senet Ödemesi |
|---|---|---|
| Belge Referansı | Çek no, banka–şube | Senet no, düzenleme yeri |
| Tarih/Vade | Çek tarihi (görüldüğünde) | Vade tarihi zorunlu alan |
| Taraflar | Keşideci, lehtar, cirantalar | Keşideci, lehtar |
| Onay/İmza | Arka yüz ciro/onay | Keşideci ıslak imza |
| Ekler | Ön–arka fotokopi, dekont | Senet fotokopisi, dekont |
| Açıklama Örneği | “Çek no 123456, banka X şube Y” | “Senet no 78910, vade 15.11.2025” |
| Muhasebe Notu | Banka tahsiliyle kapama | Vade sonunda kapama notu |
Muhasebe Kayıtlarıyla İlişki ve Kontrol
Tediye makbuzu muhasebe fişinin yerine geçmez; ancak ödeme kaydının belgelenmesini kolaylaştırır. Kasa ve banka çıkışları ilgili hesaplarla eşleştirilir, cari hesap hareketi açıklamayla uyumlu olmalıdır. Dayanak fatura veya sözleşme numarası açıklamada yer aldığında mahsup fişini bulmak kolaylaşır. Personel ödemelerinde masraf formu ve avans formunu birlikte saklamak denetim izini güçlendirir.
| Ödeme Türü | Eşleşmesi Gereken Belge | Not |
|---|---|---|
| Satıcı ödemesi | Fatura, dekont | Fatura numarası açıklamada olmalı |
| Avans kapama | Masraf formu, harcama belgeleri | Kalan tutar/borç netleştirilmeli |
| Depozito iadesi | Teslim tutanağı | Şart gerçekleşmesi kayda bağlanmalı |
| Prim/komisyon | Sözleşme, hesap cetveli | Hesaplama yöntemi belirtilmeli |
- Kasa sayım tutanağı ile tediye makbuzlarını günlük eşleştirin.
- Banka mutabakatında dekont–makbuz–mahsup fişi üçlüsünü kontrol edin.
- Ay kapanışında numara sıralamasını raporlayın, atlayan numara kalmasın.
Tediye Makbuzu İptali ve Düzeltme Süreçleri
Yanlış tutar, hatalı taraf, tarih uyumsuzluğu veya eksik ek durumlarında makbuz iptali ve düzeltme gerekir. İptalde orijinal makbuza “İPTAL” damgası vurup, iptal gerekçesini kısa notla işleyin ve ardışık numarayı koruyun. Düzeltmede yeni bir makbuz düzenleyip açıklamaya “eski belge no–tarih–iptal/düzeltme” bilgisini yazın. Banka ödemelerinde iade/ters kayıt, nakitte ise geri tahsil makbuzu ile kapatmayı tercih edin. Dijital arşivde iptal–düzeltme belgelerini dosya adında ilişkilendirerek birlikte saklayın.
- İptal Adımları
- Hatanın türünü yazılı notla belirleyin.
- Orijinal makbuza “İPTAL” damgası basın, imzalayın.
- İptal gerekçesini ve tarihi açıklama alanına ekleyin.
- Nüshaları toplayıp “iptal” klasöründe saklayın.
- Banka/kasa kayıtlarını ters kayda alın, cariyle eşleştirin.
- Düzeltme Adımları
- Doğru bilgilerle yeni makbuzu düzenleyin.
- Açıklamada “Önceki Belge: TM-2025/078 İptal Edildi” yazın.
- Eski ekleri yeni makbuza taşıyın; gerekiyorsa güncellenmiş dekontu ekleyin.
- Yetkiliden yeniden imza alın, nüshaları dağıtın.
- Arşivde iki belgeyi dosya adıyla ilişkilendirin.
| Hata Türü | Önerilen Yol | Not |
|---|---|---|
| Tutar hatası | İptal + yeni makbuz | Rakam–yazı alanlarını iki kişi kontrol etsin |
| Tarih/numara hatası | İptal + doğru tarih/seri | Ardışık numarayı bozmayın |
| Taraf bilgisi hatası | İptal + yeniden düzenleme | Yanlış nüshaları geri toplayın |
| Eksik ek | İptalsiz ek tamamlama notu | Ekler listesine tarih–sayfa ekleyin |
| Açıklama yetersiz | Düzeltme makbuzu | Referans no ve belge türünü net yazın |
