Yevmiye Defteri Nedir? Yevmiye Defteri Nasıl Tutulur?

Yevmiye defteri, her finansal işlemi gün gün ve sıra numarasıyla kaydederek işletmenin resmi hafızasını oluşturan temel muhasebe defteridir. Doğru tutulduğunda denetim, vergi ve yönetim raporları sorunsuz ilerler; hatalı veya eksik tutulduğunda ise süreçler tıkanır, riskler büyür. Bu rehberde yevmiye defterinin ne olduğunu, nasıl tutulacağını ve gerçek hayatta karşılaşacağınız durumları adım adım anlatıyoruz.
Yevmiye Defteri Nedir?
Yevmiye defteri, işletmede gerçekleşen her finansal olayın tarih, sıra numarası, hesap kodları, borç–alacak tarafları ve açıklamasıyla kayda alındığı ana defterdir. Bu defter, belgeye dayalı olarak düzenlenir ve tüm hareketler kronolojik sırayla artan numaralarla izlenir. Amaç, işlemlerin değiştirilemez bir kayıt zinciri oluşturması ve büyük defter ile mizan üretimine doğru veri sağlamasıdır. Düzenli yevmiye kaydı; şeffaflık, izlenebilirlik ve finansal raporların güvenilirliği için vazgeçilmezdir. İşletme ölçeği ne olursa olsun, yevmiye defteri olmadan sağlıklı mali analiz yapmak mümkün değildir.
- Her işlem belgeye dayanır: fatura, makbuz, dekont, bordro, tahakkuk fişi gibi.
- Kayıt, olayın gerçekleştiği tarih esas alınarak gün bazında yapılır.
- Aynı güne ait maddeler artan sıra numarasıyla birbirini izler.
- Her madde, borç ve alacak toplamı eşit olacak şekilde kurgulanır.
| Kavram | Ne İfade Eder | Yevmiye ile İlişkisi | Etki |
|---|---|---|---|
| Belge dayanağı | İşlemi kanıtlayan evrak | Kayıt gerekçesini oluşturur | Denetimde ispat kolaylığı |
| Hesap planı | Kod–isim standardı | Doğru sınıflamayı sağlar | Tutarlı raporlama |
| Büyük defter | Hesap bazlı dağılım | Yevmiyeden beslenir | Mizan üretir |
| Mizan | Toplam kontrol tablosu | Eşitliği doğrular | Bilanço ve gelir tablosu |
Yevmiye Defteri Nasıl Tutulur? (Adım Adım Uygulama)
Yevmiye kaydını doğru yapmak için önce belgeyi sınıflandırın, ardından uygun hesapları belirleyip borç–alacak taraflarını kurun. Kayıt sırasında tarih, yevmiye numarası ve açıklamayı standart bir dil ile yazın. Her madde için toplam borç ve toplam alacak eşit olmalıdır; farklılık varsa hesap seçimini veya tutarı gözden geçirin. Kaydı tamamladıktan sonra ilgili büyük defter hesaplarına dağıtımı otomatik veya manuel olarak gerçekleştirin. Gün kapanışında günlük toplamları kontrol ederek mizanla ön mutabakat yapın.
- Belgeyi okuyun, işlem türünü ve vergisel niteliğini belirleyin.
- Hesap kodlarını seçin; yardımcı hesap ve masraf merkezi gerekiyorsa ekleyin.
- Tarih, sıra numarası ve açıklamayı net ve tekil ifadeyle yazın.
- Borç–alacak eşitliğini kontrol edip büyük defter dağıtımını çalıştırın.
| Adım | Girdi | Çıktı | Kontrol |
|---|---|---|---|
| Sınıflandırma | Belge, tutar, tarih | İşlem türü | Vergisel durum |
| Hesap seçimi | Hesap planı | Borç–alacak tarafı | Uygun kod |
| Kayıt | Tarih, numara, açıklama | Yevmiye maddesi | Eşitlik testi |
| Dağıtım | Yevmiye maddesi | Büyük defter fişi | Mizan etkisi |
Yevmiye Kaydının Yapısı: Borç, Alacak, Açıklama ve Belge Numarası
Bir yevmiye maddesi; tarih, sıra numarası, hesap kodları, borç ve alacak tutarları ile kısa ama açıklayıcı bir metinden oluşur. Açıklamada işlemin ne olduğu, hangi belgeye dayandığı ve gerekiyorsa dönem bilgisi yer alır. Belge numarası, karşı taraf unvanı ve vergi bilgisi gibi yardımcı alanlar denetimde arama süresini azaltır. Masraf merkezi, proje veya bölüm kodu kullanıyorsanız, kayıt yapısında bu alanları tutarlı biçimde doldurun. Tüm satırların toplam borcu ile toplam alacağı eşit olmalı, aksi durumda kayıt tamamlanmış sayılmaz.
- Açıklamayı tek cümlede ama anlaşılır yazın; kısaltmaları kurum içi sözlüğe göre kullanın.
- Aynı madde içinde farklı oranlı vergi ve iskonto varsa satırları ayırın.
- Belge numarası ve tarihi olmadan kayıt açmayın; izlenebilirlik zayıflar.
- Yardımcı hesap kullandığınızda hesap isminde detayın görüldüğünden emin olun.
| Alan | Zorunluluk | Önerilen Biçim | Hata Riski |
|---|---|---|---|
| Tarih | Zorunlu | Gün/ay/yıl | Yüksek |
| Sıra numarası | Zorunlu | Artan tam sayı | Orta |
| Hesap kodu | Zorunlu | Standart plan | Orta |
| Borç/alacak | Zorunlu | İki ondalık | Yüksek |
| Açıklama | Zorunlu | Kısa–net | Orta |
| Belge numarası | Önerilir | Seri–sıra | Orta |
Elektronik Defter (e-Defter) ile Yevmiye: Farklar ve Uygulama
Elektronik defter uygulamasında yevmiye defteri dijital formatta üretilir, zaman damgası ve imza ile değiştirilemezlik garanti altına alınır. Kayıt mantığı değişmez; sadece format, doğrulama ve berat süreçleri devreye girer. Belge bütünlüğü için her yevmiye kaydı belge künyesiyle ilişkilendirilir ve dosya standartlarına uygun oluşturulur. Dönem kapamalarında berat yüklemelerini zamanında yapmak ve doğrulama raporlarını arşivlemek kritik önem taşır. Yazılım ayarlarında hesap planı, belge alanları ve kullanıcı yetkilerini önceden kurgulamak süreci sorunsuzlaştırır.
- Yazılımda dönem, şirket ve şube parametrelerini doğru eşleyin.
- Belge taramaları için dosya adlandırma standardı belirleyin.
- Aylık doğrulama ve berat kontrollerini takvimle yönetin.
- Yedekleme ve saklama politikalarını yazılı hale getirin.
| Konu | Klasik Defter | Elektronik Defter | Dikkat Edilecek Nokta |
|---|---|---|---|
| Biçim | Fiziksel sayfalar | Dijital dosya | Standart uyumu |
| Onay | Açılış/kapanış tasdiki | Elektronik berat | Zamanlamaya uyum |
| Değiştirilemezlik | Fiziksel bütünlük | İmza–zaman damgası | Teknik doğrulama |
| Arşiv | Klasör–kutular | Dijital depolama | Yedekleme |
Yevmiye Kayıt Örnekleri: Satış, Alım, Banka, Ücret ve Amortisman
Gerçek yaşamda kayıt senaryoları farklılaşsa da temel mantık aynıdır. Satışta gelir ve tahsilat veya alacak doğar; alımda gider ve borç veya ödeme oluşur. Banka hareketlerinde masraf ve faiz ayrıştırması gerekir. Ücretlerde bordro tahakkuku ve ödeme dönemi ayrı kayıtlarla izlenir. Amortismanlarda dönemsel gider ve birikmiş değer düşüklüğü birlikte kayda alınır.
- Satış: Gelir ve hesaplanan vergi ile tahsilat veya alacak senaryosu.
- Alım: Gider veya stok ve indirilecek vergiyle birlikte borç veya ödeme.
- Banka: Havale, masraf ve kur farkını ayrı satırlar halinde kaydedin.
- Ücret: Bordro tahakkuku ile ödeme fişini birbirine bağlayın.
| Senaryo | Borç | Alacak | Açıklama |
|---|---|---|---|
| Nakit satış | Kasa | Satış geliri | Belge seri–sıra |
| Kredili satış | Ticari alıcılar | Satış geliri | Vade bilgisi |
| Mal alımı | Gider/stok | Satıcılar | İndirilecek vergi ayrımı |
| Banka masrafı | Finansman gideri | Banka | Masraf ayrıştırma |
| Ücret tahakkuku | Personel gideri | Ödenecekler | Bordro dönemi |
| Amortisman | Amortisman gideri | Birikmiş amortisman | Dönemsel tutar |
Numaralandırma, Tarihleme ve Sıralama Kuralları
Yevmiye maddeleri aynı gün içinde artan numarayla ilerler ve günler kronolojik sırayla birbirini izler. Geriye dönük ekleme gerekiyorsa sonraki numara ile ek madde açılır, sıralama tutarlılığı korunur. Tarih alanını belge tarihinden farklıysa mutlaka açıklamada gerekçeyi yazın. Gün kapanışında toplamları kontrol edip numara atlaması veya tekrarını anında düzeltin. Dönem sonunda ilk ve son yevmiye numaralarını içeren bir özet hazırlayın.
- Numara aralıklarını dönem başında belirleyin; şube bazında farklılaştırın.
- Aynı numarayı iki kez kullanmayın; düzeltmede yeni numara verin.
- Tarih–belge uyumsuzluğunu açıklamayla görünür kılın.
- Günlük kapanışı kontrol listesiyle standardize edin.
| Kural | Uygulama | Neden Önemli | Hata Riski |
|---|---|---|---|
| Artan numara | Gün içi sıra | İzlenebilirlik | Orta |
| Kronolojik tarih | Esas alınır | Denetim kolaylığı | Yüksek |
| Tekillik | Numara tekrarı yok | Çift kayıt önler | Orta |
| Özetleme | İlk–son numara | Dönem kapanışı | Düşük |
Yanlışı Düzeltme: Ters Kayıt, Virman ve Düzeltme Senaryoları
Hata yaptığınızda mevcut kaydı silmek yerine düzeltme kaydı atın; iz bırakmak esastır. Ters kayıt, hatalı maddeyi nötrler; ardından doğru kayıt yeni maddeyle eklenir. Virman, yanlış hesaplar arasındaki tutarı doğru hesaba taşır ve açıklamada gerekçe belirtilir. Tutar farkları, vergi oranı veya belge bilgisi hatalarında düzeltme açıklamasını açık yazın. Büyük hatalarda sorumlu onayı ve iç kontrol kaydı oluşturun.
- Silmek yerine ters kayıt ve doğru kayıt zincirini kullanın.
- Virmanlarda kaynak ve hedef hesapları net gösterin.
- Düzeltmeyi yapan kişi ve tarihi açıklamaya ekleyin.
- Büyük tutarlar için onay zinciri uygulayın.
| Hata Türü | Çözüm | Açıklama Notu | Kontrol |
|---|---|---|---|
| Yanlış hesap | Virman | Kaynak–hedef hesap | Mizan etkisi |
| Yanlış tutar | Ters + doğru kayıt | Fark ve gerekçe | Toplam eşitliği |
| Yanlış tarih | Ters + doğru tarih | Belge–tarih uyumu | Kronoloji |
| Yanlış vergi | Düzeltme kaydı | Oran ve matrah | Vergi tabloları |
Defter Onayı, Saklama Süresi ve Arşiv Düzeni
Fiziksel defterler için dönem başında açılış, dönem sonunda kapanış onayları yapılır; elektronik defterlerde berat ve teknik doğrulamalar geçerlidir. Belgeleri yasal süre boyunca düzenli ve erişilebilir biçimde saklayın. Dijital arşivde dosya adlarında tarih, şirket, belge türü ve numarayı standartlaştırın. Erişim yetkilerini rol bazlı kurgulayın ve yedeklemeyi düzenli test edin. Denetim öncesi örneklem listelerini yevmiye numarası ve belge künyesiyle eşleştirip hazır tutun.
- Açılış–kapanış onay takvimini yıl başında planlayın.
- Dosya adlandırma ve klasör yapısını yazılı hale getirin.
- Erişim günlüklerini düzenli gözden geçirin.
- Yedeklemeleri farklı ortamlarda saklayın.
| Konu | Fiziksel Defter | Elektronik Defter | Uygulama |
|---|---|---|---|
| Onay | Açılış–kapanış | Berat ve doğrulama | Takvim yönetimi |
| Saklama | Klasör ve kutu | Dijital arşiv | Yedekleme |
| Erişim | Kilitli alan | Rol bazlı yetki | Günlük izleme |
| Denetim | Fiziksel ibraz | Dosya paylaşımı | Örneklem listesi |
Kontrol Listesi ve Yaygın Hatalar
Yevmiye sürecinde en çok tarih–numara uyumsuzluğu, belge numarası eksikliği, yanlış hesap seçimi ve borç–alacak eşitsizliği görülür. Bu hataları azaltmak için günlük kontrol listesi uygulayın ve iki aşamalı gözden geçirme yapın. Büyük tutarlarda ikinci onay zorunluluğu getirerek hatayı erken yakalayın. Ay sonlarında mizan karşılaştırmasıyla hesap bakiyelerini teyit edin. Tutarsızlık bulduğunuzda düzeltme kayıtlarını aynı gün açarak zinciri temiz tutun.
- Günlük: Numara, tarih, eşitlik, açıklama, belge kontrolü.
- Haftalık: Hesap yoğunluk analizi ve olağandışı hareket taraması.
- Aylık: Mizan–bilanço tutarlılık testi ve virman ihtiyacı değerlendirmesi.
- Dönemsel: Envanter, amortisman ve karşılık kayıtlarının gözden geçirilmesi.
| Hata | Belirti | Önleme | Düzeltme |
|---|---|---|---|
| Tarih–numara uyumsuzluğu | Kronoloji bozulur | Günlük kontrol listesi | Ters + doğru kayıt |
| Belge eksikliği | Denetimde gecikme | Zorunlu alan | Kayıt ek açıklama |
| Yanlış hesap | Analiz sapar | Eğitim ve şablon | Virman |
| Eşitsizlik | Kayıt tamamlanmaz | Otomatik kontrol | Tutar düzeltmesi |
Raporlama ve Analiz: Yevmiyeden Mizana, Bilanço ve Gelir Tablosu
Yevmiye defteri, büyük deftere aktarım sonrası mizanı üretir; mizan ise bilanço ve gelir tablosunun temelidir. Bu akışın doğruluğu, hesap kodlarının tutarlı kullanımına ve kayıtların zamanında yapılmasına bağlıdır. Yönetim raporlarında masraf merkezi, ürün, proje gibi boyutları yevmiye aşamasında işaretlemek analiz kalitesini yükseltir. Dönem sonlarında kapanış kayıtlarıyla gelir ve giderleri doğru döneme dağıtın. Karşılaştırmalı tablolar için aynı kod sistemini yıllar boyunca koruyun.
- Masraf merkezi ve proje kodlarını zorunlu alan yapın.
- Mizanı hafta bazında kontrol ederek sapmaları erken yakalayın.
- Kapanış kayıtları ve tahakkukları döneminde çalıştırın.
- Kod değişikliklerini belgeli ve tarihli yönetin.
| Aşama | Kaynak | Belge | Kritik Kontrol |
|---|---|---|---|
| Yevmiye | Belge | Büyük defter | Eşitlik |
| Büyük defter | Yevmiye dağıtımı | Mizan | Hesap bakiyesi |
| Mizan | Hesap toplamları | Bilanço/gelir tablosu | Denge |
| Raporlama | Mizan ve detay | Yönetim raporları | Boyut etiketleri |
KOBİ ve Mikro İşletmeler İçin İpuçları ve Araçlar
Küçük işletmelerde sınırlı kaynaklarla düzen kurmak zordur; basit ama etkili standartlar ile ilerleyin. Hesap planını sadeleştirin, en çok kullanılan hesaplara şablon fişler tasarlayın. Nakit, banka, satış ve alım gibi sık işlemler için hazır metin ve kod kombinasyonları belirleyin. Belge toplama sürecini dijitalleştirip, gün sonunda kısa bir kontrol turu yapın. Eğitim ve görev dağılımını net yazarak sorumlulukları görünür kılın.
- Şablon fiş: satış, alım, masraf, ücret, amortisman.
- Dosya adı standardı: tarih–belge türü–numara–tutar.
- Gün sonu kontrol listesi: beş maddelik kısa tur.
- Bulut tabanlı arşiv ve görev listesi kullanımı.
| İhtiyaç | Basit Çözüm | Kazanım | Risk Azaltımı |
|---|---|---|---|
| Hızlı kayıt | Şablon fiş | Zaman tasarrufu | Daha az hata |
| Belge düzeni | Dijital arşiv | Kolay erişim | Kayıp önleme |
| Sorumluluk | Görev listesi | Şeffaflık | Gecikme azalması |
| Tutarlılık | Sade hesap planı | Kolay analiz | Yanlış sınıflama |
İç Kontrol ve Yetkilendirme: Görev Ayrılığı ve Onay Mekanizması
Yevmiye sürecinde belge toplama, kayıt, kontrol ve onayı tek kişide toplamak hataya ve suiistimale açık bir yapı oluşturur. Görev ayrılığı uygulayarak en az iki aşamalı kontrol kurgulayın. Kayıt yapan ile onaylayan farklı kişiler olmalı, büyük tutarlar için ek onay seviyesi tanımlanmalıdır. Yetki matrisinde hesap gruplarına ve tutar limitlerine göre roller tanımlayın. Erişim kayıtlarını periyodik raporlarla kontrol ederek olağandışı hareketleri tespit edin.
- Rol bazlı yetkiler: kayıt, düzeltme, onay ayrı olsun.
- Limit tabanlı onay: tutara göre ek onay devreye girsin.
- Kayıt günlükleri: kim, ne zaman, hangi fişi oluşturdu izleyin.
- Dönemsel iç denetim: örneklemle kontrol listesi çalıştırın.
| Kontrol Noktası | Uygulama | Beklenen Etki | İzleme Yöntemi |
|---|---|---|---|
| Görev ayrılığı | Rol matrisi | Hata ve risk azalır | Yetki raporu |
| Onay limiti | Tutar eşik değerleri | Büyük tutar güvencesi | Onay logları |
| Erişim kontrolü | Kullanıcı–hesap eşlemesi | Yetkisiz işlem önlenir | Günlük analizi |
| İç denetim | Örneklem testi | Süreç gelişir | Bulgular listesi |





