Teklif Mektubu Nedir? Nasıl Hazırlanır? Örnekleri Nelerdir?

Teklif mektubu, iş dünyasında en çok kullanılan ama çoğu zaman en hatalı yazılan metinlerden biridir. İster bir müşteriye fiyat sunun, ister bir iş ortaklığı önerin, ister sponsorluktan bahsedin; iyi hazırlanmış bir teklif mektubu sizi rakiplerinizden net şekilde ayırır. Aşağıda teklif mektubunun ne olduğunu, nasıl hazırlanacağını, nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve farklı durumlar için örnek metinleri ayrıntılı şekilde bulabilirsiniz.

Teklif Mektubu Nedir?

Teklif mektubu, bir kişi ya da kurumun başka bir kişi veya kuruma; mal, hizmet, işbirliği, sponsorluk, proje, iş teklifi gibi konularda resmî ve yazılı bir öneride bulunduğu metindir. Mektupta, önerilen işin kapsamı, şartlar, fiyat, süre, sorumluluklar ve diğer koşullar açık ve anlaşılır şekilde belirtilir. Bu yönüyle teklif mektubu hem iletişim aracı hem de ileride yapılacak sözleşmenin ön adımı olarak görülür.

Teklif mektubu çoğu zaman bağlayıcı nitelik taşır; özellikle süre, fiyat ve kapsam net yazıldığında taraflar arasında güçlü bir beklenti oluşur. Bu yüzden metnin hem içeriği hem üslubu hem de kullanılan ifadeler büyük önem taşır.

Teklif Mektubu Ne İşe Yarar?

Teklif mektubu, sizden hizmet veya ürün talep eden ya da potansiyel olarak talep edebilecek kişilere, resmî ve düzenli bir teklif sunma aracıdır. Sözle anlatılması zor ve dağınık kalabilecek detayları, yazılı ve sistemli hale getirir. Böylece hem yanlış anlaşılmalar azalır hem de taraflar sonradan neye mutabık kaldıklarını kolayca görebilir. Teklif mektubunun başlıca faydalarını şöyle özetleyebiliriz:

• Müşteri veya karşı taraf gözünde kurumsal ve güvenilir bir izlenim oluşturur.
• Fiyat, süre, kapsam, ödeme koşulları gibi ayrıntıları yazılı hale getirerek uyuşmazlık ihtimalini azaltır.
• Rakipler arasında tercih yapılırken, düzenli hazırlanmış bir teklif mektubu ciddi avantaj sağlar.
• Sonraki sözleşme, protokol veya sipariş aşaması için sağlam bir temel oluşturur.
• E-posta ile gönderildiğinde bile, resmî bir yazışma niteliği taşıyarak ciddiyet kazandırır.

Teklif Mektubu Çeşitleri Nelerdir?

Teklif mektubu, hangi amaçla yazıldığına ve kime hitap ettiğine göre farklı türlere ayrılır. Bir inşaat firması için hazırlanan ihale teklif mektubu ile, bir etkinlik için hazırlanan sponsorluk teklif mektubu aynı olmaz. Her türün dili, kapsamı ve vurguladığı noktalar değişir. Teklif mektubu türleri ve kullanım alanları:

• İşletmeden müşteriye hizmet teklif mektubu
• Tedarikçiden firmaya ürün ve fiyat teklif mektubu
• Serbest çalışandan kuruma proje teklif mektubu
• Ortaklık veya iş birliği teklif mektubu
• Kamu veya özel sektör ihalesi için resmi teklif mektubu

Teklif Mektubu Türü	Uygun Olduğu Durum
Hizmet teklif mektubu	Bakım, danışmanlık, eğitim, yazılım geliştirme gibi süreklilik veya emek yoğun işlerde kullanılır.
Ürün ve fiyat teklif mektubu	Stoklu ürün satışı, malzeme tedariki, toplu alımlar gibi durumlarda tercih edilir.
Proje teklif mektubu	Belirli süreli ve kapsamlı projelerde, aşamalı iş teslimlerinde kullanılır.
İş birliği teklif mektubu	Ortak çalışma, gelir paylaşımı, kampanya veya ortak proje planlandığında yazılır.
İhale teklif mektubu	Kamu veya büyük ölçekli özel ihalelerde, şartnameye bağlı resmi tekliflerde gerekir.

Teklif Mektubu Nasıl Hazırlanır?

Teklif mektubu hazırlanırken, hem resmî yazışma kuralları hem de sektörel beklentiler dikkate alınmalıdır. Metin, sade ama eksiksiz olmalı; özellikle fiyat, süre, kapsam ve ödeme şartları açıkça yazılmalıdır. Aşağıdaki adımlar, çoğu teklif mektubu için temel bir iskelet sunar. Teklif mektubu hazırlarken izlenebilecek temel adımlar:

• Mektubun sağ üst köşesine tarih bilgisini yazın.
• Hitap edeceğiniz kurum veya kişinin adını, unvanını ve adresini belirtilen kısma ekleyin.
• Konu satırında teklifin neyle ilgili olduğunu kısa ve net biçimde ifade edin.
• Giriş paragrafında kim olduğunuzu ve neden teklif sunduğunuzu kısaca anlatın.
• Teklifin kapsamını; ürün, hizmet, miktar, süre gibi bilgilerle açık biçimde yazın.
• Fiyat, ödeme şartları, indirim, teslim süresi, garanti gibi kritik unsurları net rakamlarla belirtin.
• Mektubun sonunda teşekkür edin, geri dönüş için iletişim bilgilerinizi ekleyin ve imza bölümüyle yazıyı bitirin.

Teklif Mektubunda Bulunması Gereken Temel Unsurlar

Güçlü ve ikna edici bir teklif mektubunda, mutlaka yer alması gereken bazı bölümler vardır. Bu bölümler eksik olduğunda, karşı taraf teklifi anlamakta zorlanır veya güven duymayabilir. Aşağıda bir teklif mektubunda yer alması gereken temel unsurları özetleyen tabloyu bulabilirsiniz. Teklif mektubunun temel bölümleri:

Unsur	Örnek İfade
Tarih	“../../….” gibi gün, ay, yıl içeren açık tarih yazılmalıdır.
Alıcı bilgileri	“[Firma Adı] İnsan Kaynakları Müdürlüğü” gibi net hitap tercih edilmelidir.
Konu	“Konu: Web sitesi bakım hizmeti için fiyat teklifimiz” şeklinde kısa ve anlaşılır olmalıdır.
Kapsam	“Bu teklif, yıllık bakım, içerik güncelleme ve güvenlik kontrollerini kapsamaktadır.”
Fiyat	“Toplam hizmet bedeli, tüm vergiler dâhil olmak üzere … TL’dir.” ifadesiyle netleştirilmelidir.
Teslim süresi	“Çalışma süresi, sözleşme tarihinden itibaren 30 gündür.” gibi somut bir süre belirtilmelidir.
Ödeme şartları	“Hizmet bedelinin yüzde ellisi peşin, kalan tutar teslimde tahsil edilecektir.” şeklinde yazılmalıdır.
Geçerlilik süresi	“Bu teklif, yazı tarihinden itibaren 15 gün süreyle geçerlidir.” ifadesi tercih edilebilir.
İmza ve iletişim	“Ad Soyad, Unvan, telefon ve e-posta” bilgileri alt bölümde yer almalıdır.

Teklif Mektubu Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Teklif mektubunun kabul edilmesi, çoğu zaman yalnızca fiyatla ilgili değildir. Dil, üslup, düzen ve profesyonel görünüm de en az fiyat kadar önem taşır. Aynı rakamlarla yazılmış iki teklif mektubundan, daha açık ve profesyonel yazılmış olan çoğu zaman öne çıkar. Teklif mektubu yazarken şu noktalara özellikle dikkat etmelisiniz:

• Gereksiz uzun cümlelerden kaçının; kısa ve anlaşılır cümleler kullanın.
• Resmî ve saygılı bir dil tercih edin, samimiyeti abartıp günlük konuşma ifadelerine kaçmayın.
• Fiyat, süre ve ödeme şartlarını mümkün olduğunca rakamsal ve net şekilde yazın.
• Yazım ve noktalama hatalarını kontrol edin; mümkünse mektubu ikinci bir gözün okumasını sağlayın.
• Teklifin geçerlilik tarihini mutlaka belirtin; süresiz görünen teklifler ciddiyet kaybına yol açar.
• Çok teknik terim kullanmanız gerekiyorsa, parantez içinde kısa açıklama yapmayı düşünün.
• E-posta ile gönderiyorsanız, konu satırında teklifin konusunu net şekilde yazın.

Hizmet Teklif Mektubu Örneği (Firma → Müşteri)

• [Tarih]
• [Alıcı Firma Adı]
• [İlgili Kişi Adı ve Unvanı]
• [Adres]
• [Şehir]
• Konu: [Hizmet Türü] hizmeti için fiyat teklifimiz

Sayın [İlgili Kişi Adı],

Tarafınızdan iletilen talep doğrultusunda, [hizmetin kısa tanımı] kapsamında sunacağımız hizmete ilişkin teklifimiz aşağıda bilgilerinize sunulmuştur.

Sunulacak hizmet kapsamında; [hizmet kapsamı özet], [süre bilgisi] süresince sağlanacak olup, toplam hizmet bedeli tüm vergiler dâhil [tutar] Türk Lirasıdır. Çalışma, sözleşmenin imzalanmasını takip eden [gün sayısı] gün içerisinde başlatılacaktır.

Ödeme, hizmet bedelinin yüzde [oran]’lik kısmı iş başlangıcında, kalan tutar ise işin tamamlanması ve tarafınızca onaylanmasının ardından tahsil edilecektir. Bu teklif, yazı tarihinden itibaren [gün sayısı] gün süreyle geçerlidir.

Teklifimizin uygun bulunması hâlinde, ayrıntılı sözleşme düzenlenerek tarafınıza iletilecektir. Her türlü soru ve açıklama talebiniz için bizimle dilediğiniz zaman iletişime geçebilirsiniz.

Saygılarımızla,

• [Ad Soyad]
• [Unvan]
• [Firma Adı]
• [Telefon] – [E-posta]

Serbest Çalışan Hizmet Teklif Mektubu Örneği

• [Tarih]
• [Alıcı Kişi veya Kurum Adı]
• [Adres]
• [Şehir]
• Konu: [Hizmetin adı] hizmetine ilişkin teklifim

Sayın [İlgili Kişi veya Kurum],

Tarafınızla yaptığımız görüşme doğrultusunda, [hizmetin kısa tanımı] konusunda sunacağım hizmet ile ilgili teklifimi bilgilerinize sunuyorum.

Çalışma kapsamında; [yapılacak işlerin kısa listesi] gerçekleştirilecek olup, tahmini tamamlanma süresi [süre] olarak öngörülmektedir. Bu hizmetin toplam bedeli, tüm vergiler dâhil [tutar] Türk Lirasıdır.

Ödeme, iş başlangıcında [oran] oranında, kalan tutar ise çalışma teslim edilip tarafınızca onaylandıktan sonra tek seferde tahsil edilecektir. Teklifim, yazı tarihinden itibaren [gün sayısı] gün süreyle geçerlidir.

Herhangi bir sorunuz veya ilave talebiniz olması hâlinde memnuniyetle açıklama yapabileceğimi belirtir, teklifimin tarafınızca uygun bulunmasını temenni ederim.

Saygılarımla,

• [Ad Soyad]
• [Meslek veya Uzmanlık Alanı]
• [Telefon] – [E-posta]

İş Birliği Teklif Mektubu Örneği

• [Tarih]
• [Karşı Firma Adı]
• [İlgili Kişi Adı ve Unvanı]
• [Adres]
• [Şehir]
• Konu: Ortak çalışma ve iş birliği teklifimiz

Sayın [İlgili Kişi Adı],

Sektördeki faaliyetlerinizi ve çalışmalarınızı yakından takip etmekteyiz. Kurumlarımızın faaliyet alanlarının birbirini tamamladığını değerlendirerek, [konu veya proje adı] kapsamında bir iş birliği gerçekleştirilmesi için teklifimizi iletmek isteriz.

Önerdiğimiz iş birliği çerçevesinde; [kendi firmanızın katkısı], karşılığında ise [karşı tarafın katkısı] öngörülmektedir. Gelir paylaşımı, görev dağılımı ve zaman planı, yapılacak ortak toplantı sonucunda ayrıntılı olarak belirlenecektir.

Teklifimizin, karşılıklı fayda sağlama açısından uygun bir zemin oluşturacağına inanıyoruz. Uygun gördüğünüz takdirde, konuyu yüz yüze veya çevrim içi toplantı ile ayrıntılı biçimde değerlendirmeyi arzu ederiz.

Değerlendirmeniz için şimdiden teşekkür eder, geri dönüşünüzü bekleriz.

Saygılarımızla,

• [Ad Soyad]
• [Unvan]
• [Firma Adı]
• [Telefon] – [E-posta]

Doğrudan Temin Teklif Mektubu Örneği

• [Tarih]
• [İDARENİN ADI]
• [İlgili Birim]
• [Adres]
• Konu: Doğrudan temin yöntemiyle yapılacak [işin/ürünün adı] alımı için fiyat teklifimiz

Sayın Yetkili,

İdarenizce doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilmesi planlanan [işin/ürünün adı] alımına ilişkin talebiniz doğrultusunda teklifimizi bilgilerinize sunarız.

Teklifimize konu alımın; her türlü nakliye, montaj, sigorta, vergi, resim, harç ve diğer giderler tarafımıza ait olmak üzere, toplam bedeli [Yazıyla Tutar] ([Rakamla Tutar] TL)’dir. Bu bedel, işin eksiksiz ve istenen niteliklere uygun şekilde yerine getirilmesi karşılığında talep ettiğimiz nihai fiyatı ifade etmektedir.

Teslim süremiz, idarenizce verilecek işe başlama talimatından itibaren [X] takvim günü olup, ödeme; işin eksiksiz olarak tamamlanması ve kabul işlemlerinin yapılmasını müteakip idareniz ödeme usullerine göre gerçekleştirilecektir.

İş bu teklif mektubu, düzenleme tarihinden itibaren [geçerlilik süresi] gün süreyle geçerlidir. Talebiniz hâlinde, teklifimize ilişkin ayrıntılı döküm listesi ve teknik açıklamalar tarafınıza ayrıca iletilecektir.

Teklifimizin uygun görülmesi hâlinde, alımın doğrudan temin yolu ile gerçekleştirilmesini ve yükümlülüklerimizi mevzuata uygun şekilde yerine getirmeyi taahhüt ederiz.

Saygılarımızla,

• [Şirket Unvanı]
• [Yetkili Kişinin Adı Soyadı]
• [Görevi]
• [Adres]
• [Telefon]
• [E-posta]
• [İmza]

İhale için Teklif Mektubu Örneği

• [Tarih]
• [İDARENİN ADI]
• [İhale Komisyonu Başkanlığına]
• [Adres]
• Konu: [İhalenin adı] ihalesine ilişkin teklif mektubumuz

Sayın Başkanlık,

İdarenizce ihalesi yapılan [İhalenin tam adı ve ihale kayıt numarası (varsa)] konulu işe ait ihale dokümanını tamamen okuduğumuzu, anladığımızı ve dokümanda yer alan şartların tamamını kayıtsız şartsız kabul ettiğimizi beyan ederiz.

İhale konusu işin tamamını, şartname ve eklerinde belirtilen teknik ve idarî şartlara uygun olarak yerine getirmek üzere teklif edilen toplam bedelimiz [Yazıyla Tutar] ([Rakamla Tutar] TL)’dir. Bu bedel; kârımız ile birlikte her türlü vergi, resim, harç, ulaşım, nakliye, sigorta ve benzeri tüm giderler dâhil olmak üzere nihai teklifimizi oluşturmaktadır.

İşin, sözleşmede yer alacak süre ve şartlar çerçevesinde yerine getirileceğini; teklif mektubumuz ekinde sunduğumuz birim fiyat teklif cetveli ve diğer belgelerin ihale dokümanı ile uyumlu olduğunu; ihale üzerinde kalması hâlinde süresi içinde sözleşme imzalamayı ve yükümlülüklerimizi eksiksiz yerine getirmeyi taahhüt ederiz.

Teklifimiz, ihale tarihinden itibaren [geçerlilik süresi] gün süreyle geçerlidir. Gereğini bilgilerinize arz ederiz.

Saygılarımızla,

• [Şirket Unvanı]
• [Yetkili Kişinin Adı Soyadı]
• [Görevi]
• [Adres]
• [Telefon]
• [E-posta]
• [İmza]

Fiyat Teklifi için Teklif Mektubu Örneği

• [Tarih]
• [Alıcı Firma/Kişi Adı]
• [İlgili Kişi Adı ve Unvanı]
• [Adres]
• Konu: [Ürün/Hizmet adı] için fiyat teklifimiz

Sayın [İlgili Kişi Adı],

Talebiniz doğrultusunda, [ürün/hizmet adı] konusundaki fiyat teklifimizi aşağıda bilgilerinize sunarız.

Teklifimize konu ürün ve hizmetlerin, her türlü nakliye, kurulum, işçilik ve benzeri giderler tarafımıza ait olmak üzere toplam bedeli [Yazıyla Tutar] ([Rakamla Tutar] TL)’dir. Birim fiyatlar ve ayrıntılı açıklamalar, talebiniz hâlinde tarafınıza ayrıca yazılı olarak iletilecektir.

Teslim süresi, sipariş onayınızın tarafımıza ulaşmasından itibaren [X] iş günü olup; ödeme koşulları [örneğin “%50 sipariş sırasında, kalan bakiye teslimde”] şeklindedir. Fiyatlarımıza ilgili mevzuat uyarınca hesaplanacak katma değer vergisi dâhil olmayıp, fatura üzerinde ayrıca gösterilecektir.

İş bu fiyat teklifimiz, düzenleme tarihinden itibaren [geçerlilik süresi] gün süreyle geçerlidir. Her türlü soru, açıklama ve revize talebiniz için bizimle dilediğiniz zaman iletişime geçebilirsiniz.

Teklifimizin uygun bulunmasını diler, birlikte çalışmaktan memnuniyet duyacağımızı belirtiriz.

Saygılarımızla,

• [Şirket Unvanı]
• [Ad Soyad]
• [Görev]
• [Adres]
• [Telefon]
• [E-posta]
• [İmza]

Sıkça Sorulan Sorular