Tahsilat Makbuzu Nedir? Nasıl Kesilir? Tahsilat Makbuzu Örneği

Tahsilat makbuzu; işletmenin kasasına veya banka hesabına giren tutarı, nedenini ve kimden alındığını kanıtlayan temel belgedir. Doğru kesildiğinde cari hesapların takibi hızlanır, uzlaşmalarda ve denetimlerde zaman kazanırsınız. Bu rehberde, tahsilat makbuzunu adım adım kesme yöntemini aktarıyor, örnekler ve farklı senaryolarda nasıl davranacağınızı gösteriyoruz.

Tahsilat Makbuzu Nedir?

Tahsilat makbuzu; işletmenin para tahsil ettiğini, tarihi, tutarı, yöntemi ve gönderen/ödeyen tarafla birlikte kayıt altına alan yazılı delildir. Fatura, sözleşme, sipariş formu, iade tutanağı veya dekont gibi dayanak belgelerle birlikte dosyalandığında anlam kazanır. Kasa ya da banka hareketlerinin hangi nedenle yapıldığını açıkça gösterir; cari hesap takibini ve kasa sayımının kontrolünü daha net hale getirir. Belge, tahsilatı alan tarafça düzenlenir ve karşı tarafa makbuz nüshası verilir. Rakam ve yazıyla tutar uyumu, açıklamanın referanslı olması ve imza/kaşe disiplinine uyulması gerekir.

• Tahsilatı alan taraf düzenler ve imzalar.
• Dayanak belgesiz makbuz, denetimde zayıf kalır.
• Kasa ve banka girişlerini aynı gün içinde eşleştirin.
• Yazıyla tutar, rakamsal hataları hızla ortaya çıkarır.

Tahsilat Makbuzu Ne İşe Yarar? Sağladığı Faydalar

Sonuçtan başlayalım: Doğru düzenlenmiş bir tahsilat makbuzu, para girişlerini kayıt altına alır ve alacak takibini daha düzenli yapmanızı sağlar. Cari mutabakat sırasında hangi ödemenin hangi faturaya ait olduğunu hızlıca görmeye yardımcı olur. Sadece banka açıklamalarına güvenmek yeterli olmayabilir; makbuz, ödemenin nedenini ve referansını netleştirir. İç kontrol ve denetim süreçlerinde, onay bilgileri ve ekleriyle birlikte arşivlendiğinde kısa sürede kanıt sunabilirsiniz. Ayrıca kısmi tahsilat ve mahsup gibi karışık durumlarda açıklık sağlayarak yanlış kapatmaları azaltır.

• Yönetim: Nakit girişinin nereden geldiği ve hangi tahsilatın öncelikli olduğu daha net görünür.
• Muhasebe: Fatura, makbuz ve banka dekontunu birbirine bağlamak kolaylaşır; eksik kayıt ve yanlış eşleştirme azalır.
• Satış/Cari: Mutabakat daha hızlı yapılır; itirazların nedeni daha çabuk bulunur ve iade süreçleri kısalır.
• Denetim: Kanıt bütünlüğü sağlanır; belge düzeni daha standart ve takip edilebilir hale gelir.

Tahsilat Makbuzu Fatura Yerine Geçer Mi?

Tahsilat makbuzu, para girişini kanıtlayan yardımcı belgedir; satış veya hizmetin vergiye esas kayıtlarını tek başına karşılamaz. Fatura; mal veya hizmetin hukuki ve vergisel dayanağıdır, makbuz ise ödemenin “kimden, ne için ve hangi yöntemle” geldiğini gösterir. Bu nedenle tahsilat makbuzunu, fatura, sözleşme ve irsaliye gibi asıl belgelerle birlikte dosyalayın ve açıklamada mutlaka ilgili referans numarasına yer verin. İade, kapora, peşinat ve kısmi ödeme gibi ara işlemlerde makbuz, cari yönetim ve denetimde hız sağlar; ancak “fatura yerine geçen belge” sayılmaz. Faturasız durumlar için düzenlenen özel belgeler (örneğin gider pusulası) farklı kurallara tabidir ve amacı değişiktir.

• Tahsilat makbuzu para girişini kanıtlar; satış ve hizmeti ispatlayan belge değildir.
• Açıklamaya fatura veya sözleşme numarası, tarih ve tutarı kısa net yazın.
• Kısmi tahsilatlarda kalan bakiyeyi makbuz üzerinde belirtin.
• Banka tahsilatlarında dekont numarasıyla çapraz kontrol yapın.

Belge	Amacı	Düzenleyen	Makbuzla İlişkisi
Fatura	Mal/hizmet satışını belgelendirme	Satıcı	Makbuz faturaya atıfla ödemeyi kanıtlar
Tahsilat makbuzu	Para girişini kanıtlama	Parayı alan	Faturanın tahsil edildiğini gösterir
Sözleşme	Ticari ilişki şartları	Taraflar	Makbuz açıklamasına referans olur
Gider pusulası	Özel hallerde fatura yerine	Alıcı	Amacı farklı; tahsilatla karıştırmayın

Hangi Durumlarda Tahsilat Makbuzu Kesilir?

Tahsilat makbuzu, para girişi gerçekleşen her olayda kesilebilir; kritik olan, nedeni ve referansı açık yazmaktır. Peşinatlar, kısmi tahsilatlar, iade bedelleri, teminat çözümleri ve hizmet taksitleri en sık rastlanan senaryolardır. Banka üzerinden alınan ödemelerde dekont bilgisi, nakitte ise kimlik ve teslim bilgileri önem kazanır. Grup içi tahsilatlarda dahi makbuz kullanmak, yetki ve sorumluluğu kayıt altına alır. Aşağıdaki örnekler, hangi belgeleri eklemeniz gerektiğini gösterir:

• Fatura tahsilatı: Müşteriden fatura bedeli geldiğinde (tam ödeme) faturayı ve ödeme kaydını aynı yerde toplarsınız.
• Kısmi tahsilat: Fatura kapanmıyorsa, hangi tutarın alındığı ve kalan bakiyenin ne olduğu netleşir.
• Peşinat/ön ödeme: Siparişten önce alınan paranın “peşinat” olduğunu açıkça kayıt altına alırsınız.
• Hizmet taksiti/abonelik: Dönemsel ödemelerde, ödemenin hangi dönem ve hangi hizmet için alındığı karışmaz.
• Birden fazla faturaya toplu ödeme: Tek bir ödeme birden çok faturayı kapatıyorsa, hangi tutarın hangi faturaya yazıldığını netleştirirsiniz.
• Mahsup işlemleri: Alacak ve borcun nasıl birbirinden düşüldüğünü açıkça gösterir; yanlış fatura kapatma riskini azaltır.
• Teminat alma: Teminatın hangi gerekçeyle alındığı ya da hangi şartla kısmen veya tamamen çözüldüğü kayıt altına alınır; sorumluluklar netleşir.
• İade bedeli: Müşteriye yapılan iadenin dayanağı ve tutarı açık şekilde belirlenir.
• Grup içi tahsilatlar: Aynı grup içindeki şirketler arasında ödeme olsa bile, kim aldı veya kim ödedi sorusu netleşir.
• Nakit teslimli tahsilatlar: Ödemeyi kim teslim etti, kim teslim aldı bilgisi somutlaşır ve itiraz riski azalır.

Tahsilat Makbuzunun Zorunlu Bilgileri ve Anlamları

Eksiksiz tahsilat makbuzu; kimden, ne için, ne kadar ve hangi yöntemle alındığını açıkça gösterir. Ayrıca dayanak belge numarası ve tarihi mutlaka yazılmalıdır. Numaralandırma; yıl-seri-sıra kurgusuyla ardışık ve tekil ilerlemelidir. Tutar hem rakamla hem yazıyla yazılır; para birimi ve varsa kur bilgisi ayrı alanla ifade edilir. İmza/kaşe ve ekler listesi, uyuşmazlık riskini ciddi biçimde düşürür.

• Makbuz numarası: Her makbuza tek ve sırayla ilerleyen bir numara verin. Yıl + seri + sıra mantığı kullanırsanız arşiv ve aramada çok hız kazanırsınız (örnek: 2025-TH-000418).
• Tarih ve saat: Paranın fiilen alındığı anı yazın. Bankadan gelen ödemelerde dekont tarihiyle aynı gün olması, kayıtların tutarlılığını güçlendirir.
• Makbuzu düzenleyen taraf: Makbuzu hangi şirket/şube düzenlediyse onu belirtin. Birden fazla şube veya proje varsa şube ya da proje kodu eklemek karışıklığı önler.
• Ödeyen: Ödemeyi yapan kişi veya kurumun unvanını ve vergi numarasını yazın. Kurumsal ödemelerde işlemi yapan yetkili kişinin ad-soyadını da eklemek faydalıdır.
• Tutar (rakamla): Tahsil edilen net tutarı açıkça yazın. Para birimini mutlaka belirtin (TL, EUR gibi).
• Tutar (yazıyla): Rakamla yazılan tutarın yazıyla karşılığını ekleyin. Kuruş kısmı varsa yazıda da gösterin; yoksa “… kuruş” bölümünü sıfır olacak şekilde tamamlayın.
• Ödeme yöntemi: Nakit mi, havale/EFT mi, kart mı, çek/senet mi olduğunu net yazın. Banka ödemelerinde dekont numarasını, çek veya senetle ödemelerde ise belgenin numarasını yazmak; ödemenin kaynağını ve hangi işlemle bağlantılı olduğunu hızlıca takip etmenizi sağlar.
• Ödeme nedeni: Ödemenin ne için alındığını kısa ve referanslı yazın. En sağlıklısı ilgili fatura numarası veya sözleşme numarasıyla bağlamaktır.
• Dayanak belge: Bu tahsilata dayanak olan belgenin türünü (fatura/sözleşme vb.), numarasını, tarihini ve tutarını belirtin. Bu dört bilgi birlikte olunca kayıtlar daha sağlam olur.
• Ekler: Makbuzla birlikte hangi belgelerin eklendiğini yazın (dekont, fatura kopyası, teslim tutanağı gibi). Eklerin kaç sayfa olduğunu da belirtmek arşiv kontrolünü kolaylaştırır.
• İmza ve kaşe: Yetkili kişinin imzası ve işletme kaşesi bulunmalı. İşletmede yetki sınırı veya onay zinciri varsa, imzayı buna uygun kişiye attırmak denetimde sorun yaşatmaz.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir? Adım Adım Uygulama

Tahsilat makbuzu keserken amaç, para girişini sadece “alındı” diye yazmak değil; ödemenin hangi işten doğduğunu, hangi belgeye dayandığını ve kiminle ilişkilendiğini tartışmasız biçimde netleştirmektir. Bu yüzden makbuzu düzenlerken tarih, tutar ve ödeme yöntemi gibi temel bilgilerin yanında fatura veya sözleşme referansını da doğru yazmak gerekir. Bankadan gelen ödemelerde dekont bilgisiyle eşleştirme yapmak, nakitte ise parayı teslim eden ve teslim alan bilgisini açık bırakmak sonradan yaşanacak itirazları büyük ölçüde azaltır. Adım adım tahsilat makbuzu kesme:

• Tahsilatın türünü netleştirin: Fatura tahsilatı mı, peşinat mı, kısmi ödeme mi, mahsup mu?
• Ödemeyi hangi belgeye bağlayacağınızı belirleyin: Fatura numarası, sözleşme numarası, sipariş formu gibi referansı seçin.
• Makbuz numarasını ve tarihi yazın: Ardışık numara kullanın, tarih ve saat ile tahsilat anını doğru gösterin.
• Ödeyen bilgisini girin: Unvan, vergi numarası ve gerekiyorsa ödemeyi yapan yetkili kişi bilgisi.
• Tutarı iki şekilde yazın: Rakamla ve yazıyla; para birimini ve kuruş kısmını unutmayın.
• Ödeme yöntemini belirtin: Nakit, havale/EFT, kart, çek/senet; varsa dekont/çek/senet numarasını ekleyin.
• Ödeme nedenini kısa ve referanslı yazın: “… nolu fatura tahsilatı” gibi doğrudan anlaşılır ifade kullanın.
• Dayanak belge bilgisini tamamlayın: Belge türü, numarası, tarihi ve tutarı birlikte yazın.
• Gerekli belgeleri aynı dosyada toplayın: Dekont, fatura kopyası, sipariş formu, mutabakat gibi evrakları makbuzla ilişkilendirin.
• Yetkili imza ve kaşeyi tamamlayın: Onay zinciri varsa doğru kişiye imzalatın, ardından müşteriye nüshayı verin ve bir nüshayı arşivleyin.

Tahsilat Makbuzu Örneği

Aşağıdaki tahsilat makbuzu örneği; banka üzerinden alınan fatura tahsilatını gösterir. Açıklama; belge türü, numarası ve tarihini içerir. Tutar, rakam ve yazıyla tutarlı yazılmış, ödeme yöntemi olarak havale belirtilmiştir. Ekler kısmında fatura kopyası ve dekont listelenmiş, imza/kaşe tamamlanmıştır. Benzer bir şablonu kendi unvan ve numara serinize uyarlayarak kullanabilirsiniz.

Alan	Örnek Değer
Makbuz No	22027-TH-000418
Tarih/Saat	../../…. 14:30
Alan Taraf	ABC Yazılım A.Ş. Merkez Şube
Ödeyen	XYZ Lojistik Ltd. Vergi No: 0987654321
Tutar (rakam)	48.600,00 TL
Tutar (yazıyla)	Kırk Sekiz Bin Altı Yüz Türk Lirası
Ödeme Yöntemi	Banka havalesi Dekont No: 2026/BR-11872
Ödeme Nedeni	../../…. tarihli 22029/781 numaralı fatura tahsilatı
Dayanak Belge	Fatura No: 22029/781 Tutar: 48.600,00 TL
Ekler	1) Fatura kopyası (1 sayfa) 2) Banka dekontu (1 sayfa)
İmza/Kaşe	Ayşe K. (Yetkili)

Ödeme Yöntemine Göre Tahsilat Makbuzu Farkları

Her yöntem farklı kanıtlayıcılar gerektirir ve açıklama dili küçük farklılıklar içerir. Nakit tahsilatlarda kimlik ve saat kaydı, banka işlemlerinde dekont numarası ve açıklama standardı önemlidir. Kart ödemelerinde slip ve gün sonu raporu, çek-senet işlemlerinde belge numarası ve vade bilgisi önemlidir. Döviz tahsilatlarında kur ve karşılık Türk Lirası tutarını yazmadan dosyayı kapatmayın. Aşağıdaki liste, yöntem bazlı farkları kısa notlarla özetler:

• Nakit ödeme: Kasa fişi ve parayı teslim alan kişinin imzası mutlaka olsun. Açıklama kısmına hangi faturaya ait olduğunu yazın (örnek: Nakit tahsilat ve Fatura 22029/781).
• Banka havalesi/EFT: Dekont numarasını ve dekont açıklamasını kayda ekleyin. Açıklamada dekont numarasıyla faturayı birlikte belirtmek takipte çok işe yarar (örnek: Dekont 2026/BR-11872 ve Fatura 22029/781).
• Kartla ödeme (pos): Kart slipi ve gün sonu raporunu saklayın. Taksit yapıldıysa taksit sayısını, komisyon varsa kesintiyi kayda not edin.
• Çekle ödeme: Çek numarası ile banka ve şube bilgisi yazılsın. Ciro varsa ciro zincirinin tam olduğundan ve tarihin doğru olduğundan emin olun.
• Senetle ödeme: Senet numarası ve vade bilgisi net olmalı. Düzenleme tarihi ve düzenleme yeri gibi bilgiler sonradan itirazı azaltır.
• Döviz tahsilatı: Kullanılan kur bilgisini ve Türk lirası karşılığını mutlaka gösterin (örnek: ABD Doları 1.500$ ve Kur ../../… tarihli Türk lirası karşılığı …)

Sektörel Uygulama: Eğitim, Sağlık ve Perakendede Tahsilat Makbuzu

Sektöre göre tahsilatın nedeni, kullanılan dil ve saklanması gereken belgeler değişir. Bu yüzden tek bir şablonu her işte aynı şekilde kullanmak yerine, senaryoya göre makbuzu uyarlamak gerekir. Eğitimde taksit ve indirim kayıtları, sağlıkta hizmetin türü ve gizlilik, perakendede ise iade-kampanya ve çoklu ödeme gibi detaylar öne çıkar. Tahsilat Makbuzunda doğru referansı vermek, “hangi ödeme ne içindi?” sorusunu daha sonra tartışmasız yanıtlamanızı sağlar.

• Eğitim: Dönem, program/sınıf ve öğrenciyi ayırt etmeye yetecek bilgiyi yazın; ödeme taksitliyse taksit numarasını, burs/indirim varsa türünü ve etkilediği tutarı belirtin, kalan bakiyeyi net bırakın.
• Sağlık: Hizmet türü ile hekim/uzman bilgisini referanslayın; seans/prosedür ve tarih gibi takip bilgilerini ekleyin ama gereksiz kişisel veri yazmadan dosya ya da işlem kodu kullanın.
• Perakende: Satış fişi/sipariş numarasını mutlaka bağlayın; iade ve kampanya gibi işlemleri açıklamada netleştirin, çoklu ödeme varsa (kısmi nakit + kart gibi) tutarları ayrı gösterip kasa ve pos kayıtlarıyla aynı gün eşleştirin.
• Ortak yaklaşım: Peşinat, kısmi ödeme ve kalan bakiye ifadelerini açık kullanın; hangi ödemenin nereye gittiği belli olunca mutabakat hızlanır.

Abonelik ve Aidat Tahsilatlarında Tahsilat Makbuzu Uygulaması

Abonelik ve aidat tahsilatlarında tahsilat makbuzu, düzenli para girişini dönem bazında takip etmenin en kolay yoludur. Buradaki asıl hedef, ödemenin hangi aya veya hangi döneme ait olduğunu net yazmak ve varsa gecikme, indirim ya da ek hizmet bedelini ana tutardan ayırmaktır. Böylece hem üyeye karşı şeffaf kayıt tutulur hem de borç ve alacak takibi karışmadan ilerler. Otomatik ödeme, toplu ödeme ve kısmi ödeme gibi farklı senaryolarda makbuzun açıklama kısmını doğru kurmak, mutabakatı hızlandırır.

• Ödemenin hangi dönemi kapsadığını açık yazın: Ay-yıl veya başlangıç-bitiş tarihi ile belirtin.
• Abonelik türünü netleştirin: Hangi paket, hangi hizmet, hangi üyelik seviyesi olduğu belli olsun.
• Aidatta kapsamı belirtin: Site aidatı, dernek aidatı, bakım ve onarım payı gibi kalemi açıkça ayırın.
• Gecikme faizi/cezası varsa ayrı gösterin: Ana borçla karışmasın, sonradan itiraz çıkmasın.
• İndirim veya kampanya uygulandıysa yazın: Hangi gerekçeyle ve hangi tutarda indirim yapıldığı görünsün.
• Toplu ödeme varsa dağılımı netleştirin: Örneğin 3 aylık ödeme hangi ayları kapattı, tek tek belirtin.
• Kısmi ödeme alındıysa kalan bakiyeyi yazın: Bir sonraki tahsilatta neyin kapatılacağı net kalsın.
• Ödeme yöntemini ve referansı ekleyin: Banka dekont numarası, pos slip bilgisi veya kasa fişi ile bağlayın.
• Üye/daire/abonelik numarası kullanın: İsim benzerliğinde karışıklığı önler, aramayı hızlandırır.

Tahsilat Makbuzunda Tutar için Limit Sınırı Var Mı?

Tahsilat makbuzu, paranın alındığını ve hangi işe dayandığını kayıt altına alan bir belgedir. Bu nedenle makbuzun kendisi için genel bir tutar üst sınırından söz edilmez. İnsanların limit diye sorduğu konu genelde şudur: Ödemenin nakit mi banka üzerinden mi alınacağı, hangi durumda bankadan belgelendirme gerekeceği ve işletmenin kendi iç kontrol kuralları.

Örneğin: Bazı işletmeler, belirli bir tutarın üzerindeki tahsilatları nakit yerine banka üzerinden almayı tercih eder. Bu bazen yasal belgelendirme zorunluluklarından etkilenir, bazen de tamamen iç kontrol için konan bir kuraldır. Kartla tahsilatta ise komisyon ve bloke (blokaj) süreleri, nakit gibi anında kullanılamadığı için planlamayı etkiler. Mevzuat ve sözleşme şartları zamanla değişebildiği için, mali müşavir veya hukuk danışmanıyla net kurallar belirleyip yazılı hale getirmek daha güvenlidir.

• Makbuz sınırı diye düşünmeyin; asıl mesele hangi tutarda hangi ödeme yöntemini kullanacağınızdır.
• İşletme içinde nakit ve banka tahsilatı için tutar eşikleri belirleyin ve bunu personele net anlatın.
• Banka üzerinden belgelendirme ve ispat yükümlülüğüyle ilgili güncel kuralları düzenli takip edin.
• Ödeme yöntemine göre kanıtlayıcı belgeyi makbuzla birlikte saklayın: Bankada dekont, kartta satış belgesi ve gün sonu, çek/senette belge numarası ve ilgili bilgiler.

Tahsilat, Tediye ve Fatura Arasındaki Farklar

Fatura, tahsilat ve tediye birbirini tamamlayan belgeler olsa da aynı şeyi anlatmaz. İşin özünde fatura, işlemin ticari kısmını yani mal veya hizmetin satışını kayıt altına alır. Makbuzlar ise paranın hareketini görünür kılar: İşletmeye para girişi olduğunda veya işletmeden para çıkışı yapıldığında bu hareketin hangi işleme bağlı olduğunu netleştirir. Bu ayrımı doğru kurduğunuzda, cari hesaplar daha kolay kapanır, itirazlar azalır ve denetimde “bu para neden girdi veya çıktı” sorusu tartışmasız yanıtlanır.

• Fatura: Mal veya hizmet satışını gösterir; satışın konusu ve bedeli burada yer alır.
• Tahsilat makbuzu: İşletmeye gelen ödemeyi kayıt altına alır; ödemenin hangi fatura/sözleşmeye ait olduğunu bağlar.
• Tediye makbuzu: İşletmeden yapılan ödemeyi kayıt altına alır; ödemenin gerekçesini (iade, masraf, geri ödeme gibi) açıklar.
• Hangi durumda hangisi: Satış varsa fatura, para girişinde tahsilat makbuzu, para çıkışında tediye makbuzu kullanılır.

Muhasebe Kaydı ve Tahsilat Makbuzu İlişkisi

Muhasebe kaydı ile tahsilat makbuzu birlikte çalışır: kayıt “hesaplarda ne oldu?” sorusunu cevaplar, makbuz ise “bu para niye geldi ve hangi işleme bağlı?” sorusunu somutlaştırır. Makbuz, tek başına muhasebe kaydının yerine geçmez; kaydın dayanağını güçlendirir ve cari hesap eşleştirmesini hızlandırır. Özellikle banka hareketleri yoğun olan işletmelerde, her tahsilatın doğru fatura ya da sözleşmeyle bağlanması ancak makbuz ve eklerin düzenli tutulmasıyla mümkün olur.

• Kayıt tarafı: Tahsilat, kasa veya banka hesabına giriş olarak muhasebeye işlenir; karşı tarafta genelde cari hesap/alacak hesabı kapanır ya da azalır.
• Makbuz tarafı: Bu girişin hangi fatura, sözleşme veya siparişe ait olduğunu açıklar; referans numarasıyla anlaşılır.
• Eşleştirme kolaylığı: Aynı gün gelen çok sayıda ödeme içinde, “hangi ödeme hangi borca gitti” sorusu hızlı çözülür.
• Kısmi ve toplu ödemeler: Bir faturaya parça parça ödeme geliyorsa veya tek ödeme birden çok faturayı kapatıyorsa, makbuz dağılımı netleştirir.
• İade ve mahsup: Para çıkışı veya alacak-borç düşümü gibi karışan durumlarda, muhasebe kaydı doğru olsa bile makbuz açıklaması süreçleri anlaşılır tutar.

Tahsilat Makbuzu İptali, Düzeltme ve Yeniden Kesim Adımları

Tahsilat makbuzunda hata çıkarsa amaç, hatalı makbuzu yok saymak değil; hatalı belgeyi görünür bırakıp doğru belgeyle birlikte takip edilebilir bir kayıt düzeni oluşturmaktır. Bu yüzden iptal, düzeltme veya yeniden kesim yaparken makbuz numarasını atlamadan ilerlemek, neden değişiklik yapıldığını kısa bir açıklamayla belirtmek ve ilgili belgeleri (dekont, fiş gibi) aynı dosyada saklamak önemlidir. Nasıl bir yol izleyeceğiniz ise makbuzun müşteriye verilip verilmediğine, muhasebeye işlenip işlenmediğine, banka hareketiyle eşleştirilip eşleştirilmediğine ve makbuzu kâğıt mı yoksa program üzerinden mi düzenlediğinize göre değişir.

• Hata türünü netleştirin: Tutar mı yanlış, tarih mi yanlış, ödeyen bilgisi mi eksik, yoksa yanlış faturaya mı bağlandı?
• Makbuzun durumunu kontrol edin: Müşteriye verildi mi, imzalandı mı, dekonta bağlandı mı, muhasebe kaydı yapıldı mı?
• İptal gerekiyorsa iptal şerhi düşin: Kâğıt makbuzda “İptal” yazıp tarih atın, imza/kaşe ekleyin; asıl nüsha ve koçanı birlikte saklayın. Numara atlamayın, iptal edilen numarayı kayıtta görünür bırakın.
• Düzeltme yapılabiliyorsa tek noktadan düzeltin: Küçük yazım hatalarında, karalama yapmadan tek çizgiyle düzeltip yanına tarih ve paraf atın; değişiklik tutarı etkiliyorsa genelde yeniden kesim daha doğru olur.
• Yeniden kesim gerekiyorsa yeni numarayla kesin: Yeni makbuzda doğru bilgiler yer alsın; açıklamaya “… numaralı makbuzun yerine düzenlenmiştir” gibi net bir bağlantı ekleyin.
• Muhasebe kaydı işlendi ise ters kayıt yapın: Muhasebeye yanlış makbuza göre kayıt yapıldıysa, önce bu kaydı ters kayıtla geri alın; ardından doğru makbuz bilgileriyle doğru kaydı yeniden oluşturun. Böylece kayıt bilgileri bozulmaz ve “ne değişti, neden değişti” sorusu açık kalır.
• Banka/pos eşleştirmesini güncelleyin: Dekont numarası, pos slipi veya gün sonu raporundaki referanslar doğru makbuzla eşleşsin; eski eşleştirmeyi notla kapatın.
• Ekleri birlikte arşivleyin: İptal edilen makbuz, yeni makbuz, dekont/fiş, açıklama notu ve gerekiyorsa müşteriye gönderilen bilgilendirme aynı dosyada dursun.
• Yetki ve onayı uygulayın: İptal ve yeniden kesim işlemlerini kim yapabilir, kim onaylar net olsun; özellikle yüksek tutarlarda ikinci onay şartı koyun.

Sıkça Sorulan Sorular