Yevmiye Defteri Nedir? Yevmiye Defteri Nasıl Tutulur?

Yevmiye defteri, her finansal işlemi gün gün ve sıra numarasıyla kaydederek işletmenin resmi hafızasını oluşturan temel muhasebe defteridir. Doğru tutulduğunda denetim, vergi ve yönetim raporları sorunsuz ilerler; hatalı veya eksik tutulduğunda ise süreçler tıkanır, riskler büyür. Bu rehberde yevmiye defterinin ne olduğunu, nasıl tutulacağını ve gerçek hayatta karşılaşacağınız durumları adım adım anlatıyoruz.

Yevmiye Defteri Nedir?

Yevmiye defteri, işletmede gerçekleşen her finansal olayın tarih, sıra numarası, hesap kodları, borç–alacak tarafları ve açıklamasıyla kayda alındığı ana defterdir. Bu defter, belgeye dayalı olarak düzenlenir ve tüm hareketler kronolojik sırayla artan numaralarla izlenir. Amaç, işlemlerin değiştirilemez bir kayıt zinciri oluşturması ve büyük defter ile mizan üretimine doğru veri sağlamasıdır. Düzenli yevmiye kaydı; şeffaflık, izlenebilirlik ve finansal raporların güvenilirliği için vazgeçilmezdir. İşletme ölçeği ne olursa olsun, yevmiye defteri olmadan sağlıklı mali analiz yapmak mümkün değildir.

  • Her işlem belgeye dayanır: fatura, makbuz, dekont, bordro, tahakkuk fişi gibi.
  • Kayıt, olayın gerçekleştiği tarih esas alınarak gün bazında yapılır.
  • Aynı güne ait maddeler artan sıra numarasıyla birbirini izler.
  • Her madde, borç ve alacak toplamı eşit olacak şekilde kurgulanır.
KavramNe İfade EderYevmiye ile İlişkisiEtki
Belge dayanağıİşlemi kanıtlayan evrakKayıt gerekçesini oluştururDenetimde ispat kolaylığı
Hesap planıKod–isim standardıDoğru sınıflamayı sağlarTutarlı raporlama
Büyük defterHesap bazlı dağılımYevmiyeden beslenirMizan üretir
MizanToplam kontrol tablosuEşitliği doğrularBilanço ve gelir tablosu
Yevmiye defteri, kanıtlı ve kronolojik bir kayıt zinciridir; doğruluğu tüm finansal raporların güvenilirliğini doğrudan belirler.

Yevmiye Defteri Nasıl Tutulur? (Adım Adım Uygulama)

Yevmiye kaydını doğru yapmak için önce belgeyi sınıflandırın, ardından uygun hesapları belirleyip borç–alacak taraflarını kurun. Kayıt sırasında tarih, yevmiye numarası ve açıklamayı standart bir dil ile yazın. Her madde için toplam borç ve toplam alacak eşit olmalıdır; farklılık varsa hesap seçimini veya tutarı gözden geçirin. Kaydı tamamladıktan sonra ilgili büyük defter hesaplarına dağıtımı otomatik veya manuel olarak gerçekleştirin. Gün kapanışında günlük toplamları kontrol ederek mizanla ön mutabakat yapın.

  • Belgeyi okuyun, işlem türünü ve vergisel niteliğini belirleyin.
  • Hesap kodlarını seçin; yardımcı hesap ve masraf merkezi gerekiyorsa ekleyin.
  • Tarih, sıra numarası ve açıklamayı net ve tekil ifadeyle yazın.
  • Borç–alacak eşitliğini kontrol edip büyük defter dağıtımını çalıştırın.
AdımGirdiÇıktıKontrol
SınıflandırmaBelge, tutar, tarihİşlem türüVergisel durum
Hesap seçimiHesap planıBorç–alacak tarafıUygun kod
KayıtTarih, numara, açıklamaYevmiye maddesiEşitlik testi
DağıtımYevmiye maddesiBüyük defter fişiMizan etkisi
Her yevmiye maddesinde “belge–hesap–eşitlik” üçlüsünü tamamladığınızda, defteriniz hatasız ve denetime hazır ilerler.

Yevmiye Kaydının Yapısı: Borç, Alacak, Açıklama ve Belge Numarası

Bir yevmiye maddesi; tarih, sıra numarası, hesap kodları, borç ve alacak tutarları ile kısa ama açıklayıcı bir metinden oluşur. Açıklamada işlemin ne olduğu, hangi belgeye dayandığı ve gerekiyorsa dönem bilgisi yer alır. Belge numarası, karşı taraf unvanı ve vergi bilgisi gibi yardımcı alanlar denetimde arama süresini azaltır. Masraf merkezi, proje veya bölüm kodu kullanıyorsanız, kayıt yapısında bu alanları tutarlı biçimde doldurun. Tüm satırların toplam borcu ile toplam alacağı eşit olmalı, aksi durumda kayıt tamamlanmış sayılmaz.

  • Açıklamayı tek cümlede ama anlaşılır yazın; kısaltmaları kurum içi sözlüğe göre kullanın.
  • Aynı madde içinde farklı oranlı vergi ve iskonto varsa satırları ayırın.
  • Belge numarası ve tarihi olmadan kayıt açmayın; izlenebilirlik zayıflar.
  • Yardımcı hesap kullandığınızda hesap isminde detayın görüldüğünden emin olun.
AlanZorunlulukÖnerilen BiçimHata Riski
TarihZorunluGün/ay/yılYüksek
Sıra numarasıZorunluArtan tam sayıOrta
Hesap koduZorunluStandart planOrta
Borç/alacakZorunluİki ondalıkYüksek
AçıklamaZorunluKısa–netOrta
Belge numarasıÖnerilirSeri–sıraOrta
Kısa ama içerikli açıklama ve doğru belge numarası, denetimde saatler kazandırır; kayıt aramak yerine karar alırsınız.

Elektronik Defter (e-Defter) ile Yevmiye: Farklar ve Uygulama

Elektronik defter uygulamasında yevmiye defteri dijital formatta üretilir, zaman damgası ve imza ile değiştirilemezlik garanti altına alınır. Kayıt mantığı değişmez; sadece format, doğrulama ve berat süreçleri devreye girer. Belge bütünlüğü için her yevmiye kaydı belge künyesiyle ilişkilendirilir ve dosya standartlarına uygun oluşturulur. Dönem kapamalarında berat yüklemelerini zamanında yapmak ve doğrulama raporlarını arşivlemek kritik önem taşır. Yazılım ayarlarında hesap planı, belge alanları ve kullanıcı yetkilerini önceden kurgulamak süreci sorunsuzlaştırır.

  • Yazılımda dönem, şirket ve şube parametrelerini doğru eşleyin.
  • Belge taramaları için dosya adlandırma standardı belirleyin.
  • Aylık doğrulama ve berat kontrollerini takvimle yönetin.
  • Yedekleme ve saklama politikalarını yazılı hale getirin.
KonuKlasik DefterElektronik DefterDikkat Edilecek Nokta
BiçimFiziksel sayfalarDijital dosyaStandart uyumu
OnayAçılış/kapanış tasdikiElektronik beratZamanlamaya uyum
DeğiştirilemezlikFiziksel bütünlükİmza–zaman damgasıTeknik doğrulama
ArşivKlasör–kutularDijital depolamaYedekleme
Elektronik defterde kural aynı: kayıt doğru, zamanında ve izlenebilir olmalı; fark, biçim ve doğrulama adımlarındadır.

Yevmiye Kayıt Örnekleri: Satış, Alım, Banka, Ücret ve Amortisman

Gerçek yaşamda kayıt senaryoları farklılaşsa da temel mantık aynıdır. Satışta gelir ve tahsilat veya alacak doğar; alımda gider ve borç veya ödeme oluşur. Banka hareketlerinde masraf ve faiz ayrıştırması gerekir. Ücretlerde bordro tahakkuku ve ödeme dönemi ayrı kayıtlarla izlenir. Amortismanlarda dönemsel gider ve birikmiş değer düşüklüğü birlikte kayda alınır.

  • Satış: Gelir ve hesaplanan vergi ile tahsilat veya alacak senaryosu.
  • Alım: Gider veya stok ve indirilecek vergiyle birlikte borç veya ödeme.
  • Banka: Havale, masraf ve kur farkını ayrı satırlar halinde kaydedin.
  • Ücret: Bordro tahakkuku ile ödeme fişini birbirine bağlayın.
SenaryoBorçAlacakAçıklama
Nakit satışKasaSatış geliriBelge seri–sıra
Kredili satışTicari alıcılarSatış geliriVade bilgisi
Mal alımıGider/stokSatıcılarİndirilecek vergi ayrımı
Banka masrafıFinansman gideriBankaMasraf ayrıştırma
Ücret tahakkukuPersonel gideriÖdeneceklerBordro dönemi
AmortismanAmortisman gideriBirikmiş amortismanDönemsel tutar
Her senaryoda vergisel kalemleri ayrı satırda gösterin; hem denetim sadeleşir hem de mali analiz doğru çıkar.

Numaralandırma, Tarihleme ve Sıralama Kuralları

Yevmiye maddeleri aynı gün içinde artan numarayla ilerler ve günler kronolojik sırayla birbirini izler. Geriye dönük ekleme gerekiyorsa sonraki numara ile ek madde açılır, sıralama tutarlılığı korunur. Tarih alanını belge tarihinden farklıysa mutlaka açıklamada gerekçeyi yazın. Gün kapanışında toplamları kontrol edip numara atlaması veya tekrarını anında düzeltin. Dönem sonunda ilk ve son yevmiye numaralarını içeren bir özet hazırlayın.

  • Numara aralıklarını dönem başında belirleyin; şube bazında farklılaştırın.
  • Aynı numarayı iki kez kullanmayın; düzeltmede yeni numara verin.
  • Tarih–belge uyumsuzluğunu açıklamayla görünür kılın.
  • Günlük kapanışı kontrol listesiyle standardize edin.
KuralUygulamaNeden ÖnemliHata Riski
Artan numaraGün içi sıraİzlenebilirlikOrta
Kronolojik tarihEsas alınırDenetim kolaylığıYüksek
TekillikNumara tekrarı yokÇift kayıt önlerOrta
Özetlemeİlk–son numaraDönem kapanışıDüşük
Numara ve tarih tutarsızlıkları denetimde ilk bakılan alanlardır; günlük kapanışla bu riski sıfıra yaklaştırın.

Yanlışı Düzeltme: Ters Kayıt, Virman ve Düzeltme Senaryoları

Hata yaptığınızda mevcut kaydı silmek yerine düzeltme kaydı atın; iz bırakmak esastır. Ters kayıt, hatalı maddeyi nötrler; ardından doğru kayıt yeni maddeyle eklenir. Virman, yanlış hesaplar arasındaki tutarı doğru hesaba taşır ve açıklamada gerekçe belirtilir. Tutar farkları, vergi oranı veya belge bilgisi hatalarında düzeltme açıklamasını açık yazın. Büyük hatalarda sorumlu onayı ve iç kontrol kaydı oluşturun.

  • Silmek yerine ters kayıt ve doğru kayıt zincirini kullanın.
  • Virmanlarda kaynak ve hedef hesapları net gösterin.
  • Düzeltmeyi yapan kişi ve tarihi açıklamaya ekleyin.
  • Büyük tutarlar için onay zinciri uygulayın.
Hata TürüÇözümAçıklama NotuKontrol
Yanlış hesapVirmanKaynak–hedef hesapMizan etkisi
Yanlış tutarTers + doğru kayıtFark ve gerekçeToplam eşitliği
Yanlış tarihTers + doğru tarihBelge–tarih uyumuKronoloji
Yanlış vergiDüzeltme kaydıOran ve matrahVergi tabloları

Defter Onayı, Saklama Süresi ve Arşiv Düzeni

Fiziksel defterler için dönem başında açılış, dönem sonunda kapanış onayları yapılır; elektronik defterlerde berat ve teknik doğrulamalar geçerlidir. Belgeleri yasal süre boyunca düzenli ve erişilebilir biçimde saklayın. Dijital arşivde dosya adlarında tarih, şirket, belge türü ve numarayı standartlaştırın. Erişim yetkilerini rol bazlı kurgulayın ve yedeklemeyi düzenli test edin. Denetim öncesi örneklem listelerini yevmiye numarası ve belge künyesiyle eşleştirip hazır tutun.

  • Açılış–kapanış onay takvimini yıl başında planlayın.
  • Dosya adlandırma ve klasör yapısını yazılı hale getirin.
  • Erişim günlüklerini düzenli gözden geçirin.
  • Yedeklemeleri farklı ortamlarda saklayın.
KonuFiziksel DefterElektronik DefterUygulama
OnayAçılış–kapanışBerat ve doğrulamaTakvim yönetimi
SaklamaKlasör ve kutuDijital arşivYedekleme
ErişimKilitli alanRol bazlı yetkiGünlük izleme
DenetimFiziksel ibrazDosya paylaşımıÖrneklem listesi
Onay ve arşiv düzeni, hatasız kaydın sigortasıdır; takvimi planlayın, erişimi yönetin ve yedeklemeyi disipline edin.

Kontrol Listesi ve Yaygın Hatalar

Yevmiye sürecinde en çok tarih–numara uyumsuzluğu, belge numarası eksikliği, yanlış hesap seçimi ve borç–alacak eşitsizliği görülür. Bu hataları azaltmak için günlük kontrol listesi uygulayın ve iki aşamalı gözden geçirme yapın. Büyük tutarlarda ikinci onay zorunluluğu getirerek hatayı erken yakalayın. Ay sonlarında mizan karşılaştırmasıyla hesap bakiyelerini teyit edin. Tutarsızlık bulduğunuzda düzeltme kayıtlarını aynı gün açarak zinciri temiz tutun.

  • Günlük: Numara, tarih, eşitlik, açıklama, belge kontrolü.
  • Haftalık: Hesap yoğunluk analizi ve olağandışı hareket taraması.
  • Aylık: Mizan–bilanço tutarlılık testi ve virman ihtiyacı değerlendirmesi.
  • Dönemsel: Envanter, amortisman ve karşılık kayıtlarının gözden geçirilmesi.
HataBelirtiÖnlemeDüzeltme
Tarih–numara uyumsuzluğuKronoloji bozulurGünlük kontrol listesiTers + doğru kayıt
Belge eksikliğiDenetimde gecikmeZorunlu alanKayıt ek açıklama
Yanlış hesapAnaliz saparEğitim ve şablonVirman
EşitsizlikKayıt tamamlanmazOtomatik kontrolTutar düzeltmesi
Küçük aksaklıklar büyümeden kontrol listeleriyle yakalanır; günlük disiplin genel başarıyı belirler.

Raporlama ve Analiz: Yevmiyeden Mizana, Bilanço ve Gelir Tablosu

Yevmiye defteri, büyük deftere aktarım sonrası mizanı üretir; mizan ise bilanço ve gelir tablosunun temelidir. Bu akışın doğruluğu, hesap kodlarının tutarlı kullanımına ve kayıtların zamanında yapılmasına bağlıdır. Yönetim raporlarında masraf merkezi, ürün, proje gibi boyutları yevmiye aşamasında işaretlemek analiz kalitesini yükseltir. Dönem sonlarında kapanış kayıtlarıyla gelir ve giderleri doğru döneme dağıtın. Karşılaştırmalı tablolar için aynı kod sistemini yıllar boyunca koruyun.

  • Masraf merkezi ve proje kodlarını zorunlu alan yapın.
  • Mizanı hafta bazında kontrol ederek sapmaları erken yakalayın.
  • Kapanış kayıtları ve tahakkukları döneminde çalıştırın.
  • Kod değişikliklerini belgeli ve tarihli yönetin.
AşamaKaynakBelgeKritik Kontrol
YevmiyeBelgeBüyük defterEşitlik
Büyük defterYevmiye dağıtımıMizanHesap bakiyesi
MizanHesap toplamlarıBilanço/gelir tablosuDenge
RaporlamaMizan ve detayYönetim raporlarıBoyut etiketleri
Doğru etiketlenmiş yevmiye, güçlü raporun anahtarıdır; mizanı düzenli kontrol edin, kapanışları zamanında yapın.

KOBİ ve Mikro İşletmeler İçin İpuçları ve Araçlar

Küçük işletmelerde sınırlı kaynaklarla düzen kurmak zordur; basit ama etkili standartlar ile ilerleyin. Hesap planını sadeleştirin, en çok kullanılan hesaplara şablon fişler tasarlayın. Nakit, banka, satış ve alım gibi sık işlemler için hazır metin ve kod kombinasyonları belirleyin. Belge toplama sürecini dijitalleştirip, gün sonunda kısa bir kontrol turu yapın. Eğitim ve görev dağılımını net yazarak sorumlulukları görünür kılın.

  • Şablon fiş: satış, alım, masraf, ücret, amortisman.
  • Dosya adı standardı: tarih–belge türü–numara–tutar.
  • Gün sonu kontrol listesi: beş maddelik kısa tur.
  • Bulut tabanlı arşiv ve görev listesi kullanımı.
İhtiyaçBasit ÇözümKazanımRisk Azaltımı
Hızlı kayıtŞablon fişZaman tasarrufuDaha az hata
Belge düzeniDijital arşivKolay erişimKayıp önleme
SorumlulukGörev listesiŞeffaflıkGecikme azalması
TutarlılıkSade hesap planıKolay analizYanlış sınıflama
Az ama öz standartlar, küçük ekiplerde büyük fark yaratır; şablonlar ve kısa kontroller verimi hızla artırır.

İç Kontrol ve Yetkilendirme: Görev Ayrılığı ve Onay Mekanizması

Yevmiye sürecinde belge toplama, kayıt, kontrol ve onayı tek kişide toplamak hataya ve suiistimale açık bir yapı oluşturur. Görev ayrılığı uygulayarak en az iki aşamalı kontrol kurgulayın. Kayıt yapan ile onaylayan farklı kişiler olmalı, büyük tutarlar için ek onay seviyesi tanımlanmalıdır. Yetki matrisinde hesap gruplarına ve tutar limitlerine göre roller tanımlayın. Erişim kayıtlarını periyodik raporlarla kontrol ederek olağandışı hareketleri tespit edin.

  • Rol bazlı yetkiler: kayıt, düzeltme, onay ayrı olsun.
  • Limit tabanlı onay: tutara göre ek onay devreye girsin.
  • Kayıt günlükleri: kim, ne zaman, hangi fişi oluşturdu izleyin.
  • Dönemsel iç denetim: örneklemle kontrol listesi çalıştırın.
Kontrol NoktasıUygulamaBeklenen Etkiİzleme Yöntemi
Görev ayrılığıRol matrisiHata ve risk azalırYetki raporu
Onay limitiTutar eşik değerleriBüyük tutar güvencesiOnay logları
Erişim kontrolüKullanıcı–hesap eşlemesiYetkisiz işlem önlenirGünlük analizi
İç denetimÖrneklem testiSüreç gelişirBulgular listesi
Görev ayrılığı yoksa hatayı geç fark edersiniz; en az iki aşamalı kontrol ve tutar limiti tanımlayın.

Sıkça Sorulan Sorular

Yevmiye defteri ile büyük defter arasındaki fark nedir?

Biri işlemleri tarih sırasıyla ve sıra numarasıyla kaydeder; diğeri hesap bazında toplayarak hareketleri sınıflandırır. İlki günlüğü, ikincisi hesabı esas alır ve rapor akışı buna göre şekillenir.

Günlük kayıtları kaç gün içinde sisteme geçmeliyim?

Yevmiye kaydı gecikmeden, belge tarihini ve ilgili dönemi esas alarak yapılmalıdır. Uygulamada işletmeler aynı ay içinde kapanıştan önce kayıt disiplinini tamamlayarak tutarlılığı korur.

Elektronik defter kullananlar fiziksel onay yaptırmalı mı?

Yevmiye defteri elektronik ortamda beratla onaylanır; bu işlem fiziksel tasdikten farklıdır. Yine de dönem planı, saklama ve doğrulama raporları disiplinle yürütülmelidir.

Virman ile ters kayıt arasında hangi durumda hangisi uygun?

Tutar doğru ama yanlış hesap kullanıldıysa virman uygundur. Tutar veya oran yanlışsa önce nötrleyen ters madde, ardından doğru kayıt girilir; böylece iz bırakılır.

Açıklama satırında hangi bilgiler olmalı?

Yevmiye maddesi açıklaması kısa ama içerikli olmalı; belge türü–numarası, karşı taraf ve gerekirse dönem bilgisi yer almalıdır. Standart bir ifade kütüphanesi tutarlılığı artırır.

Yevmiye numaralarını gün sonunda nasıl kontrol ederim?

Artan sıra, atlama ve tekrar testi yapın; gün toplamını borç–alacak eşitliğiyle doğrulayın. Şube veya bölüm bazlı numara aralıkları kullanıyorsanız özet listeyle karşılaştırın.

KDV gibi vergileri aynı maddede mi ayrı mı göstermeliyim?

Yevmiye kaydı içinde farklı vergi oranlarını ayrı satırlarda göstermek hem denetimi kolaylaştırır hem de muhasebe raporlarında ayrıntıyı korur; matrah ve vergi net okunur.

e-Defter beratında hata aldıysam ne yapmalıyım?

Yevmiye dosyası için doğrulama raporunu inceleyin; eksik alan, hatalı hesap veya belge künyesi sorunlarını düzeltip yeniden üretin. Gerekirse yazılım destek kayıtlarını açın.

Yevmiye maddesi kaç satır olabilir, sınır var mı?

Tek bir madde, işlemi doğru yansıtacak kadar satır içerebilir; kısıt yoktur. Ancak okunabilirlik için farklı vergi, kur farkı ve maliyet unsurlarını mantıklı bloklarda ayırın.

Belge numarası olmayan işlemi nasıl kayıt altına alırım?

Geçici nitelikte bir işlemde yevmiye defterine açıklayıcı notla geçici kayıt açıp, belge oluşunca referans numarasını eklersiniz; izlenebilirlik için ilişkilendirmeyi unutmayın.

Kur farkları gün sonunda mı ay sonunda mı yazılır?

Politikanıza göre belirlenir; düzenli ve tutarlı bir yöntem seçip yevmiye kaydı prosedürüne yazın. Sıklık arttıkça dalgalanma erken görünür, ancak iş yükü de artar.

Yevmiye defterinde tarih–belge tarihi farklı olabilir mi?

Olabilir; fiilî işlem tarihi ile kayıt tarihi ayrıştığında açıklamada gerekçe yazın. Dönem atlamasına yol açmamak için kapanış öncesi mutabakat yapın.

Masraf merkezi ve proje kodlarını nereye yazmalıyım?

Rapor detayını korumak için yevmiye satırlarına boyut etiketleri ekleyin; böylece mizan ve yönetim raporlarında masraf–proje ayrımı doğrudan görülebilir.

Kapanış kaydı yapmayı unuttum; nasıl telafi ederim?

Yevmiye defterinde dönem sonu kapanış kayıtlarını bir sonraki gün ters–doğru zinciriyle tamamlayın; açıklamada geç kalma gerekçesini ve etkilediği hesapları yazın.

Yevmiye numarası atlaması oldu; geriye dönük düzeltilebilir mi?

Mevcut numarayı koruyup ek düzeltme maddesi açın; sıra bütünlüğünü bozmadan iz bırakan bir açıklama yeterlidir. Silmek yerine ek madde yaklaşımı denetimi kolaylaştırır.

Banka masraflarını tek hesapta toplamak sakıncalı mı?

Aşırı konsolidasyon analizi zayıflatır. Yevmiye kaydı detay düzeyini; havale, komisyon, swift ve kur farkını ayrı satırlar olacak şekilde tasarlamak daha sağlıklıdır.

Yevmiye kayıtlarını kim onaylamalı?

Görev ayrılığı gereği kaydı yapan kişi dışında ikinci bir göz onaylamalıdır. Büyük tutarlar için ilave onay seviyesi ve limit politikası belirleyin.

Stok sayım farklarını nasıl muhasebeleştiririm?

Sayım fazlası ve eksiğini ayrı hesaplarda izleyin; yevmiye maddesi ile gerekçeyi açıklamaya yazın. Dönem sonunda düzeltme ve maliyet etkisini raporlayın.

Küçük işletmeler için en pratik kontrol listesi nedir?

Günlük borç–alacak eşitliği, sıra numarası, belge künyesi ve açıklama kontrolünden oluşan yevmiye defteri kontrol listesi kullanılabilir; haftalık mizanla destekleyin.

Yevmiye defteri ile e-arşiv fatura ilişkisini nasıl kurarım?

Fatura künyesini kayıt açıklamasına ve belge numarası alanına yazın; dosya adlandırma standardıyla dijital arşive bağlayın. Böylece denetimde belgeye erişim hızlanır.

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu