Tahsilat Makbuzu Nedir? Nasıl Kesilir? Tahsilat Makbuzu Örneği
Tahsilat makbuzu; işletmenin kasasına veya banka hesabına giren tutarı, nedenini ve kimden alındığını kanıtlayan temel belgedir. Doğru kesildiğinde cari hesapların takibi hızlanır, uzlaşmalarda ispat gücü yükselir ve denetimlerde zaman kazanırsınız. Bu rehberde, tahsilat makbuzunu adım adım kesme yöntemini aktarıyor, örnekler ve farklı senaryolarda nasıl davranacağınızı gösteriyoruz.
Tahsilat Makbuzu Nedir?
Tahsilat makbuzu; işletmenin para tahsil ettiğini, tarihi, tutarı, yöntemi ve gönderen/ödeyen tarafla birlikte kayıt altına alan yazılı delildir. Fatura, sözleşme, sipariş formu, iade tutanağı veya dekont gibi dayanak belgelerle birlikte dosyalandığında anlam kazanır. Kasa veya banka girişlerinin “neden”ini görünür kılar; cari hesapların ve kasa sayımının izini netleştirir. Belge, tahsilatı alan tarafça düzenlenir ve karşı tarafa makbuz nüshası verilir. Rakam–yazıyla tutar uyumu, açıklamanın referanslı olması ve imza/kaşe disiplinine uyulması esastır.
- Tahsilatı alan taraf düzenler ve imzalar.
- Dayanak belgesiz makbuz, denetimde zayıf kalır.
- Kasa ve banka girişlerini aynı gün içinde eşleştirin.
- Yazıyla tutar, rakamsal hataları hızla ortaya çıkarır.
Tahsilat Makbuzu Ne İşe Yarar? Sağladığı Faydalar
Sonuçtan başlayalım: doğru kesilmiş tahsilat makbuzu, nakit akışını ve alacak takibini disipline eder. Cari mutabakatlarda “hangi ödeme hangi faturaya gitti?” sorusunu saniyeler içinde yanıtlamayı sağlar. Banka açıklamalarına güvenmek tek başına yeterli değildir; makbuz, nedeni ve referansı somutlaştırır. İç kontrol ve denetimde, onay zinciri ile eklerin birlikte arşivlendiği dosya yapısı sayesinde hızlı kanıt sunulur. Kısmi tahsilat ve mahsup gibi gri alanlarda açıklık sağlayarak hatalı kapanışları azaltır.
| Taraf | Fayda |
|---|---|
| Yönetim | Nakit girişlerinin kaynağı ve önceliği görünür olur. |
| Muhasebe | Fatura–makbuz–dekont eşleşmesi kolaylaşır, hata azalır. |
| Satış/Cari | Uzlaşma hızlanır, itiraz ve iade süreçleri kısalır. |
| Denetim | Delil zinciri tamamlanır, dokümantasyon standardı güçlenir. |
Tahsilat Makbuzu Fatura Yerine Geçer Mi?
Tahsilat makbuzu, para girişini kanıtlayan yardımcı belgedir; satış veya hizmetin vergiye esas kayıtlarını tek başına karşılamaz. Fatura; mal veya hizmetin hukuki ve vergisel dayanağıdır, makbuz ise ödemenin “kimden, ne için ve hangi yöntemle” geldiğini gösterir. Bu nedenle makbuzu, fatura/sözleşme/irsaliye gibi asıl belgelerle birlikte dosyalayın ve açıklamada mutlaka ilgili referans numarasına yer verin. İade, kapora, peşinat ve kısmi ödeme gibi ara işlemlerde makbuz, cari yönetim ve denetimde hız sağlar; ancak “fatura yerine geçen belge” sayılmaz. Faturasız durumlar için düzenlenen özel belgeler (örneğin gider pusulası) farklı kurallara tabidir ve amacı değişiktir.
- Makbuz “para girişi”ni kanıtlar; “satış/hizmet”i ispatlayan belge değildir.
- Açıklamaya fatura/sözleşme numarası, tarih ve tutarı kısa–net yazın.
- Kısmi tahsilatlarda kalan bakiyeyi makbuz üzerinde belirtin.
- Banka tahsilatlarında dekont numarasıyla çapraz kontrol yapın.
| Belge | Amacı | Düzenleyen | Makbuzla İlişkisi |
|---|---|---|---|
| Fatura | Mal/hizmet satışını belgelendirme | Satıcı | Makbuz faturaya atıfla ödemeyi kanıtlar |
| Tahsilat makbuzu | Para girişini kanıtlama | Parayı alan | Faturanın tahsil edildiğini gösterir |
| Sözleşme | Ticari ilişki şartları | Taraflar | Makbuz açıklamasına referans olur |
| Gider pusulası | Özel hallerde fatura yerine | Alıcı | Amacı farklı; tahsilatla karıştırmayın |
Hangi Durumlarda Tahsilat Makbuzu Kesilir?
Tahsilat makbuzu, para girişi gerçekleşen her olayda kesilebilir; kritik olan, nedeni ve referansı açık yazmaktır. Peşinatlar, kısmi tahsilatlar, iade bedelleri, teminat çözümleri ve hizmet taksitleri en sık rastlanan senaryolardır. Banka üzerinden alınan ödemelerde dekont bilgisi, nakitte ise kimlik ve teslim bilgileri önem kazanır. Grup içi tahsilatlarda dahi makbuz kullanmak, yetki ve sorumluluğu kayıt altına alır. Aşağıdaki örnekler, hangi ekleri iliştirmeniz gerektiğini pratikçe gösterir.
| Senaryo | Açıklama | Önerilen Ekler |
|---|---|---|
| Fatura tahsilatı | Müşteriden fatura bedeli alındı | Fatura kopyası, banka dekontu/kasa fişi |
| Kısmi tahsilat | Fatura kapatılmadı, bakiye var | Kalan tutar notu, cari hesap ekstresi |
| Peşinat/ön ödeme | Sipariş öncesi alınan bedel | Sipariş formu, sözleşme maddesi |
| İade bedeli | Müşteriye yapılan iade çözümü | İade faturası/irsaliye, mutabakat |
| Teminat çözümü | Teminatın kısmen/tam çözümü | Kabul tutanağı, protokol |
| Abonelik/hizmet taksiti | Dönemsel hizmet ücreti | Dönem faturası, hizmet raporu |
Tahsilat Makbuzunun Zorunlu Bilgileri ve Anlamları
Eksiksiz makbuz; kimden, ne için, ne kadar ve hangi yöntemle alındığını açıkça gösterir. Ayrıca dayanak belge numarası ve tarihi mutlaka yazılmalıdır. Numaralandırma; yıl–seri–sıra kurgusuyla ardışık ve tekil ilerlemelidir. Tutar hem rakamla hem yazıyla yazılır; para birimi ve varsa kur bilgisi ayrı alanla ifade edilir. İmza/kaşe ve ekler listesi, uyuşmazlık riskini ciddi biçimde düşürür.
| Alan | Açıklama | İpucu |
|---|---|---|
| Makbuz No | Tekil ardışık numara | 2025-TH-000418 gibi yıl–seri–sıra kullanın |
| Tarih/Saat | Tahsilat anı | Banka dekontuyla aynı güne dikkat edin |
| Alan Taraf | Makbuzu düzenleyen işletme | Şube/proje kodu ekleyin |
| Ödeyen | Müşteri/unvan ve vergi no | Yetkili kişi adı–soyadı yazın |
| Tutar (rakam) | Alınan net tutar | Para birimini mutlaka belirtin |
| Tutar (yazıyla) | Rakamın yazıyla ifadesi | “Türk Lirası/Kuruş” ifadesini tamamlayın |
| Ödeme Yöntemi | Nakit, havale/eft, kart, çek/senet | Dekont/çek/senet no yazın |
| Ödeme Nedeni | Kısa ama referanslı açıklama | Fatura/sözleşme numarasını ekleyin |
| Dayanak Belge | Tür–no–tarih–tutar | Üçlü seti eksiksiz yazın |
| Ekler | İlişik belgeler listesi | “2 sayfa” gibi sayısal ifade ekleyin |
| İmza/Kaşe | Yetkili imza ve mühür | Yetki çizelgesine uygun hareket edin |
Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir? Adım Adım Uygulama
Önce tahsilatın nedenini ve dayanak belgesini netleştirin; sonra tutarı ve yöntemi belirleyin. Makbuz numarasını verip tarih–saat yazın, taraf bilgilerini eksiksiz girin. Tutarı rakam ve yazıyla aynı olmasına dikkat ederek kaydedin. Ödeme yöntemine göre dekont, kart slipi veya çek/senet fotokopisini ekleyin. Ekler listesini sayfa sayılarıyla yazın, imza/kaşe ve nüsha dağıtımıyla işlemi tamamlayın.
- Neden ve dayanak belgeyi doğrulayın.
- Makbuz numarası ve tarih–saat girin.
- Taraf bilgilerini ve vergi numaralarını yazın.
- Tutarı rakam ve yazıyla girin, para birimini belirtin.
- Ödeme yöntemi kanıtını ekleyin.
- İmza/kaşe tamamlanınca nüshaları dağıtın.
- Dijital–fiziki arşivi aynı gün güncelleyin.
Tahsilat Makbuzu Örneği (Dolu Örnek)
Aşağıdaki örnek; banka üzerinden alınan fatura tahsilatını gösterir. Açıklama; belge türü, numarası ve tarihini içerir. Tutar, rakam ve yazıyla tutarlı yazılmış, ödeme yöntemi olarak havale belirtilmiştir. Ekler kısmında fatura kopyası ve dekont listelenmiş, imza/kaşe tamamlanmıştır. Benzer bir şablonu kendi unvan ve numara serinize uyarlayarak kullanabilirsiniz.
| Alan | Örnek Değer |
|---|---|
| Makbuz No | 2025-TH-000418 |
| Tarih/Saat | ../../…. 14:30 |
| Alan Taraf | ABC Yazılım A.Ş. – Merkez |
| Ödeyen | XYZ Lojistik Ltd. – Vergi No: 0987654321 |
| Tutar (rakam) | 48.600,00 TL |
| Tutar (yazıyla) | Kırk Sekiz Bin Altı Yüz Türk Lirası |
| Ödeme Yöntemi | Banka havalesi – Dekont No: 2025/BR-11872 |
| Ödeme Nedeni | ../../…. tarihli 2025/781 numaralı fatura tahsilatı |
| Dayanak Belge | Fatura No: 2025/781 – 48.600,00 TL |
| Ekler | 1) Fatura kopyası (1 sayfa) 2) Banka dekontu (1 sayfa) |
| İmza/Kaşe | Yetkili – Ayşe K. |
Ödeme Yöntemine Göre Tahsilat Makbuzu Farkları
Her yöntem farklı kanıtlayıcılar gerektirir ve açıklama dili küçük farklılıklar içerir. Nakit tahsilatlarda kimlik ve saat kaydı, banka işlemlerinde dekont numarası ve açıklama standardı önemlidir. Kart ödemelerinde slip ve gün sonu raporu, çek–senet işlemlerinde belge numarası ve vade bilgisi kilittir. Döviz tahsilatlarında kur ve karşılık Türk Lirası tutarını yazmadan dosyayı kapatmayın. Aşağıdaki tablo, yöntem bazlı farkları kısa notlarla özetler.
| Yöntem | Zorunlu Kanıtlayıcı | Açıklama İpucu |
|---|---|---|
| Nakit | Kasa fişi, alıcı imzası | “Nakit tahsilat – Fatura 2025/781” |
| Banka Havale/EFT | Dekont no, açıklama metni | “Dekont 2025/BR-11872 – Fatura 2025/781” |
| Kart (pos) | Slip, gün sonu raporu | Taksit ve komisyonu not edin |
| Çek | Çek no, banka–şube | Ciro zincirini ve tarihi kontrol edin |
| Senet | Senet no, vade | Vade ve düzenleme yerini belirtin |
| Döviz | Kur, karşılık TL | “USD 1.500 – Kur 22.10.2025 – TL karşılık” |
Sektörel Uygulama: Eğitim, Sağlık ve Perakendede Tahsilat Makbuzu
Sektör, makbuz dilini ve ekleri belirgin biçimde değiştirir; aynı kuralı her yerde uygulamak yerine senaryoyu merkeze alın. Eğitimde taksitli tahsilat ve burs/iskonto kayıtları öne çıkar; açıklamada dönem, sınıf/program ve öğrenci bilgisi yer almalıdır.
Sağlıkta hizmet türü, hekim/uzman adı ve seans/prosedür bilgisi önemlidir; gizlilik gereklilikleri nedeniyle kişisel veriyi gereksiz yere yazmayın, referans kodu kullanın. Perakendede iade, kampanya ve çoklu ödeme yöntemi (kısmi nakit + kart) yaygındır; kasa hareketi ve pos raporlarıyla aynı gün eşleştirme yapın. Her üç sektörde de “kalan bakiye” ve “kısmi/peşinat” ibareleri, mutabakatı kolaylaştırır.
- Eğitim: “Dönem–taksit–öğrenci no” zinciri açıklamada yer alsın.
- Sağlık: Hizmet/prosedür kodu ve tarih/seans numarası yazın.
- Perakende: Kampanya/kupon kodu ve iade irsaliyesini ekleyin.
- Çoklu Ödeme: Her yöntemi ayrı satırda gösterip toplamı netleyin.
| Sektör | Durum | Açıklama Kalıbı | Önerilen Ekler |
|---|---|---|---|
| Eğitim | Taksit tahsilatı | “2025–Güz, 3. taksit, Öğr. No 2145” | Kayıt formu, taksit planı |
| Eğitim | Peşinat | “Program X peşinatı, sözleşme md. 5” | Sözleşme, ödeme planı |
| Sağlık | Seans ücreti | “Fizyoterapi, 6/10 seans, Dr. kodu AB12” | Hizmet formu, rıza/onay belgesi |
| Sağlık | Paket farkı | “Paket Y fark tahsilatı, dosya no 7782” | Prosedür listesi, onay |
| Perakende | İade sonrası tahsilat | “İade fark tahsilatı, fatura 2025/781” | İade irsaliyesi, kasa fişi |
| Perakende | Çoklu ödeme | “Nakit 500 + Kart 1.250, sipariş 45-987” | Pos slip, gün sonu raporu |
Abonelik ve Aidat Tahsilatlarında Tahsilat Makbuzu Uygulaması
Abonelik ve aidat akışlarında tekrar eden ödemeler vardır; bu yüzden makbuz dili “dönem, hizmet kapsamı ve faturalama şekli”ne göre standardize edilmelidir. Otomatik ödemelerde banka dekontu açıklamasıyla makbuz açıklaması eşleşmeli; toplu tahsilatlar için “liste eki” yaklaşımı kullanılmalıdır. Yıllık peşin tahsilatlarda hizmet süresini, başlangıç–bitiş tarihini ve kapsama dahil istisnaları açıklamaya ekleyin. Aidatlarda indirim, gecikme zammı veya bağış/ek katkı gibi kalemler ayrı satırda gösterilirse hem raporlama hem mutabakat hızlanır. İptal/iade durumunda ilgili dönemi ve hesaplamayı net ifade edin.
- Dönem bilgisini kısaltmayın: Tarih aralıklarını tam yazın.
- Otomatik ödemede dekont no ve tarih şart; kart değişimleri için not ekleyin.
- Toplu tahsilatta “Liste Eki–A1” diyerek adı geçenleri ek dosyada sıralayın.
- Yıllık ödemede “peşin” ibaresi ve hizmet kapsamını açıkça belirtin.
| Senaryo | Açıklama Örneği | Ekler | Not |
|---|---|---|---|
| Aylık abonelik | “Ekim 2025 hizmet bedeli” | Fatura, dekont | Otomatik tahsilat ise kart/dekont no |
| Yıllık peşin | “2025–2026 yıllık abonelik, peşin” | Sözleşme, plan | İade koşullarını not edin |
| Aidat | “Ekim 2025 aidatı + gecikme” | Karar/duyuru | Gecikme kalemini ayrı satır |
| Toplu tahsilat | “Ekim aidatları – Liste Eki A1” | Liste, imza | Her kişi için satır toplamı |
| Paket yükseltme | “Paket X→Y fark tahsilatı” | Protokol | Kalan dönem hesabı eklenmeli |
Tahsilat Makbuzu Limit Sınırı Var Mı?
Tahsilat makbuzu bir “belgeleme” aracıdır; doğrudan makbuzun kendisine ait genel bir tutar sınırı yoktur. Sınır olarak konuşulan konular genellikle ödeme yöntemine ilişkin kurallar, tevsik ve ispat yükümlülükleri ile işletme içi politika limitleridir.
Örneğin nakit işlemlerde belirli durumlarda banka üzerinden tahsilat tercih edilir; bu tercih ya iç kontrol kuralıdır ya da ilgili düzenlemelerden etkilenir. Kart ve pos tahsilatlarında komisyon/bloke süreleri fiili sınırlayıcı etki yaratır; makbuzda bu bilgiler yer almasa da süreç planlamasını belirler. Güncel mevzuat ve sözleşme hükümleri değişebileceği için hukuk/mali müşavir görüşüyle kurallarınızı yazılı hale getirmenizi öneririz.
- “Makbuz sınırı” yerine “ödeme yöntemi kuralı” düşünün.
- İç politikada nakit–banka ayrımı için tutar eşikleri belirleyin.
- Tevsik/ispat kuralları için güncel düzenlemeleri takip edin.
- Yönteme göre ek kanıtlayıcıyı makbuza iliştirin (dekont, slip, çek/senet).
| Limit Kaynağı | Ne İfade Eder | Makbuza Etkisi | Önerilen Kontrol |
|---|---|---|---|
| İç politika | Risk ve operasyon yönetimi | Nakit/banka eşiği | Onay matrisine bağlayın |
| Banka sözleşmeleri | Pos blokesi/komisyon | Tahsilat planı | Komisyonu ayrı hesaplayın |
| Sözleşme hükümleri | Taksit/peşinat şartı | Açıklama kalıbı | Dönem/taksit numarası yazın |
| Mevzuat kuralları | Tevsik/ispat yükümlülüğü | Yöntem seçimi | Uzman görüşüyle güncelleyin |
Tahsilat, Tediye ve Fatura Arasındaki Farklar
Kavramları doğru ayırmak, kayıt kalitesini yükseltir ve denetim riskini azaltır. Tahsilat makbuzu para girişi için düzenlenir; tediye makbuzu ise para çıkışını belgelendirir. Fatura, mal veya hizmet satışını gösteren asıl belgedir; makbuzlar faturaya atıf yaparak ödeme akışını kanıtlar. Gider pusulası gibi özel belgeler, yalnız belirli şartlarda kullanılır. Aşağıdaki tablo, temel farkları tek bakışta görmenizi sağlar.
| Belge | Amaç | Düzenleyen | Not |
|---|---|---|---|
| Tahsilat Makbuzu | Para girişi kanıtı | Parayı alan | Fatura/sözleşmeye atıf yapın |
| Tediye Makbuzu | Para çıkışı kanıtı | Parayı ödeyen | Dekont/çek bilgisi ekleyin |
| Fatura | Satış/hizmet belgesi | Satıcı | Vergi belgesidir, asıl dayanak |
Muhasebe Kaydı ve Tahsilat Makbuzu İlişkisi
Tahsilat makbuzu, muhasebe kaydının ispatlayıcısıdır; kayıt tek düzen hesap planındaki uygun hesaplara işlenir. Banka tahsilatında banka hesabı borçlanır, ilgili alacak hesabı alacaklandırılır. Nakit tahsilatta kasa artar; karta bağlı tahsilatta ise pos bloke ve komisyon etkisi görülür. Kısmi tahsilatlarda kalan bakiye açıkça izlenmeli ve mahsup işlemleriyle karışmamalıdır.
- Fatura tahsilatı: Borç 102 Bankalar / Alacak 120 Alıcılar.
- Nakit tahsilat: Borç 100 Kasa / Alacak 120 Alıcılar.
- Kart tahsilatı: Borç 108 Diğer Hazır Değerler / Alacak 120 Alıcılar; komisyon için 780 Pazarlama Giderleri.
- Teminat çözümü: Borç 102 Bankalar / Alacak 340 Alınan Sipariş Avansları.
Tahsilat Makbuzu İptali, Düzeltme ve Yeniden Kesim Adımları
Hatalı tutar, yanlış taraf, tarih uyumsuzluğu veya eksik eklerde iki yol vardır: iptal veya düzeltme. Temel bilgiler (taraf, tutar, belge referansı) yanlışsa iptal edin; orijinal makbuza “İPTAL” damgası basıp gerekçeyi kısa notla yazın ve ardışık numarayı koruyun. Küçük eksikler (ek belgenin unutulması, kısa açıklama düzeltmesi) için düzeltme notu yeterli olabilir; fakat banka/pos/çek bilgisi değişiyorsa yeni makbuz kesinlikle şarttır.
Yeniden kesimde açıklamaya “önceki makbuz no–tarih–iptal/düzeltme” dipnotunu ekleyin, ekleri güncelleyin ve yetkiliden yeniden imza/kaşe alın. Dijital arşivde iki belgeyi dosya adı üzerinden ilişkilendirerek bulunabilirliği artırın.
- İptal: Gerekçeyi yazın, tüm nüshaları geri toplayın, arşivde “iptal” klasörüne alın.
- Düzeltme: Hangi alanın düzeltildiğini not edin, ekler listesini revize edin.
- Yeniden Kesim: Yeni no verin, eski makbuz bilgisine referans yazın.
- Muhasebe: Ters kayıt/mahsup ile cari ve banka/kasa eşlemesini aynı gün yapın.
| Hata Türü | İşlem | Arşiv Notu | Ek İşlem |
|---|---|---|---|
| Tutar hatası | İptal + yeniden kesim | “İPTAL – yanlış tutar” | Yeni makbuzda rakam–yazı kontrolü |
| Taraf hatası | İptal + yeniden kesim | “İPTAL – yanlış taraf” | Yanlış nüshaları toplayın |
| Dekont/slip yanlış | İptal + yeniden kesim | “İPTAL – belge referansı” | Doğru dekont/slipi ekleyin |
| Eksik ek | Düzeltme notu | “Ek tamamlandı – tarih” | Ekler listesine sayfa sayısı |
| Açıklama yetersiz | Düzeltme veya yeniden kesim | “Açıklama revize” | Referans no–tarih ekleyin |
