Puantaj Nedir? Kaydı Nedir? Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?

Derya11 Ekim 2022

İçindekiler

İşyerinde kimin, ne zaman ve kaç saat çalıştığını net biçimde görmek; ücret, izin ve fazla mesaiyi doğru hesaplamak için puantaj hayati önemdedir. Doğru kurgulanmış bir sistem; hata riskini azaltır, denetimlerde sizi korur ve yöneticilere “tek bakışta” kontrol imkânı sağlar. Puantaj verisi yalnız bordro için değil; verimlilik, kapasite planlama ve maliyet kontrolü için de güçlü bir araçtır. Düzenli tutulan kayıtlar; performans değerlendirmesine girdi sağlar, ekiplerin “kim, nerede, ne zaman” çalıştığını somutlaştırır. Hedefiniz, herkesin anlayacağı yalın kurallar, tek standart cetvel ve sürdürülebilir işleyiş olmalıdır.

Puantaj Nedir?

Puantaj; çalışanların işe giriş-çıkış saatleri, çalışma süresi ve devamsızlık bilgilerinin sistematik kaydıdır. Temel amaç, doğru ücret ve yasal bildirimleri hatasız yapmaktır. İyi bir puantaj; fazla mesai ve izin dengesini görünür kılar. Kayıt yöntemi değişebilir ama tek doğrusu, tutarlılık ve izlenebilirliktir.

Amaç: Ücret, izin, fazla mesai ve devamsızlık kararlarını doğru vermek.
Kapsam: Günlük giriş-çıkışlar, mola, vardiya, izin ve rapor durumları.
Standart: Tek format, belirli kodlar ve açıklama alanlarıyla sade yapı.

Puantajın özü, herkesin aynı dili konuşmasıdır; tek format ve net kurallar, hesap hatalarını ve zaman kaybını en aza indirir.

Puantaj Kaydı Nedir?

Puantaj kaydı; her gün için çalışanın fiilî durumunun belgelendiği resmi/niteliğinde bir veri bütünüdür. Kayıt; gün, saat, vardiya, izin türü ve açıklamalarla birlikte tutulur. Sağlam bir kayıt yapısı; denetim karşısında kanıt, bordro açısından dayanak ve yöneticiler için tek kaynak görevindedir.

Kim Oluşturur: İnsan kaynakları, bordro, birim amiri veya otomasyon sistemi.
Ne Zaman: Günlük düzenleme idealdir; kapanış öncesi dönemsel kontrol şarttır.
Neyi İçerir: Tarih, vardiya/saatler, izin-kod, açıklama ve onay bilgisi.

Kayıt, yalnız “ne olduğunu” değil, “neden olduğunu” da açıklar; kısa ve tutarlı açıklama alanı kritik önemdedir.

Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?

Puantaj cetveli doldururken önce tek şablon belirleyin ve tüm birimlerde aynı formatı uygulayın. Çalışan listesi, unvan, vardiya ve izin kodlarını önceden tanımlayın. Her gün giriş-çıkışları ekleyip toplam saat ve fazla mesaiyi otomatik hesaplatın. Dönem sonunda iki aşamalı onay alıp arşivleyin.

Hazırlık: Dönem, personel listesi ve vardiya planını şablona ekleyin.
Kayıt: Günlük giriş-çıkış, mola ve izin kodlarını işleyin.
Hesap: Günlük/haftalık toplamlar ve fazla mesai formüllerini tanımlayın.
Kontrol: Tutarsızlık ve eksik gün uyarılarını gözden geçirin.
Onay: Amir ve İK onayını tarihle kaydedin, sürümleyin.

Önceden tanımlı kodlar ve otomatik formüller, dönem kapanışında düzenleme yükünü ciddi biçimde azaltır.

Puantaj Cetveli Örneği

Aşağıdaki örnek, haftalık görünüm mantığını gösterir. Sütun adlarını basit tutun; “Giriş”, “Çıkış”, “Toplam”, “Fazla”, “İzin Kodu”, “Açıklama” gibi alanlar yeterlidir. Hafta bazında toplam saat ve gün bazında izin görünürlüğü, bordro akışını hızlandırır.

Tarih	Giriş	Çıkış	Mola (dk)	Toplam Saat	Kod	Açıklama	Onay
01	09:00	18:00	60	8,0	Ç		Yön.
02	09:00	18:30	60	8,5	FM	Proje teslimi	Yön.
03				0	HT	Hafta tatili
04	09:00	18:00	60	8,0	Ç		Yön.
05				0	Yİ	Yıllık izin	İK
06	10:00	17:30	45	7,25	Ç	Eğitim	Yön.
07				0	RT	Resmi tatil

Sütunlar az ama işlevsel olmalı; “Açıklama” alanı, sınırda durumlarda karar vermeyi ve denetimde ispatı kolaylaştırır.

Puantaj ile Bordro İlişkisi

Puantaj, bordronun tek veri kaynağıdır; toplam çalışma süresi, fazla mesai ve izin kesintileri buradan beslenir. Hatalı puantaj, doğrudan yanlış ücret ve vergi/prim hesaplarına yol açar. Doğru ilişki; kodlar, kesintiler ve ek ödemelerin aynı dilde tanımlanmasıyla kurulur.

Eşleştirme: İzin ve devamsızlık kodları, bordrodaki aynı kodlarla birebir olmalı.
Toplamlar: Haftalık/aylık saat toplamları bordroyla otomatik bağlanmalı.
İzler: Onay tarihi ve onaylayan bilgisi bordro evrakına işlenmeli.

Bordro ve puantajın aynı kod sözlüğünü kullanması, manuel dönüştürme hatalarını ortadan kaldırır.

Fazla Mesai ve Resmi Tatil Hesabı Nasıl Yapılır?

Fazla mesai, günlük veya haftalık normal süre aşıldığında ortaya çıkar ve onayla geçerlilik kazanır. Günlük 7,5–8 saat kuralı ve haftalık 45 saat sınırı, hesaplama için temel referanstır. Resmi tatilde çalışma varsa ek ücret veya denkleştirme, kurum politikasına göre 1 yöntemle uygulanır. Sonuçta doğru hesap, ihtilafı azaltır ve öngörülebilir bordro sağlar.

Yetkili Onay: Fazla mesai talebi, gerekçe ve sorumlu yönetici onayıyla kayıt altına alınır.
Sınır Takibi: Haftalık 45 saat üstü, fazla mesai hesaplamasına girer.
Tatil Çalışması: Resmi tatilde çalışılan saatler ayrı kodla izlenir.
Denkleştirme: Ücret yerine izin verilecekse gün/saat açıkça kaydedilir.
Belgelendirme: Tüm ek çalışmalar puantaj ve bordroda eşleşir.

Fazla mesaiyi ay sonunda değil, oluştuğu gün kayda geçirmek uyuşmazlık riskini düşürür.

Vardiya, Esnek ve Uzaktan Çalışmada Puantaj Yönetimi

Vardiya ve uzaktan çalışmada esneklik artarken kayıt disiplini daha kritik hale gelir. Vardiyaları 2 ya da 3 bantta planlayıp çakışmaları engellemek, devriye notlarıyla birlikte anlamı güçlendirir. Uzaktan çalışmada giriş–çıkış yerine teslim–çıktı esaslı kayıt ve günlük toplam süre 1 satırda tutulur. Böylece hibrit düzende şeffaflık sağlanır ve verimlilik korunur.

Vardiya Planı: Erken/normal/geç vardiya saat aralıklarını tanımla.
Çakışma Kontrolü: Aynı kişiye üst üste riskli planlama yapma.
Hibrit Kural: Evden çalışma günlerinde çıktı–süre dengesini izle.
Raporlama: Vardiya bazlı performans ve devamsızlık oranlarını çıkar.

Net vardiya şablonları ve hibrit kurallar, hem adaleti hem de planlamayı güçlendirir.

Dijital Puantaj Sistemleri ve Otomasyon

Kartlı geçiş, biometrik doğrulama veya yazılım tabanlı çözümler; kayıtları anlık toplar ve raporu hızlandırır. İyi bir sistem, tek tıkla toplam üretir, hataları uyarır ve onay akışını standartlaştırır. Dış sistemlerle entegrasyon, bordro ve İK süreçlerini kesintisizleştirir.

Zorunlu Alanlar: Konum/cihaz, saat, kullanıcı ve onay kaydı.
Kurallar: Gecikme, erken çıkış, mola sınırı için otomatik uyarılar.
Raporlar: Kişi, birim, proje ve maliyet merkezine göre özetler.

Entegrasyon ve otomasyon, veri girişini azaltır; ekipler kontrol ve analize daha fazla zaman ayırır.

Kontrol, Onay ve Mutabakat Süreci

Kapanışta önce otomatik kontrolleri çalıştırın; eksik giriş veya sıra dışı saatleri işaretleyin. Sonra amir, İK ve bordro onay sırasını uygulayın. Mutabakat listesinde tüm düzeltmeleri tarih/saat ve notla kaydedin. Son onaydan sonra değişiklik kilidi koyun.

Ön Kontrol: Formül hatası, boş hücre ve sıra dışı saat tespiti.
Birim Onayı: Fiilî çalışma teyidi ve açıklamaların gözden geçirilmesi.
Son Kilit: Kapanış sonrası değişikliklerin sürümle kaydı.

Onay zinciri net olduğunda, kapanış tarihleri şaşmaz; herkes ne zaman ve neyi yapacağını bilir.

Arşivleme, Denetim ve Yasal Dayanaklar

Puantaj verilerini güvenli biçimde saklayın; erişimi görev esaslı kısıtlayın ve yedek alın. Saklama süresini iç politika ve mevzuata göre belirleyin; örnek olarak 5 yıl ve üzeri planlar tercih edilir. Değişiklikleri log kaydıyla izlemek, denetimde hayat kurtarır.

Dosyalama: Dönem, birim ve kişi bazlı mantıklı dizin yapısı.
Gizlilik: Kişisel veriler için sınırlı erişim ve maskeleme.
İzlenebilirlik: Sürüm, onay ve değişiklik günlükleri.

Saklama süresi ve kişisel veri koruması işletmeden işletmeye değişebilir; yazılı politika ve düzenli denetim şarttır.

Sıkça Sorulan Sorular

Puantaj Cetveli Zorunlu mu?

Evet, fiilî çalışma, izin ve fazla çalışma ispatında temel resmi kayıttır; bordro ve denetimlerde aranır. Her çalışan için aylık düzenli tutulup saklanmalıdır.

Hangi Belgelerle Desteklenmeli?

Kart/biyometrik giriş-çıkış, vardiya planı, izin ve rapor formları, görevlendirme yazıları; bu belgeler puantaj ile birebir örtüşmelidir.

Günlük En Çok Kaç Saat Çalışılabilir?

Günlük fiilî çalışma 11 saati aşamaz; ara dinlenme toplamdan düşülür, haftalık 45 saat sınırı korunur; bu kurallar puantaj üzerinde açık görünmelidir.

Ara Dinlenme Nasıl Hesaplanır?

Dinlenmeler çalışmadan sayılmaz; 4 saate kadar 15 dk, 4–7,5 saate 30 dk, 7,5 saat üzeri en az 1 saat verilir; bu süreler puantaj hesaplarına dahil edilmez.

Fazla Süre ile Fazla Çalışma Farkı Nedir?

Haftalık 45 saate kadar olan aşım “fazla sürelerle çalışma”, üzeri “fazla çalışma”dır; zam oranı/serbest zaman karşılığı farklıdır ve türler puantaj üzerinde ayrı kodlanmalıdır.

Hafta Tatili ve Resmî Tatil Ödemeleri

Hafta tatilinde çalışılmasa da bir gün ücret ödenir; resmî tatilde çalışma varsa ilave ödeme yapılır; bu günler puantaj notlarında ayrıca gösterilmelidir.

Uzaktan Çalışanlar İçin Kayıt Yöntemi

Görev teslim saatleri, toplantı katılımları ve sistem günlükleri esas alınır; kişisel veri asgarîliği korunur; zaman pencereleri sözleşmede net ve puantaj ile uyumlu tutulur.

Onay ve İmza Zorunluluğu

Fazla çalışma için yazılı onay alınır; cetveller dönem sonunda çalışan ve yetkili tarafından imzalanır; elektronik onay akışı puantaj kayıtlarının parçası sayılır.

Sık Yapılan Hatalar Neler?

Ara dinlenmeyi düşmeden toplam yazmak, aynı güne hem tam mesai hem izin girmek, eksik gün kodunu belgesiz bırakmak ve onaysız fazla çalışma; bu hatalar puantaj-bordro tutarsızlığı doğurur.

Saklama Süresi ve Arşivleme

Çalışma ve sosyal güvenlik yönünden uzun yıllar saklanır; yetkisiz erişim engellenir ve yedekleme yapılır; kurum politikası puantaj dosyalarının korunmasını ayrıntılandırmalıdır.