Proforma Örneği 2025: Proforma Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?
Proforma fatura, ticari hayatta sıklıkla karşılaşılan, ancak resmi belge niteliği taşımayan bir ön fatura türüdür. Özellikle teklif aşamasında kullanılır ve taraflar arasında ticari sürecin netleştirilmesine yardımcı olur. 2025 yılı itibarıyla proforma faturaların düzenlenmesinde dikkat edilmesi gereken bazı detaylar vardır. Bu yazımızda, proforma fatura nedir, nasıl hazırlanır ve nelere dikkat edilmelidir sorularını tüm yönleriyle ele alacağız.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, gerçek bir fatura gibi düzenlenmesine rağmen mali ve hukuki yükümlülük taşımayan, yalnızca bilgilendirme amacıyla düzenlenen bir belgedir. Satıcı tarafından alıcıya gönderilir ve mal ya da hizmetin detaylarını, fiyat bilgisini içerir. Öne çıkan özellikleri:
- Mali yükümlülüğü yoktur.
- Vergi doğurmaz.
- Ticari teklif niteliğindedir.
- Sipariş öncesi kullanılır.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Proforma faturalar, ticaretin planlı ve şeffaf ilerlemesini sağlar. Alıcının satın almayı düşündüğü ürün ya da hizmetin maliyetini, teslim koşullarını ve diğer detayları net şekilde görmesine imkân tanır. Kullanım amaçları:
- Alıcıya fiyat teklifi sunmak
- Gümrük işlemlerinde kolaylık sağlamak
- Banka kredisi veya akreditif işlemlerinde belge sunmak
- Sipariş öncesi resmi olmayan bilgilendirme sağlamak
Proforma Fatura ile Gerçek Fatura Arasındaki Farklar
Proforma fatura, resmi ve mali bir belge değildir; teklif niteliğindedir. Gerçek fatura ise, muhasebe ve vergi açısından bağlayıcıdır. İki belge arasındaki temel fark, hukuki geçerlilik ve vergisel yükümlülükler üzerindedir. Temel farklar:
| Özellik | Proforma Fatura | Gerçek Fatura |
|---|---|---|
| Hukuki Geçerlilik | Yok | Var |
| KDV ve Muhasebe Kaydı | Gerektirmez | Gerektirir |
| Düzenlenme Zorunluluğu | Yok | Zorunlu |
| Kullanım Amacı | Teklif ve bilgilendirme | Satış ve resmi kayıt |
| Tahsilat ve İhracat İşlemi | Dayanak oluşturmaz | İşlem için temel belgedir |
Proforma Faturada Olması Gereken Bilgiler
Proforma fatura, her ne kadar resmi olmasa da tarafların işlem detaylarını doğru şekilde anlaması açısından belirli bilgileri içermelidir. Bulunması gereken başlıca bilgiler:
- Satıcı ve alıcının unvanı, adresi
- Fatura tarihi ve numarası (örnek numaralama yapılabilir)
- Mal veya hizmetin adı, açıklaması, miktarı
- Birim fiyat ve toplam bedel
- Ödeme ve teslimat koşulları
- Düzenleyen kişinin adı-soyadı ve imzası (opsiyonel)
- “Proforma Fatura” ibaresi mutlaka yazılmalı
Proforma Faturanın Yasal Durumu Nedir?
Proforma fatura, resmi belge statüsünde değildir. Yani Vergi Usul Kanunu (VUK) çerçevesinde fatura olarak kabul edilmez ve muhasebe kayıtlarında kullanılamaz. Bu belge, alıcıya bir teklif sunmak amacıyla düzenlenir; yalnızca bilgilendirme niteliğindedir.
- Vergi kaydı yapılmaz.
- KDV hesaplamasına konu edilmez.
- Tahsilat veya mal teslimine dayanak oluşturmaz.
Proforma Fatura Zorunlu Mudur?
Hayır, proforma fatura zorunlu bir belge değildir. Ancak özellikle ithalat, ihracat veya teklif sürecinde tercih edilir çünkü işlemlerin ön hazırlığını kolaylaştırır. Proforma fatura kullanma zamanı ve kesilmesi gereken bazı yaygın alanlar:
- Yurt dışına teklif gönderilirken
- İthalat işlemlerinde gümrük beyanı yapılmadan önce
- Müşteri onayı alınmadan önce fiyat sunumu için
- Finansman veya banka işlemlerinde belge olarak istenebilir
| Sektör | Kullanım Nedeni |
|---|---|
| İhracat | Gümrük işlemleri için ön belge |
| Makine-Ekipman | Ön teklif ve banka kredisi başvurusu |
| Danışmanlık | Müşteriye teklif sunma |
Proforma Fatura Hangi Bilgileri İçermelidir?
Proforma faturada nelerin yer alması gerektiği açıklanır. Proforma fatura, bir siparişin veya teklifin anlaşılabilir olmasını sağlayan ticari bir ön belgedir. İdeal bir proforma fatura şu başlıkları içermelidir:
- “Proforma” ifadesi başlıkta açık şekilde yer almalı
- Teklifin geçerlilik süresi
- Tahmini teslim tarihi
- KDV oranı (bilgilendirme amaçlı)
- Para birimi ve ödeme şekli (Havale, EFT, peşin, kredi kartı vb.)
- İhracat ise: GTIP kodları, menşe bilgisi
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma fatura hazırlamak için resmi bir yazılım zorunlu değildir; Word, Excel veya online şablonlarla kolayca oluşturulabilir. Ancak, düzenli belge akışı için kurumsal yazılımlar tercih edilmelidir. Hazırlama adımları:
- Üst kısma “PROFORMA FATURA” başlığını yazın.
- Satıcı ve alıcı bilgilerini girin.
- Ürün/hizmet kalemlerini tablo halinde yazın.
- Toplam tutarı, para birimini ve KDV oranını belirtin.
- İlgili notları ve geçerlilik süresini ekleyin.
- İsteğe bağlı olarak kaşe/imza alanı bırakabilirsiniz.
Proforma Faturanın Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?
Proforma faturanın geçerlilik süresi, belgeyi düzenleyen firma tarafından belirlenir ve genellikle 7 ila 30 gün arasında değişir. Süre bitiminde yeniden düzenlenmesi veya güncellenmesi gerekebilir. Geçerlilik süresiyle ilgili bazı noktalar:
- Fiyat dalgalanmalarının yaşandığı sektörlerde kısa süreli tutulur.
- Belgede açıkça “Geçerlilik süresi: … tarihine kadar” ifadesi yazılmalıdır.
- Süresi dolmuş proforma fatura üzerinden işlem yapılamaz.
Proforma Fatura İçin Yazılım Gerekli mi?
Hayır, proforma fatura hazırlanması için özel bir yazılım zorunlu değildir. Ancak aşağıdaki araçlar kolaylık sağlar:
- Excel veya Google Sheets: Kolay düzenlenebilir, şablonlar kullanılabilir.
- PDF oluşturucular: Belgelerin düzenli ve sabit görünmesini sağlar.
- Ticari programlar (Logo, Mikro, Nebim vb.): Bu yazılımlar içinde proforma modülü olanlar vardır.
Proforma Faturada KDV Olur mu?
Proforma faturada KDV hesaplanabilir, ancak bu yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Gerçek bir vergi tahakkuku yaratmaz. KDV, yalnızca nihai fatura kesildiğinde hukuken geçerli hale gelir. Proforma faturadaki KDV bilgisi:
- Teklifin net-brüt tutarlarını karşılaştırma açısından eklenir.
- “KDV Dahil” veya “KDV Hariç” ibareleriyle belirtilir.
- Vergi dairesine karşı bir yükümlülük oluşturmaz.
Kimler Proforma Fatura Kesebilir?
Proforma fatura; gerçek kişiler, şirketler, serbest meslek erbapları ve kurumsal satıcılar tarafından teklif veya ön bilgilendirme amacıyla düzenlenebilir. Vergi mükellefi olma şartı aranmaz; çünkü resmi fatura değildir. Proforma fatura düzenleyebilecekler:
- İhracat firmaları
- Makine ve ekipman tedarikçileri
- Danışmanlık veya yazılım firmaları
- B2B teklif süreçlerinde yer alan tüm işletmeler
Güncel Proforma Fatura Örneği 2025
2025 yılı için düzenlenen proforma faturalar, satış öncesi teklif niteliğindedir ve yasal fatura sayılmaz. Faturada satıcı-alıcı bilgileri, ürün/hizmet detayları, toplam tutar, teslim ve ödeme koşulları ile “ticari belge değildir” uyarısı yer almalıdır. İhracat işlemlerinde ise GTIP kodu ve teslim şekli gibi ek bilgiler de eklenir. Aşağıdaki örneği inceleyebilirsiniz;
Proforma Fatura
Fatura No: PF2025/001
Tarih: ../../2025
Satıcı Bilgileri
Firma Adı: ABC İhracat Ltd. Şti.
Adres: Merkez Mah. İhracat Cad. No:10, İstanbul
Vergi Dairesi/No: Kağıthane / 1234567890
Alıcı Bilgileri
Firma Adı: XYZ İnşaat A.Ş.
Adres: Çankaya Mah. İnşaat Sk. No:5, Ankara
| Ürün/Hizmet | Açıklama | Miktar | Birim Fiyat | Toplam |
|---|---|---|---|---|
| Çelik Boru | DN150, 6m | 100 | 50 USD | 5.000 USD |
| Kargo Ücreti | İstanbul – Ankara | – | – | 300 USD |
Genel Toplam: 5.300 USD
Teslimat Şekli: FCA – İstanbul
Ödeme Şekli: %50 Peşin, %50 Teslimde
Not: Bu belge teklif amaçlıdır, resmi fatura yerine geçmez. Aşağıdan örnek proforma fatura örnek şablonunu Word dosyası olarak indirebilirsiniz.
📄 Proforma Fatura Örneği (Word Formatı)
Bu dosyada, resmi kullanıma hazır bir proforma fatura örneği yer almaktadır. Dosyayı Word formatında indirerek kendi bilgilerinize göre düzenleyebilirsiniz.
📥 Word Dosyasını İndirProforma Fatura Saklama Zorunluluğu Var mı?
Hayır, proforma faturalar Vergi Usul Kanunu gereği saklama zorunluluğu olan belgeler arasında değildir. Ancak ticari ihtilaflar, teklif teyidi veya süreç takibi açısından saklanması tavsiye edilir. Saklamanın faydalı olduğu durumlar:
- Teklifin içeriğiyle ilgili anlaşmazlıklar
- Banka kredisi başvuruları
- Gümrük işlemlerinde ön hazırlıklar
- Alıcı-satıcı arasında yapılan yazışmaların kaydı
Yurt Dışına Yapılan Satışlarda Proforma Faturanın Önemi
Yurt dışına yapılan satış işlemlerinde proforma fatura, hem alıcı hem de satıcı için önemli bir ilk adımdır. Bu belge, siparişin detaylarını ve ödeme koşullarını netleştirmek amacıyla kullanılır. Uluslararası ticarette teklifin kabulünü ve sürecin resmileşmesini kolaylaştırır. Proforma faturanın ihracattaki önemi:
- Gümrük işlemlerine hazırlık sağlar.
- Banka transferlerinde (akreditif vs.) kullanılabilir.
- Alıcının ülkesindeki ithalat izinleri için sunulur.
- Alıcının mal bedelini ödemeden önce inceleyebileceği ön belge işlevi görür.
| Amaç | Açıklama |
|---|---|
| Teklif niteliği | Sipariş öncesi fiyat, miktar ve teslimat detaylarını içerir |
| Gümrük işlemleri | İthalatçının ülkesindeki prosedürlere uyumu kolaylaştırır |
| Döviz işlemleri | Banka işlemlerinde döviz kuru ve ödeme süresi gösterilir |
| Sipariş teyidi | Alıcı, bu belgeye göre siparişi onaylar |
E-Ticarette Proforma Fatura Kullanımı
E-ticarette, özellikle toptan satışlarda veya yüksek tutarlı siparişlerde proforma fatura, müşteriyle ön mutabakat sağlamak amacıyla düzenlenir. Bu belge sayesinde alıcı, ödeme yapmadan önce ürün ve hizmet şartlarını değerlendirme imkânı bulur. E-ticaret sitelerinde proforma fatura kullanımı için yaygın alanlar ve avantajları:
- Dropshipping ve stoksuz satış süreçlerinde, tedarikçiden gelen teklif olarak
- B2B (firmadan firmaya) satış işlemleri için
- Yüksek hacimli siparişlerde ödeme öncesi teyit amaçlı
- Gümrük vergisine tabi ürünlerde maliyet analizine destek olarak
- Siparişin içeriği netleştirilir
- Müşterinin güveni artırılır
- Ön ödeme koşulları netleştirilir
- Ödeme öncesi iade/iptal şartları belirlenir
Proforma Fatura E-Posta ile Gönderilebilir mi?
Evet, dijitalleşmenin etkisiyle proforma faturalar PDF formatında e-posta ile gönderilebilir. Ancak bu gönderimde bazı kurallara dikkat edilmesi gerekir:
- Belgede “Proforma” ibaresi net şekilde yer almalı
- PDF formatı bozulmamış olmalı
- Tarih ve fatura numarası eksiksiz olmalı
- Gönderim yapılan e-posta profesyonel bir hesap olmalı (örnek: [email protected])
Proforma Fatura ile Teklif Formu Arasındaki Fark Nedir?
Proforma fatura ve teklif formu sıklıkla birbirine karıştırılır. Ancak bu iki belge arasında belirgin farklar bulunmaktadır.
| Kriter | Proforma Fatura | Teklif Formu |
|---|---|---|
| Belge Biçimi | Fatura formatında düzenlenir | Serbest formatta olabilir |
| Kapsam | Ürün/hizmet, fiyat, teslimat bilgileri | Sadece fiyat veya teknik detay içerebilir |
| Kullanım Amacı | Sipariş öncesi bilgilendirme | İlk temas ve teklif sunma amacı |
| Hukuki Niteliği | Resmi belge değildir ama teklif niteliği taşır | Hiçbir resmiyet taşımaz |
Proforma Fatura ile Kapora Tahsilatı Yapılabilir mi?
Proforma fatura, hukuki açıdan bağlayıcı olmayan ve mali değeri bulunmayan bir ön teklif belgesidir. Bu nedenle doğrudan bir ödeme aracı veya resmi tahsilat belgesi olarak kullanılamaz. Ancak uygulamada, birçok sektörde özellikle ön ödeme (kapora) alınmadan önce bilgilendirme ve teklif amacıyla alıcıya proforma fatura gönderilmektedir. Proforma fatura ile kapora sürecinde izlenen adımlar:
| Adım | Açıklama |
|---|---|
| 1. | Proforma fatura düzenlenir (ürün/hizmet, fiyat, teslim bilgileriyle). |
| 2. | Alıcı, kabul ederse kapora gönderme isteğini beyan eder. |
| 3. | Satıcı, tahsilat makbuzu veya avans faturası ile kaporayı resmileştirir. |
| 4. | Nihai satışta kalan tutar resmi fatura ile tamamlanır. |
Proforma Faturada Para Birimi Farklı Olursa Ne Olur?
Proforma faturalarda Türk Lirası dışında döviz cinsinden tutarlar (USD, EUR, GBP vs.) kullanılabilir. Bu durum özellikle ihracat, ithalat, turizm ve yurtdışına hizmet sunan firmalar için yaygındır. Ancak dövizli proforma faturalarda netlik çok önemlidir çünkü kur farkı, teslimat gecikmeleri veya ödeme yöntemine bağlı sorunlar doğabilir. Proforma faturada döviz kullanımıyla ilgili kritik noktalar:
- Para birimi mutlaka açıkça yazılmalıdır.
- Örn: “Toplam: 2.500 EUR (İki bin beş yüz Euro)”
- İsteğe bağlı kur bilgisi eklenebilir.
- Ödeme yöntemine dair açıklama eklenmelidir.
- Örn: “Banka havalesi ile ödeme kabul edilmektedir.”
| Bilgi Alanı | Örnek İçerik |
|---|---|
| Para Birimi | USD / EUR / GBP |
| Kur Bilgisi | TCMB kuru belirtilmeli |
| Ödeme Şartı | %50 ön ödeme, %50 teslimde |
Proforma Faturada İskonto ve Promosyon Nasıl Gösterilir?
Proforma fatura üzerinde iskonto (indirim) ve promosyon bilgileri açık şekilde yazılabilir. Çünkü bu fatura bir teklif belgesidir ve ticari avantajlar sunularak alıcıyı ikna etmeye yöneliktir. İskonto ve promosyon bilgileri;
| Bilgi Türü | Açıklama |
|---|---|
| İskonto | Yüzde veya tutar olarak gösterilebilir (örn: %10 indirim) |
| Promosyon | Ürün/hizmet adetinde artış olarak ifade edilir (örn: 10 al 1 bedava) |
| Açıklama | Alt kısımda “İskonto dahil toplam” gibi net ifadeler kullanılmalıdır |
- Örnek Ürün: X Marka Dizüstü Bilgisayar
- Birim Fiyat: 20.000 TL
- İskonto: %10 → İndirimli Fiyat: 18.000 TL
- Promosyon: Ürün yanında ücretsiz taşıma çantası dahildir.
Proforma Fatura Numaralandırma Sistemi Nasıl Olmalıdır?
Proforma fatura, dahili takip açısından mutlaka numaralandırılmalıdır. Bu, hem müşteriler hem de muhasebe bölümleri için büyük kolaylık sağlar. Aşağıda bazı örnek sistemler yer alıyor:
- Yıl bazlı sistem: PF-2025-001
- Ay bazlı sistem: PF-2025-05-001
- Ülke bazlı sistem (ihracat için): PF-TR-2025-001
Proforma Fatura ile Akreditif İşlemleri Nasıl Yürütülür?
İhracat yapan firmalar için akreditif açılması sürecinde proforma fatura hayati önem taşır. Bankalar, alıcının ödeme güvencesini değerlendirmek adına bu belgeyi ister. Proforma fatura aşağıdaki detayları içermelidir:
- Malların tanımı
- Menşei (origin)
- FOB/CIF değerleri
- Teslimat süresi ve yeri
- Gümrük tarife kodu (GTIP)
- Banka bilgileri
Proforma Fatura ile İlgili Mevzuat ve Kanunlar (Türkiye)
Proforma fatura Türk vergi sistemi açısından bağlayıcı bir belge değildir. Ancak bazı mevzuatlar dolaylı olarak bu belgenin kullanımını düzenler. İlgili mevzuatlar:
- Vergi Usul Kanunu (VUK): Resmi fatura tanımına girmez.
- Türk Ticaret Kanunu: Ticari belge sınıfında değerlendirilmez, teklif olarak görülür.
- İhracat Yönetmeliği: Gümrük beyannamesi düzenlenmeden önce belge olarak kabul eder.
- Kısaca; proforma, resmi değilse de dolaylı olarak birçok yasal süreci tetikleyebilir.
Proforma Fatura Profesyonelce Hazırlanmalı
Proforma fatura, hem alıcı hem de satıcı açısından ticaretin en güvenli ve öngörülebilir şekilde başlamasını sağlar. Özellikle dijital ortamda proforma hazırlamak daha da kolaylaşmış, birçok ticaret yazılımı bu süreci otomatikleştirmiştir. Ancak içerdiği bilgilerin doğruluğu ve güncelliği halen manuel olarak kontrol edilmelidir.
