Proforma Örneği 2025: Proforma Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Proforma fatura, ticari hayatta sıklıkla karşılaşılan, ancak resmi belge niteliği taşımayan bir ön fatura türüdür. Özellikle teklif aşamasında kullanılır ve taraflar arasında ticari sürecin netleştirilmesine yardımcı olur. 2025 yılı itibarıyla proforma faturaların düzenlenmesinde dikkat edilmesi gereken bazı detaylar vardır. Bu yazımızda, proforma fatura nedir, nasıl hazırlanır ve nelere dikkat edilmelidir sorularını tüm yönleriyle ele alacağız.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, gerçek bir fatura gibi düzenlenmesine rağmen mali ve hukuki yükümlülük taşımayan, yalnızca bilgilendirme amacıyla düzenlenen bir belgedir. Satıcı tarafından alıcıya gönderilir ve mal ya da hizmetin detaylarını, fiyat bilgisini içerir. Öne çıkan özellikleri:

• Mali yükümlülüğü yoktur.
• Vergi doğurmaz.
• Ticari teklif niteliğindedir.
• Sipariş öncesi kullanılır.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Proforma faturalar, ticaretin planlı ve şeffaf ilerlemesini sağlar. Alıcının satın almayı düşündüğü ürün ya da hizmetin maliyetini, teslim koşullarını ve diğer detayları net şekilde görmesine imkân tanır. Kullanım amaçları:

• Alıcıya fiyat teklifi sunmak
• Gümrük işlemlerinde kolaylık sağlamak
• Banka kredisi veya akreditif işlemlerinde belge sunmak
• Sipariş öncesi resmi olmayan bilgilendirme sağlamak

Proforma Fatura ile Gerçek Fatura Arasındaki Farklar

Proforma fatura ile nihai fatura birbirine karıştırılmamalıdır. İşte temel farkları:

Özellik	Proforma Fatura	Gerçek (Ticari) Fatura
Mali Yükümlülük	Yok	Var
Vergi Doğurur mu?	Hayır	Evet
Resmiyet	Resmi belge değildir	Resmi belgedir
Kullanım Amacı	Teklif, bilgilendirme	Satış işlemi
Kayıt Zorunluluğu	Yok	Muhasebeye kaydı zorunludur
İtiraz Hakkı	Yok	Hukuki itiraz hakkı doğurur

Proforma Faturada Olması Gereken Bilgiler

Bir proforma fatura hazırlanırken aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekmektedir:

• Satıcı firmanın adı, adresi ve vergi bilgileri
• Alıcı firmanın adı ve adresi
• Fatura numarası ve tarihi
• Ürün veya hizmetin adı, tanımı
• Miktar, birim fiyat ve toplam tutar
• Teslimat tarihi ve şekli
• Ödeme koşulları
• Döviz cinsi ve ödeme birimi

Proforma Faturanın Yasal Durumu Nedir?

Proforma fatura, teklif niteliği taşıyan bir belgedir ve hukuken bağlayıcılığı yoktur. Ancak ticari güven oluşturur ve taraflar arasında yazılı bir ön mutabakat sağlar. Vergi daireleri, mahkemeler veya gümrük idareleri nezdinde resmi belge kabul edilmez.

Proforma Fatura Zorunlu Mudur?

Hayır, proforma fatura yasal olarak zorunlu değildir. Ancak, iş süreçlerinin şeffaf yürütülmesi ve taraflar arasında güven oluşturulması açısından tavsiye edilir. Özellikle uluslararası ticarette sıklıkla istenir.

Proforma Fatura Hangi Bilgileri İçermelidir?

Ortalama bir proforma fatura aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• Satıcının unvanı, adresi ve iletişim bilgileri
• Alıcının unvanı ve iletişim bilgileri
• Düzenlenme tarihi
• Proforma fatura numarası
• Ürün/Hizmet detayları (cinsi, miktarı, birim fiyatı)
• Toplam tutar
• Teslimat ve ödeme koşulları
• Para birimi
• Teslimat süresi
• Geçerlilik süresi

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?

Adım Adım Proforma Fatura Hazırlama Rehberi:

1. Firma bilgilerinizi ekleyin.
2. Alıcı bilgilerini eksiksiz yazın.
3. Belgeye ‘Proforma Fatura’ başlığını açıkça yazın.
4. Tarih ve belge numarası ekleyin.
5. Ürün veya hizmet bilgilerini detaylandırın.
6. Birim fiyat, KDV oranı (varsa) ve toplam tutarı yazın.
7. Ödeme ve teslimat koşullarını belirtin.
8. Altına firma kaşesi ve yetkili imzası eklenebilir.

Proforma Faturanın Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?

Genellikle 7 ila 30 gün arasında değişen geçerlilik süresi belirlenir. Bu süre, teklifin ciddiyetini ve güncelliğini korumak adına önemlidir. Süre sona erdiğinde yeni bir proforma hazırlanması gerekir.

Güncel Proforma Fatura Örneği 2025

Proforma Fatura
Fatura No: PF2025/001
Tarih: 09.05.2025

Satıcı Bilgileri
Firma Adı: ABC İhracat Ltd. Şti.
Adres: Merkez Mah. İhracat Cad. No:10, İstanbul
Vergi Dairesi/No: Kağıthane / 1234567890

Alıcı Bilgileri
Firma Adı: XYZ İnşaat A.Ş.
Adres: Çankaya Mah. İnşaat Sk. No:5, Ankara

Ürün/Hizmet	Açıklama	Miktar	Birim Fiyat	Toplam
Çelik Boru	DN150, 6m	100	50 USD	5.000 USD
Kargo Ücreti	İstanbul – Ankara	–	–	300 USD

Genel Toplam: 5.300 USD
Teslimat Şekli: FCA – İstanbul
Ödeme Şekli: %50 Peşin, %50 Teslimde

Not: Bu belge teklif amaçlıdır, resmi fatura yerine geçmez. Aşağıdan örnek proforma fatura örnek şablonunu Word dosyası olarak indirebilirsiniz.

Proforma Fatura İçin Yazılım Gerekli mi?

Hayır, proforma fatura hazırlanması için özel bir yazılım zorunlu değildir. Ancak aşağıdaki araçlar kolaylık sağlar:

• Excel veya Google Sheets: Kolay düzenlenebilir, şablonlar kullanılabilir.
• PDF oluşturucular: Belgelerin düzenli ve sabit görünmesini sağlar.
• Ticari programlar (Logo, Mikro, Nebim vb.): Bu yazılımlar içinde proforma modülü olanlar vardır.

Proforma Faturada KDV Olur mu?

Hayır. Proforma faturada KDV belirtilmez, çünkü bu belge resmi bir fatura değildir ve vergi doğurmaz. Ancak bazı durumlarda, bilgi amaçlı olarak KDV yüzdesi eklenebilir ama bu bağlayıcılık taşımaz.

Kimler Proforma Fatura Kesebilir?

Herhangi bir satıcı firma ya da serbest meslek erbabı, ticari faaliyetleri doğrultusunda proforma fatura düzenleyebilir. Ancak, bu belge mali müşavir veya muhasebeci onayına ihtiyaç duymaz.

Proforma Fatura Saklama Zorunluluğu Var mı?

Hayır, mali mevzuat açısından bir saklama zorunluluğu bulunmaz. Ancak hem satıcı hem alıcı taraflar, daha sonra doğabilecek anlaşmazlıklar için bu belgeleri arşivlemelidir. Dijital ortamda saklama da yeterlidir.

Yurt Dışına Yapılan Satışlarda Proforma Faturanın Önemi

Özellikle ihracatta, gümrük işlemleri, banka kredileri ve sevkiyat planlaması için proforma fatura kritik bir belgedir. Malın niteliğini, miktarını ve tahmini maliyetini ortaya koyar. Bankalar genellikle akreditif açarken bu belgeyi talep eder.

E-Ticarette Proforma Fatura Kullanımı

E-ticaret işletmeleri, müşteri siparişinden sonra ürünleri tedarik sürecine başlamadan önce proforma fatura düzenleyerek alıcıyı bilgilendirebilir. Bu, siparişin kapsamı ve toplam bedeli konusunda şeffaflık sağlar.

Proforma Fatura E-Posta ile Gönderilebilir mi?

Evet, dijitalleşmenin etkisiyle proforma faturalar PDF formatında e-posta ile gönderilebilir. Ancak bu gönderimde bazı kurallara dikkat edilmesi gerekir:

• Belgede “Proforma” ibaresi net şekilde yer almalı
• PDF formatı bozulmamış olmalı
• Tarih ve fatura numarası eksiksiz olmalı
• Gönderim yapılan e-posta profesyonel bir hesap olmalı (örnek: satis@firmaadi.com)

Proforma Fatura ile Teklif Formu Arasındaki Fark Nedir?

Proforma fatura ve teklif formu sıklıkla birbirine karıştırılır. Ancak bu iki belge arasında belirgin farklar bulunmaktadır.

Kriter	Proforma Fatura	Teklif Formu
Belge Biçimi	Fatura formatında düzenlenir	Serbest formatta olabilir
Kapsam	Ürün/hizmet, fiyat, teslimat bilgileri	Sadece fiyat veya teknik detay içerebilir
Kullanım Amacı	Sipariş öncesi bilgilendirme	İlk temas ve teklif sunma amacı
Hukuki Niteliği	Resmi belge değildir ama teklif niteliği taşır	Hiçbir resmiyet taşımaz

Proforma fatura daha çok detaylandırılmış ve siparişe hazır hale getirilmiş teklif belgesi olarak kabul edilir.

Proforma Fatura Numaralandırma Sistemi Nasıl Olmalıdır?

Proforma fatura, dahili takip açısından mutlaka numaralandırılmalıdır. Bu, hem müşteriler hem de muhasebe bölümleri için büyük kolaylık sağlar. Aşağıda bazı örnek sistemler yer alıyor:

• Yıl bazlı sistem: PF-2025-001
• Ay bazlı sistem: PF-2025-05-001
• Ülke bazlı sistem (ihracat için): PF-TR-2025-001

Proforma Fatura ile Akreditif İşlemleri Nasıl Yürütülür?

İhracat yapan firmalar için akreditif açılması sürecinde proforma fatura hayati önem taşır. Bankalar, alıcının ödeme güvencesini değerlendirmek adına bu belgeyi ister. Proforma fatura aşağıdaki detayları içermelidir:

• Malların tanımı
• Menşei (origin)
• FOB/CIF değerleri
• Teslimat süresi ve yeri
• Gümrük tarife kodu (GTIP)
• Banka bilgileri

Proforma Fatura ile İlgili Mevzuat ve Kanunlar (Türkiye)

Proforma fatura Türk vergi sistemi açısından bağlayıcı bir belge değildir. Ancak bazı mevzuatlar dolaylı olarak bu belgenin kullanımını düzenler. İlgili mevzuatlar:

• Vergi Usul Kanunu (VUK): Resmi fatura tanımına girmez.
• Türk Ticaret Kanunu: Ticari belge sınıfında değerlendirilmez, teklif olarak görülür.
• İhracat Yönetmeliği: Gümrük beyannamesi düzenlenmeden önce belge olarak kabul eder.

Kısaca; proforma, resmi değilse de dolaylı olarak birçok yasal süreci tetikleyebilir.

Proforma Fatura Profesyonelce Hazırlanmalı

Proforma fatura, hem alıcı hem de satıcı açısından ticaretin en güvenli ve öngörülebilir şekilde başlamasını sağlar. Özellikle dijital ortamda proforma hazırlamak daha da kolaylaşmış, birçok ticaret yazılımı bu süreci otomatikleştirmiştir. Ancak içerdiği bilgilerin doğruluğu ve güncelliği halen manuel olarak kontrol edilmelidir.

Sık Sorulan Sorular