Faaliyet Belgesi Nedir? Nereden Alınır? Ne Kadar Geçerlidir?

Bir işletmenin aktif olduğunu ve ilgili odaya/kuruma kayıtlı çalıştığını gösteren en pratik evrak “faaliyet belgesi”dir. Banka hesabı açarken, ihaleye girerken, teşvik başvurularında veya tedarikçi denetimlerinde bu belgeyi sıkça isterler. Bu rehberde faaliyet belgesini kimin, nereden ve nasıl alabileceğini; ücret, doğrulama ve geçerlilik süresi gibi ayrıntılar bulunmaktadır.
Faaliyet Belgesi Nedir?
Faaliyet belgesi, işletmenin ilgili meslek kuruluşuna kayıtlı ve faal olduğunu resmi olarak teyit eder. Belge üzerinde unvan, vergi/oda numarası, adres, faaliyet konusu ve belge tarihi gibi temel bilgiler yer alır. Şirketler genellikle ticaret/sanayi odalarından, esnaf ve sanatkârlar ise bağlı bulundukları esnaf odasından alır. Bu belge, “ticaret sicil tasdiknamesi” gibi başka kayıt evraklarıyla karıştırılmamalı; her birinin kullanım amacı farklıdır.
- Ne İşe Yarar: Kurumsal kimliği kanıtlar, ihalelerde yeterlik sağlar, bankacılık ve tedarik süreçlerini hızlandırır.
- Kimler Kullanır: Anonim/limited/şahıs şirketleri, kooperatifler, esnaf ve sanatkârlar, bazı durumlarda dernek/vakıflar.
- Belge Biçimi: Islak imzalı fiziki ya da e-imzalı/QR kodlu dijital belge kabul görür.
Şirket Türüne Göre Faaliyet Belgesi
Faaliyet belgesinin omurgası tüm şirket türlerinde aynıdır; unvan, MERSİS/oda-sicil, vergi numarası, adres, faaliyet konusu ve belge tarihi temel alanlardır. Fark, türünüze göre ek satırlarda ve dil seçeneklerinde ortaya çıkar. Örneğin büyük odalar e-imzalı ve çok dilli nüsha düzenleyebilir; bazıları İngilizce/Almanca/Fransızca seçenek sunar. E-imzalı belgeler oda portallarında çevrim içi doğrulanır; doğrulama sayfası ve belge üzerindeki kod/QR birlikte çalışır. İstanbul Ticaret Odası, e-imzalı belge ve doğrulama altyapısını açıkça duyurur
| Tür | Zorunlu Alanlar | Not | Dil Seçeneği |
|---|---|---|---|
| A.Ş. | Unvan, MERSİS/oda no, vergi no, merkez adres, faaliyet konusu, belge tarihi | “Anonim şirket” türü ve varsa şube bilgisi | Türkçe + odanın sunduğu diller |
| Ltd. | Unvan, MERSİS/oda no, vergi no, adres, faaliyet konusu, belge tarihi | “Limited şirket” ibaresi; ortak/temsil kaydı farklı evrakta görülür | Türkçe + odanın sunduğu diller |
| Şahıs | Ad-soyad/unvan, oda no, vergi no, adres, faaliyet alanı, belge tarihi | Tescilli işletme adı; oda sicil kaydı vurgusu | Türkçe + sınırlı seçenek |
| Kooperatif | Unvan, merkez adres, vergi no, faaliyet konusu, belge tarihi | Kooperatif türü ve varsa üst birlik bilgisi | Türkçe + sınırlı/belirli diller |
Kimler Faaliyet Belgesi Almak Zorundadır?
Aslında zorunluluk başvurunun türüne göre ortaya çıkar. Her işletme günlük hayatta sürekli faaliyet belgesi taşımak zorunda değildir; ancak karşı taraf talep ettiğinde güncel tarihli belge sunmanız beklenir. Çoğu finansal işlem, kamu ihalesi, teşvik ve büyük sözleşme öncesi belge istenir. Esnaf ve sanatkârlar da benzer taleplerle karşılaşır.
- Kamu İhaleleri/Yeterlik: İhale dokümanlarında “son tarihli faaliyet belgesi” şartı sık görülür.
- Banka ve Finans: Ticari kredi, pos/merchant kurulumu, çek karnesi süreçlerinde talep edilir.
- Teşvik ve Destekler: KOSGEB, kalkınma ajansları ve bazı hibe programları başvurularında zorunludur.
- Büyük Tedarik Sözleşmeleri: Alıcı firma, tedarikçinin faal durumunu resmi belgeyle doğrulamak ister.
Faaliyet Belgesi Nereden Alınır?
Kaynağı işletmenin bağlı olduğu kuruma göre değişir. Sermaye şirketleri ve birçok şahıs işletmesi ticaret/sanayi odasından alır. Esnaf ve sanatkârlar bağlı oldukları esnaf odası/ birlik sistemi üzerinden temin eder. Dernek ve vakıflar içinse ilgili idareler kendi bilgi sistemlerinden faaliyet durum yazıları üretebilir. Faaliyet belgesi alınabilecek yerler:
| Kurum | Kimler İçin | Kanal | Gerekli Bilgiler | Ücret/Harç |
|---|---|---|---|---|
| Ticaret/Sanayi Odası | A.Ş., Ltd. Şti., bazı şahıs şirketleri, kooperatif | Şube veznesi, e-şube/e-belge portalları, e-imza | Üye/oda no, vergi no, yetkili kişi doğrulaması | Oda tarifesine göre değişir |
| Ticaret Borsası | Borsaya kayıtlı işletmeler | Vezne, e-belge | Üyelik bilgileri, unvan | Kurum tarifesi |
| Esnaf Odası/ESBİS | Esnaf ve sanatkârlar | Oda, birlik veya sistem üzerinden | T.C. kimlik, sicil/oda no | Oda tarifesi |
| Dernek/Vakıf İlgili İdare | Dernek/vakıf yönetimleri | Yetkili sistem/başvuru | Tüzel kimlik ve yetkili bilgiler | Yönetmelik esaslı |
Faaliyet Belgesi için Nasıl Başvurulur? Adım Adım
Süreç basittir ve çoğu kurumda çevrim içi tamamlanır. Önce hangi kuruma kayıtlı olduğunuzu netleştirirsiniz. Ardından e-şube/e-belge menüsünde “faaliyet belgesi” seçilir, ödeme yapılır ve e-imzalı belge anında indirilir. Fiziki belge gerektiğinde vezneden ıslak imzalı olarak alabilirsiniz.
- Kurumu Netleştirin: Ticaret/sanayi odası mı, esnaf odası mı olduğunu kontrol edin.
- Hesaba Giriş: Kurumun çevrim içi sistemine üye/mükellef bilgileriyle girin.
- Belge Seçimi: “Faaliyet belgesi” türünü ve dil seçeneklerini belirleyin.
- Ödeme ve Teslim: Ücreti ödeyip e-imzalı belgeyi indirin; gerekirse vezneden ıslak imza alın.
- Doğrulama Kodu: Belgedeki kod/QR ile doğrulanabilir kopya sağlayın.
E-Devlet Üzerinden Faaliyet Belgesi Sorgulama ve Doğrulama Mümkün mü?
Mümkün; iki başlıkta düşünün. Odaların e-imzalı belgeleri EBYS veya “Belge Doğrulama” sayfalarında kod/QR ile teyit edilir; bazı odalar bu doğrulamayı e-Devlet hizmetleri üzerinden de açmıştır. İstanbul Ticaret Odası için e-Devlet’te “EBYS Evrak Doğrulama” bulunur. TMFB tarafında ise e-Devlet menülerinde hem tespit raporu hem de faaliyet devir/sorgu işlemleri ayrı hizmet olarak yer alır. Bu yapı, karşı tarafın çevrim içi doğrulama yapmasını kolaylaştırır.
- Oda Belgeleri: E-imza/QR + EBYS ekranı ile teyit.
- TMFB İşlemleri: TMGD girişiyle rapor; tüzel kişi girişiyle devir/sorgu.
Vekaletle Başvuru: Yetki, İmza Sirküleri ve Gerekli Evraklar
Vekâletle faaliyet belgesi almak basittir; asıl olan doğru yetki ve imza teyididir. Şirket tarafı, noter onaylı imza sirküleriyle temsil sınırlarını gösterir; temsilci ise özel/adi vekâletnameyle işlem yetkisini ispatlar. Oda gişesi genellikle kimlik, şirket bilgileri ve vekâlet–imza sirküleri çiftini birlikte görmek ister. E-portal başvurularında da dosyaya taranmış nüshaları eklersiniz; belge teslimi çoğu kez e-imzalıdır. (Uygulama, odaya göre küçük farklılık gösterebilir.)
- Vekâletname: Faaliyet belgesi almak, başvuru yapmak ve teslim almak açıkça yazmalı.
- İmza Sirküleri: Temsil ve ilzam yetkilisi ile vekil kesişimi net olmalı.
- Kimlik ve Şirket Bilgisi: Unvan, vergi no, oda/mersis no aynı olmalı.
- Teslim Biçimi: Karşı taraf talebine göre nüsha türünü seçin.
Faaliyet Belgesi Ücreti ve Ödeme Yöntemleri
Faaliyet belgesi ücretleri odadan odaya ve belge türüne göre değişir. E-imzalı belgeyle fiziki belge arasında küçük fiyat farkı olabilir. Ödeme genellikle kredi kartı, havale/EFT veya vezne tahsilatıyla yapılır. Kurumlar yıllık tarifelerini duyurur ve üyelik aidatı durumu belge ücretini etkilemez.
- Ücret, kurum tarifesine göre değişken.
- E-belge ödemeleri kartla hızlıca tamamlanır.
- Fiziki belgede vezne tahsilatı geçerlidir.
- Kurumsal toplu alımlarda cari hesabınıza işlenebilir.
Faaliyet Belgesi Ne Kadar Geçerlidir?
Faaliyet belgesi, düzenlendiği anda işletmenin aktif durumunu gösterir; teknik olarak “süreli” değil, “tarihli” bir belgedir. Ancak uygulamada kurumlar “son tarihli” belge ister ve çoğu başvuruda 3 ay içinde düzenlenmiş olması beklenir. Bazı ihale ve banka süreçleri 6 ay sınırı koyar. Kısacası geçerlilik, belgenin üzerinde yazan tarihin güncelliğine bağlıdır; talep eden kurumun şartı belirleyicidir.
- İhale dokümanları genellikle “son 3 ay” ister.
- Bankalar ve tedarikçiler “son 3–6 ay” aralığında belge arayabilir.
- Yurt dışı başvurularda güncellik hassasiyeti daha yüksektir.
- Şartlara bakın; tarihi gerektiğinde bugüne çekin.
Faaliyet Belgesi Örneği
Aşağıdaki örnek, odalardan alınan standart faaliyet belgesinin tipik alanlarını gösteren sade bir metin şablonudur. Kendi odanızın düzeni, dil seçenekleri ve doğrulama biçimi farklı olabilir; boşlukları kurumunuzun verdiği bilgilere göre doldurun. Çok dilli ihtiyaçta, odanızın sunduğu dil nüshalarını isteyebilir veya yeminli tercüme + apostil yolunu planlayabilirsiniz. Büyük odalar e-imzalı PDF ve doğrulama kodu üretir; doğrulama sayfası belge altında belirtilir.
FAALİYET BELGESİ
Üye Unvanı: ……………………………………………………
MERSİS / Oda Sicil No: ………………………………………….
Vergi No / Daire: ………………………………………………..
Merkez Adresi: ………………………………………………….
Faaliyet Konusu (Kısa): ………………………………………….
Kayıtlı Olduğu Oda: ……………………………………………..
Belge Tarihi: …./…./…. Belge No: ………………………….
İşbu belge, yukarıda bilgileri yer alan üyenin Odamıza kayıtlı ve faal olduğunu belirtmek amacıyla düzenlenmiştir.
Doğrulama Kodu / QR: ……………………………………………
(E-imzalı belge: İmza doğrulaması için doğrulama sayfasını kullanınız.)
E-İmzalı, QR Kodlu ve Fiziki Belge Arasındaki Fark
E-imzalı veya QR kodlu belgeler çevrim içi doğrulanabildiği için birçok kurum tarafından hızla kabul edilir. Fiziki nüsha ıslak imza ve mühür içerir; noter ya da dosya aslı istenen durumlarda tercih edilir. Bazı uluslararası başvurularda tercüme ve apostil gibi ek adımlar da gerekebilir.
- E-imzalı belge hız ve kolay doğrulama sağlar.
- QR kodlu doğrulama, kopyaların güvenilirliğini artırır.
- Fiziki asıl, noter/ dosya teslimlerinde rahatlık sunar.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümü
En yaygın sorun, yanlış kuruma başvurmak veya eski tarihli belge sunmaktır. Unvan/adres değişikliği sonrası kayıtlar güncellenmeden belge almak da hata yaratır. Çok dilli başvurularda Türkçe belgeyi tercümesiz iletmek reddedilir.
- Yanlış Kurum: Önce oda/oda numarasını doğrulayın; emin değilseniz oda sicil birimine sorun.
- Eski Tarih: Başvurudan hemen önce yeni tarihli belge alın.
- Unvan/Adres Uyumsuzluğu: Oda kayıtlarınızı güncelledikten sonra belge çıkarın.
- Dil/Format Hatası: Gerekirse yeminli tercüme ve apostil süreçlerini planlayın.
Tehlikeli Madde Faaliyet Belgesi Nedir? Nasıl Alınır?
Tehlikeli madde faaliyet belgesi (TMFB), ADR kapsamındaki tehlikeli madde zincirinde yer alan işletmelerin (gönderen, paketleyen, yükleyen, dolduran, boşaltan, taşıyan vb.) zorunlu yetkisini gösterir. TMFB, Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı’nın düzenlediği bir belgedir ve başvuru–yenileme usulleri resmi yönergede tanımlıdır. Ayrıca, başvurularda “Faaliyet Tespit Raporu” ve eki talep edilir; bu raporu TMGD hazırlayıp yetkili onaylar.
TMFB işlemleri e-Devlet üzerinden yürütülür; TMGD’ler ayrı bir girişle “Faaliyet Tespit Raporu” oluşturur. Firmalar yetkili olarak kendi hesaplarından başvurur, gerekli belgeleri yükler ve e-imzalı çıktıyı alır. Sistem, devir ve güncelleme işlemlerini de e-Devlet menülerinden sağlar.
- Gerekli Evrak Başlıkları: Başvuru formu, faaliyet tespit raporu ve eki, ticaret sicil tasdiknamesi, yetkilendirme belgeleri vb.
- Kapsam: ADR Tablo A’daki maddelerle iştigal eden işletmeler (üretim, depolama, taşıma, yükleme/boşaltma) için zorunludur.
Konsolosluk Başvurularında Faaliyet Yazısı ve Tasdik İşlemleri
Belgeyi yurt dışında kullanacaksanız önce hedef ülkenin Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olup olmadığını kontrol edin. Taraf ülkeler için apostil şerhi tek adımlık küresel onay işlevi görür; Türkiye’de apostili valilik/kaymakamlık verir. Taraf olmayan ülkelere gidecek belgelerde ise sırasıyla noter (gerekirse), valilik/dışişleri ve ilgili ülke temsilciliği tasdik zinciri izlenir. Dışişleri kaynakları apostilin kapsam ve amacını açık biçimde anlatır; İçişleri ise taraf ülkeler listesini güncel tutar.
- Apostil Yolu: Taraf ülke + valilik/kaymakamlık apostili → doğrudan kullanım.
- Konsolosluk Yolu: Taraf olmayan ülke + çok adımlı tasdik (noter/valilik/dışişleri + konsolosluk).
Doğrulama: Belgenin Gerçekliğini Nasıl Kanıtlarsınız?
E-imzalı veya QR kodlu belgelerin alt kısmında doğrulama kodu bulunur. Kod, kurumun doğrulama sayfasına girildiğinde belgenin aslına uygunluğu kontrol edilir. Fiziki belgelerde ise kurum mührü ve yetkili imzası aranır. Talep eden tarafa doğrulama adımlarını kısa bir notla iletmek süreci hızlandırır.
- Doğrulama kodu/QR ile çevrim içi kontrol yapılır.
- Fiziki belgede ıslak imza ve mühür esastır.
- Belge kopyaları doğrulama koduyla birlikte paylaşılmalıdır.
Örnek Senaryolar: Hangi Belge, Hangi Şart?
Farklı başvurular farklı detaylar ister. İhale dosyasında genellikle “son 3 ay” şartı varken, banka yeni müşteri açılışında çevrim içi doğrulanabilen e-imzalı belgeyi tercih edebilir. Uluslararası tedarikçi denetimlerinde ise İngilizce tercüme ve apostil düzeni öne çıkar.
- Kamu İhalesi: Son 3 ay tarihli, çoğu zaman ıslak imzalı asıl.
- Banka/Kredi: E-imzalı, QR ile doğrulanabilir nüsha yeterli.
- Tedarikçi Denetimi: Güncel tarihli, şirket unvanı/faaliyet konusu net yazılı belge.
- Yurt Dışı Başvurusu: Yeminli tercüme ve gerekirse apostil eklenir.










İnternet kazanmak istiyorum