Vize Davet Mektubu Nasıl Yazılır? Türkçe ve İngilizce Örneği
Vize başvurularında davet mektubu, ziyaretin amacını ve kalış planını açıkça gösteren, sonucu doğrudan etkileyen destek belgedir. Vize içi davet mektubu, davet eden kişinin davet edilenle ilişkisinin, ziyaret amacının ve konaklama–masraf düzeninin açıklandığı resmi nitelikli bir yazıdır. Turistik, aile ziyareti, iş görüşmesi, konferans gibi kısa kalışlarda sık kullanılır; uzun kalışlarda da destekleyici belge olabilir. Davet eden, ikamet eden kişi ya da kurum/şirket olabilir ve iletişim sorumluluğu taşır. Bu rehberde davet mektubunun kimler tarafından yazılabileceğini, nasıl yazılacağını, başvuruya nasıl ekleneceğini ve iki tam örnek metni (Türkçe-İngilizce) bulacaksınız.
Vize için Davet Mektubu Nedir?
Vize davet mektubu, bir ülkeye kısa/uzun süreli ziyaret edecek kişinin amaç, tarih ve konaklama planını ev sahibi tarafından resmen doğrulayan yazıdır. Konsolosluğa veya başvuru dosyasına eklenir; tek başına vize garantisi değildir. Vize davet mektubu, davet edenin kimlik ve iletişim bilgileriyle, masraflara ilişkin beyanını net biçimde içerir ve gerektiğinde ek belgeyle desteklenir.
| Konu | Açıklama | Zorunlu Unsur |
|---|---|---|
| Kim Yazır | Ev sahibi kişi/kurum, imza yetkilisi | Ad–soyad/unvan, imza |
| Kime Hitap | İlgili ülke konsolosluğu/başvuru dosyası | Hitap ve başvuru numarası (varsa) |
| Amaç ve Tarih | Ziyaret nedeni, giriş–çıkış aralığı | Gün aralığı ve şehir |
| Konaklama | Adres, birlikte mi ayrı mı kalınacağı | Açık adres ve kişi adı |
| Masraflar | Kim karşılayacak, kapsamı ne | Konaklama/ulaşım/harcırah beyanı |
| Ekler | Kimlik, ikamet, gelir kanıtı vb. | Numara ve tarih uyumu |
Kimler Davet Mektubu Yazabilir ve Sorumluluklar
Davet mektubunu birey (ev sahibi, akraba/arkadaş), işveren/şirket, üniversite/okul ya da etkinlik düzenleyicisi yazabilir. Unutmayın: Bazı ülkeler finansal sponsorluğu ayrıca resmi taahhüt belgesiyle ister; sadece mektup, masrafları üstlendiğiniz anlamına her zaman gelmez.
| Profil | Kime Davet | Sorumluluk | Ek Belge/Not |
|---|---|---|---|
| Bireysel ev sahibi | Akraba/arkadaş | Konaklama adresi, tarih ve iletişim beyanı | Kimlik/ikamet kopyası, adres kanıtı |
| İşveren/şirket | İş görüşmesi/toplantı | Ziyaret amacı ve program | Şirket anteti, vergi/sicil bilgisi |
| Üniversite/okul | Öğrenci/araştırmacı | Akademik amaç ve süre | Kabul/davet yazısı referansı |
| Etkinlik düzenleyici | Konuk/konuşmacı | Etkinlik tarihi ve rol | Kayıt/davet teyidi |
| Araştırma kurumu | Ziyaretçi akademisyen | Proje/sponsor bilgisi | Fon/kurum yazıları |
Davet Mektubu Nasıl Yazılır? Zorunlu Bilgiler ve Biçim
Davet mektubu resmî yazı düzeninde, tek sayfayı aşmayacak şekilde hazırlanmalıdır. Üstte tarih–yer, ardından davet edenin bilgileri, davet edilenin kimliği, ziyaret amacı, tarih aralığı, konaklama adresi ve masraf planı yazılır. Son bölümde teyit cümlesi, iletişim bilgisi, ıslak imza ve ekler listesi yer alır; dil sade, ifadeler kesin olmalıdır.
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Başlık ve Tarih | Şehir, gün/ay/yıl; “Vize Davet Mektubu” ifadesi |
| Davet Eden Bilgileri | Ad–soyad/unvan, vatandaşlık/ikamet statüsü, tam adres, telefon, e-posta |
| Davet Edilen Bilgileri | Ad–soyad, pasaport no, doğum tarihi, ikamet adresi |
| Ziyaret Amacı ve Süre | Amaç (turizm/ziyaret/iş), planlanan giriş–çıkış tarihleri, şehirler |
| Konaklama ve Masraflar | Konaklama adresi; masrafları kimin/hangi kalemlerde üstleneceği |
| İlişki ve Sorumluluk | Akrabalık/iş ilişkisi; yanlış bilgi vermediğine dair beyan |
| Ekler | Kimlik/oturum kopyası, konaklama kanıtı, davet edenin gelir/iş belgesi (gerekiyorsa) |
| İmza | Islak imza, ad–soyad; kurumsal ise kaşe |
Amaç Türüne Göre Davet Mektubu İçeriği
Davet mektubunun tonu ve içerik ayrıntısı, ziyaret amacına göre değişir. Turizm/aile ziyaretinde sıcak ama resmi bir üslup; iş/konferansta ise şirket/kurum ayrıntıları ve program öne çıkar. Aşağıdaki tablo, farklı amaçlar için odaklanmanız gereken unsurları ve ekleri pratikçe özetler.
| Amaç Türü | Metin Odağı | Gerekli Ek/Delil | Dil İpucu |
|---|---|---|---|
| Turizm/Aile Ziyareti | İlişki, kısa plan, adres | Kimlik/oturum, adres/kira, gelir | Sade ve içten, resmi |
| İş Görüşmesi | Şirket, görev, toplantı takvimi | Davet e-postası, şirket yazısı, kartvizit | Kurumsal ve net |
| Konferans/Eğitim | Etkinlik adı, tarih, rol | Kayıt/katılım belgesi, program | Teknik terimleri açıkla |
| Akademik Ziyaret | Proje, kurum, danışman | Kurumsal davet/acceptance, plan | Resmi ve açıklayıcı |
Türkçe Davet Mektubu Örneği
Örneği olduğu gibi kullanmak yerine kendi bilgilerinize uyarlayın. Vize davet mektubu metninde tüm isimler, pasaport/kimlik numaraları ve tarih formatı tutarlı olmalıdır. Masraf beyanını gerçekçi yazın; ekranda belirttiğiniz belgeleri dosyaya eklemeyi unutmayın. Aşağıdaki şablon genel turizm/aile ziyareti içindir; iş/konferans için içerik bölümünü uyarlayın.
Tarih: ../../….
Konu: Vize Davet Mektubu
Sayın Yetkili,
Ben, [Ad Soyad], [Ülke]’de [Adres] ikamet eden, [Kimlik/Oturum No: …] numaralı kişiyim. [Davet Edilen Kişi Ad Soyad] (Pasaport No: …, Doğum Tarihi: …) adlı [akrabalık/arkadaş/iş ilişkisi] kişiyi, [şehir/şehirler] ziyaretinde bulunması amacıyla [../../….–../../….] tarihleri arasında ülkemize davet ediyorum.
Misafirim konaklama süresince [konaklama adresi] adresinde kalacaktır.
Seyahat planı ve dönüş bileti taslakları ilişiktedir. Ziyaret süresince konaklama ve şehir içi ulaşım masraflarını karşılayacağımı beyan ederim. Tarafım ve davetlim, yürürlükteki vize ve göç kurallarına tam uyum gösterecek, belirtilen tarihte ülkeyi terk edecektir.
- Saygılarımla,
- Ekler: Kimlik/oturum kartım kopyası, adres/kira sözleşmesi, son 3 ay gelir belgelerim, davetlinin pasaport kimlik sayfası.
- İletişim: [Telefon] – [E-posta]
- [Ad Soyad]
- [Islak İmza]
İngilizce Davet Mektubu Örneği
Bu örnek, aynı içeriğin İngilizce sürümüdür. Dil sade, resmi ve net olmalıdır. Tarih aralığını gün–ay–yıl biçiminde yazın ve adresleri eksiksiz verin. Vize davet mektubu ekleri bölümünü İngilizce dosya adlarıyla düzenlemek, dosya incelemesini kolaylaştırır.
Date: ../../….
Subject: Invitation Letter for Visa Application
Dear Sir/Madam,
I, [Full Name], residing at [Full Address] in [Country], holder of [ID/Residence No: …], hereby invite [Invitee’s Full Name] (Passport No: …, Date of Birth: …), my [relationship], to visit [city/cities] between ../../…. During the stay, the guest will reside at [Accommodation Address].
Draft itinerary and return flight details are attached. I undertake to cover accommodation and local transportation expenses during the visit. Both I and the invitee will fully comply with the applicable visa and immigration rules, and the invitee will depart the country on the stated date.
- Sincerely,
- Attachments: Copy of my ID/residence card, address/tenancy proof, last 3 months’ income documents, invitee’s passport bio page.
- Contact: [Phone] – [Email]
- [Full Name]
- [Wet Signature]
