İmza Sirküleri Nasıl Alınır? Ne İşe Yarar? Geçerlilik Süresi
İş hayatında sıkça karşılaşılan belgelerden biri olan imza sirküleri, özellikle şirket işlemleri ve resmi yazışmalarda büyük önem taşır. Bu yazıda imza sirküsünün ne olduğunu, neden gerekli olduğunu, nasıl alındığını ve geçerlilik süresini detaylıca ele alacağız.
İmza Sirküleri Nedir?
İmza sirküleri, bir şirketin temsil ve ilzama yetkili kişisinin veya kişilerin imza örneklerini ve yetki bilgilerini içeren resmi bir belgedir. Noter tarafından düzenlenir ve tasdik edilir. Kısaca: Bir şirketi kimlerin temsil ettiğini ve bu kişilerin imzalarının nasıl olduğunu belgeleyen resmi evraktır. İmza sirkülerinin içeriğinde bulununlar;
| Bilgi Türü | Açıklama |
|---|---|
| Yetkili Kişinin Adı Soyadı | Şirketi temsil edecek kişi veya kişilerin kimliği |
| Görev ve Unvan | Müdür, yönetici, ortak vb. |
| Şirket Bilgileri | Ticaret unvanı, MERSİS numarası |
| İmza Örnekleri | Noter huzurunda atılan gerçek imza örnekleri |
| Yetki Süresi | Belirli bir tarih aralığında geçerlidir |
| Noter Onayı ve Kaşesi | Belgenin yasal geçerliliğini sağlayan noter bilgileri |
İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?
İmza sirküsünün temel amacı, bir işletmenin adına kimlerin işlem yapabileceğini ve bu işlemlerin hangi imzalarla gerçekleştirileceğini resmi olarak belgelendirmektir. Kullanım alanları:
- Banka hesap açılış işlemleri
- Vergi dairesi yazışmaları
- Resmi ihaleler ve sözleşmeler
- Şirket adına yapılacak noter işlemleri
- Kredi ve finansman başvuruları
- Ticaret Sicil Müdürlüğü işlemleri
İmza Sirküsü ile İmza Beyannamesi Arasındaki Fark Nedir?
Her iki belge de imza örneklerini içerir ancak kapsamları farklıdır:
| Karşılaştırma | İmza Sirküsü | İmza Beyannamesi |
|---|---|---|
| Belge Türü | Şirket adına | Gerçek kişi adına |
| Düzenleyen | Noter | Noter |
| Kapsam | Şirket temsil yetkisi | Sadece kişinin imza örneği |
| Kullanım Alanı | Ticaretle ilgili şirket işlemleri | Genel bireysel işlemler (örneğin vekâletname) |
İmza Sirküsü Nasıl Alınır?
İmza sirküsünü almak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:
Başvuru Süreci:
- Notere Gitmek: Şirket yetkilisi, imza sirküsünü çıkarmak için notere şahsen başvurmalıdır.
- Gerekli Belgeler: Aşağıda belirtilen evraklarla noter başvurusu yapılır.
- Noter Onayı: Yetkilinin huzurda imza atması sağlanır ve belge düzenlenir.
- Ücret Ödenir: Noter harcı ödenerek belge teslim alınır.
Gerekli Belgeler:
| Belge | Açıklama |
|---|---|
| Kimlik Belgesi | Şirket yetkilisinin nüfus cüzdanı veya kimlik kartı |
| Ticaret Sicil Gazetesi | Temsile yetkili kişiyi gösteren tescil yayını |
| Vergi Levhası | Şirketin vergi numarasını ve unvanını gösterir |
| İmza Beyannamesi (gerekirse) | Bazı noterler bu belgeyi de talep edebilir |
İmza Sirküsünün Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?
İmza sirküsünün geçerlilik süresi, belgede belirtilen yetki süresiyle sınırlıdır. Genellikle 1 ila 3 yıl arasında değişir. Önemli noktalar:
- Belge üzerinde “geçerlilik süresi” yazmıyorsa, yetki devam ettiği sürece geçerlidir.
- Temsil yetkisi sona erdiğinde (örneğin müdür görevden alındığında) sirkü de geçersiz olur.
- Her yeni temsil yetkilisi için yeniden sirkü düzenlenmelidir.
İmza Sirküsü Ne Zaman Yenilenmelidir?
Aşağıdaki durumlarda imza sirküsünün mutlaka yenilenmesi gerekir:
- Yetkili kişi değişirse
- Şirket türü veya unvanı değişirse
- Ticaret Sicil Gazetesi’nde yeni yetkilendirme yayımlanırsa
- Sirküde yazan süre dolarsa
İmza Sirküsü ile Hangi Resmi İşlemler Yapılır?
İmza sirküsü, bir şirketin veya yetkili kişinin imza atma yetkisini resmi olarak belgeleyen bir evraktır. Bu belge, özellikle banka hesap açılışları, resmi kurumlarla yapılacak işlemler, ihale başvuruları, taahhütname ve sözleşme düzenlemeleri, ticaret sicil işlemleri ve noter işlemleri gibi birçok resmi işlemde ibraz edilmesi gereken temel belgelerden biridir. Kurumlar, muhatap oldukları kişinin gerçekten yetkili olup olmadığını imza sirküsü aracılığıyla doğrular.
| İşlem Türü | Açıklama |
|---|---|
| Banka Hesabı Açma | Bankalar mutlaka imza sirküsü ister |
| Noter İşlemleri | Vekalet, satış, sözleşme vb. işlemlerde kullanılır |
| Kamu İhalelerine Katılım | İhaleye girişte şartname ile birlikte sunulur |
| Vergi Dairesi İşlemleri | Yetkilinin kimliği imza sirküsü ile doğrulanır |
| E-Ticaret Platform Kayıtları | Şirket profili oluşturulurken talep edilir |
Ortak İmza Yetkisi Olan Şirketlerde Sirkü Düzeni
Ortak imza yetkisi, özellikle anonim ve limited şirketlerde sıkça karşılaşılan bir uygulamadır. Bu sistemde, birden fazla yetkili kişi ancak birlikte imza attığında şirket adına işlem yapabilir. Bu durum, şirketi dış etkilere karşı daha korunaklı hale getirse de imza sirküsünün düzenlenmesi aşamasında dikkatli olunması gerekir.
Ortak imza yetkisinin uygulamada bazı zorlukları olabilir. Örneğin; bir yetkili kişinin şehir dışında olması durumunda işlemler gecikebilir. Bu nedenle imza sirküsünün güncel tutulması, vekalet yöntemleriyle desteklenmesi önerilir.
Yabancı Ortaklı Şirketlerde İmza Sirküsü Süreci
Yabancı sermayeli şirketlerde imza sirküsü işlemleri, yerli ortaklı şirketlere göre daha farklı ve detaylı bir süreç içerir. Öncelikle yabancı kişinin Türkiye’de yasal temsilci olarak atanması ve bu yetkinin Türkiye’deki bir noterde onaylanması gerekir. Yabancı uyruklu bir kişinin imza sirküsü alabilmesi için:
- Türkiye’de ikamet izni olması gerekmez, ancak noter huzurunda işlem yapılması gerekir.
- Pasaport tercümesi ve noter onayı ile birlikte imza beyannamesi düzenlenebilir.
- Şirketin Türkiye’deki merkezi üzerinden işlem yapılması esastır.
Ayrıca bazı durumlarda apostil şerhi veya konsolosluk onayı gibi ek belgeler talep edilebilir. Bu süreçlerde deneyimli bir mali müşavir veya hukuk danışmanıyla çalışmak faydalı olur.
İmza Sirküsünün Güncellenmemesi Hangi Sorunlara Yol Açar?
İmza sirküsünün güncellenmemesi, hem şirket içi işleyişte hem de üçüncü taraflarla yapılan resmi işlemlerde ciddi sorunlara yol açabilir. En yaygın sorunlardan biri, eski yetkililerin yetkisi sona erdiği halde halen geçerli gibi görülmesidir. Bu durum aşağıdaki sorunlara yol açabilir:
- Geçersiz Sözleşmeler: Eski yetkili kişi tarafından imzalanan belgeler geçersiz sayılabilir.
- Banka İşlemleri Engellenebilir: Bankalar güncel imza sirküsü talep eder; güncel değilse işlem yapılmaz.
- Vergi ve SGK İşlemleri Aksar: Resmi kurumlar yalnızca geçerli imza yetkilisiyle işlem yapar.
- Şirketin Güvenilirliği Zedelenir: İş ortakları ve müşteriler nezdinde itibar kaybı yaşanabilir.
Serbest Meslek Erbabı İçin İmza Sirküsü Gerekli mi?
Serbest meslek erbapları (doktor, avukat, mimar, mali müşavir vb.), şahıs firması statüsünde faaliyet gösterdikleri için ticaret siciline kayıtlı tüzel kişi sayılmazlar. Bu nedenle klasik anlamda noter onaylı imza sirküsüne ihtiyaç duyulmaz.
Ancak bazı özel durumlarda (örneğin kamu ihalelerine katılım, banka hesap açılışı veya yüksek meblağlı sözleşmeler) karşı taraf bir imza örneği talep edebilir. Bu durumda, ilgili kişi noterde basit bir imza beyannamesi düzenleterek işlemini tamamlayabilir.
E-İmza ile Noter Onaylı İmza Sirküsü Arasındaki Farklar
E-imza ve noter onaylı imza sirküsü, farklı alanlarda geçerliliği olan iki farklı belgedir. Elektronik imza, dijital ortamda güvenli imza atmak için kullanılırken; noter onaylı imza sirküsü, özellikle fiziki belgelerde ve resmi kurumlarla ilişkilerde önemlidir.
| Özellikler | E-İmza | İmza Sirküsü |
|---|---|---|
| Kullanım Alanı | Dijital işlemler, e-Devlet, e-fatura | Bankalar, ticari sözleşmeler, resmi kurumlar |
| Geçerlilik Türü | Elektronik ortamda geçerlidir | Fiziki belgeler için geçerlidir |
| Onay Kurumu | Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı | Noter |
| Fiziki Belge Gerekliliği | Hayır | Evet |
| Şirketler için Gereklilik | Her ikisi birlikte gerekebilir | Özellikle banka ve resmi süreçlerde zorunlu olabilir |
E-imza, teknolojik bir çözüm olmakla birlikte bazı resmi işlemler hâlen noter onaylı imza sirküsü gerektirebilir. Bu nedenle her iki yöntemin birbirinin yerine değil, tamamlayıcısı olduğu unutulmamalıdır.
Tüzel Kişilerde Yetki Sınırlamaları ve İmza Sirküsüne Etkisi
Tüzel kişiliklerde (anonim ve limited şirketler başta olmak üzere), imza yetkileri şirket ana sözleşmesine, yönetim kurulu kararlarına veya müdür kararlarına göre belirlenir. Bu yetkilerdeki sınırlamalar, doğrudan imza sirküsünde yer almak zorundadır. Örneğin;
- Yalnızca 500.000 TL’ye kadar olan işlemler için imza yetkisi verilmiş olabilir.
- Yalnızca belirli bir banka veya kurumla yapılacak işlemler için yetki tanımlanmış olabilir.
- Ortak imza zorunluluğu ile tek başına işlem yapması engellenmiş olabilir.
Bu nedenle tüzel kişilerde imza sirküsünün düzenlenmesinde yetki çerçevesinin dikkatle belirlenmesi hem şirketin hem de üçüncü tarafların güvenliği açısından kritik öneme sahiptir.
