Hazirun Cetveli Nedir? Nereden Alınır? Ne Zaman Hazırlanır?
Hazirun cetveli, şirketler, dernekler, kooperatifler ve vakıflar gibi tüzel kişiliklerde yapılan genel kurul toplantılarında katılımcıların kimlik ve pay oranlarının yazıldığı resmi bir belgedir. Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuatlar uyarınca zorunlu olan bu cetvel, toplantıların geçerliliği açısından hayati önem taşır. Hazirun listesi olarak da bilinir. Bu yazıda hazirun cetvelinin ne olduğu, nasıl hazırlanacağı, nereden alınacağı ve hangi durumlarda gerekli olduğu gibi konuları detaylı şekilde ele alacağız.
Hazirun Cetveli Nedir?
Hazirun cetveli, bir genel kurul toplantısına katılan ortakların veya üyelerin ad-soyad, pay sayısı, imza ve temsil bilgilerini gösteren resmi bir listedir. Bu belge, toplantının usulüne uygun yapıldığını ve yeterli katılım sağlandığını belgelemek için kullanılır. Hazirun cetvelinde yer alması gereken bilgiler:
- Katılımcının adı ve soyadı
- Pay sayısı (şirketlerde) veya üye numarası (derneklerde)
- Temsilci adı (vekaletli katılımlarda)
- Katılım şekli (asaleten veya vekâleten)
- İmza
- T.C. kimlik numarası
Hazirun Cetveli Nereden Alınır?
Hazirun cetveli resmi olarak herhangi bir yerden “alınmaz”; işletmeler ve tüzel kişiler tarafından kendileri hazırlanır. Ancak belirli kuruluşlarda kullanılacak formatlar ve şablonlar, bazı kurumlardan temin edilebilir. Temin yöntemleri:
| Kurum / Kaynak | Sağladığı Hazirun Formatı |
|---|---|
| Ticaret Odaları | A.Ş. ve Ltd. için örnek şablon |
| Türkiye Noterler Birliği | Vekâletname formlarıyla birlikte kullanılabilir |
| Dernekler Dairesi Sistemi (DERBİS) | Dernekler için e-Genel Kurul Hazirun tablosu |
| Mali Müşavir / Avukat | Profesyonel hazırlık desteği |
Hazirun Cetveli Ne Zaman Hazırlanır?
Hazirun cetveli, genel kurul veya olağanüstü kurul toplantılarından önce hazırlanmalıdır. Genellikle toplantı günü, katılım başladıktan sonra kesinleştirilir. Hazırlanma süreci: Hazırlık takvimi:
- Toplantı ilanı sonrası: Katılım teyitleri alınmaya başlanır.
- Toplantı günü sabahı: Katılımcılar imza atarak kayıt altına alınır.
- Toplantı başında: Toplantı yeter sayısı bu listeye göre belirlenir.
Hangi Tür Kurumlarda Kullanılır?
Bu cetveli hazırlamak, genel kurulu düzenleyen tüzel kişiliğin yönetim kurulu veya yetkilendirdiği kişi tarafından gerçekleştirilmelidir. Derneklerde başkan veya sekreterya, şirketlerde ise müdür ya da yönetim kurulu sorumludur. Hazirun cetveli çok çeşitli tüzel kişilerde zorunludur. Aşağıdaki tabloda hangi kurumlarda nasıl kullanıldığını özetledik:
| Kurum Türü | Kullanım Amacı |
|---|---|
| Anonim Şirket (A.Ş.) | Oy oranı ve genel kurul yeter sayısını göstermek |
| Limited Şirket (Ltd.) | Ortak katılımı ve hisse dağılımı |
| Dernekler | Üye listesi ve karar geçerliliği |
| Kooperatifler | Ortakların oylama hakkını belgelemek |
| Vakıflar | Mütevelli heyeti toplantılarını kayıt altına almak |
Hazirun Cetveli Olmazsa Ne Olur?
Hazirun cetveli bulunmayan genel kurul toplantıları hukuken geçersiz sayılabilir. Bu durumda alınan kararlar iptal edilebilir ve toplantı tekrarlanmak zorunda kalır. Özellikle anonim şirketlerde bu belge, Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne sunulacak belgeler arasındadır.
Hazirun Cetveli Örneği
Hazirun cetveli örneği, bir şirketin genel kurul toplantısına katılan ortakları ve varsa temsilcilerini gösteren standart bir listedir. Bu örnek; pay sahiplerinin adı, soyadı, pay adedi, pay oranı ve toplantıya katılım şekli gibi bilgileri içerir. Yasal geçerliliği olması için eksiksiz ve doğru şekilde doldurulması gereklidir. Şirket türüne göre (anonim veya limited) formatta küçük farklılıklar olabilir.
Şirket Ünvanı: Örnek Yazılım ve Danışmanlık A.Ş.
Toplantı Türü: Olağan Genel Kurul
Toplantı Tarihi: ../../2025
Toplantı Yeri: İstanbul / Merkez Ofis
Toplantı Saati: 14:00
| Sıra No | Ortak Adı Soyadı / Unvanı | T.C. Kimlik No / Vergi No | Pay Sayısı | Sermaye Oranı (%) | Temsil Şekli | İmza |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ahmet Yılmaz | 12345678901 | 5.000 | %50 | Asil | …………………… |
| 2 | Mehmet Demir | 23456789012 | 3.000 | %30 | Asil | …………………… |
| 3 | Zeynep Kaya (Vekaleten) | 34567890123 | 2.000 | %20 | Vekâleten (*) | …………………… |
- Toplam: 10.000 pay – %100
- Notlar:
- (*) Zeynep Kaya, Ayşe Demir adına noter vekâletiyle toplantıya katılmıştır.
- Toplantıya toplam sermayenin %100’ünü temsil eden ortaklar katılmıştır.
- Hazirun cetveli toplantı başında okunmuş, katılımcılarca imzalanmıştır.
İmtiyazlı Pay Sahipleri İçin Hazirunda Ayrı Sütun Açılır mı?
Eğer şirketin ana sözleşmesinde oy hakkı, temettü ya da yönetim ataması gibi konularda imtiyaz tanınan paylar varsa, hazirun cetvelinde bu payların ayrı olarak gösterilmesi gerekir. Aksi durumda alınan kararların iptali söz konusu olabilir. Genellikle şu şekilde düzenlenir: Hazirun cetveli örneği:
| Pay Sahibi Adı | Pay Adedi | Oy Hakkı | İmtiyaz Türü |
|---|---|---|---|
| Ahmet Yılmaz | 1.000 | 3 Oy | Yönetim Atama |
| Ayşe Demir | 2.000 | 2 Oy | Temettü |
Yabancı Ortakların Katılımında Hazirun Cetveli Nasıl Hazırlanır?
Yabancı uyruklu pay sahiplerinin katılımı durumunda, hazirun cetvelinde pasaport numarası, ülke bilgisi ve varsa vekâlet bilgileri yer almalıdır. Belgelerin yeminli tercüme edilmiş kopyalarının da arşivde tutulması önerilir. Eğer temsilci aracılığıyla katılım varsa, vekaletname mutlaka noter ya da konsolosluk onaylı olmalıdır. Yabancı ortaklar için örnek hazirun satırı:
| Pay Sahibi Adı | Uyruğu | Pasaport No | Temsilci | Pay Adedi |
|---|---|---|---|---|
| John Smith | ABD | XH7894562 | Mehmet K. | 1.500 |
Şirket Dışı Katılımcıların Hazirun Cetveline Eklenmesi Gerekir mi?
Hayır, şirket dışı katılımcılar (örneğin: noter, bakanlık temsilcisi, yeminli mali müşavir) hazirun cetveline dahil edilmez. Hazirun yalnızca pay sahiplerini ve/veya onların vekillerini kapsar. Ancak bu kişiler toplantıya katılmışsa, katılım listesi ya da ayrı belgelerde isimleri ve unvanları belirtilmelidir. Katılımcıların gösterileceği yerler:
- Toplantı tutanağı alt kısmı
- Katılım listesinin ek sayfası
- Noter onay belgesi
Toplantı Yeter Sayısı Hesaplanırken Hazirun Cetveli Nasıl Kullanılır?
Hazirun cetveli, bir genel kurul veya ortaklar kurulu toplantısının meşru kabul edilmesi için gerekli yeter sayının sağlanıp sağlanmadığını belirlemede kilit belgedir. Toplantının başlangıcında ve karar alınırken kullanılan iki farklı yeter sayı vardır:
- Toplantı yeter sayısı: Payların en az yarısını temsil eden ortakların katılımı gerekir (A.Ş. için genellikle %50+1).
- Karar yeter sayısı: Katılımcıların çoğunluğunun (örneğin %51’inin) oyu gerekir.
Hazirun cetveli bu oranların sağlanıp sağlanmadığını gösteren belgedir ve şu bilgileri içermelidir:
- Hissedar isimleri
- Sahip olunan pay oranları
- Katılım türü (asaleten/vekaleten)
- İmza alanı
Anonim ve Limited Şirketlerde Hazirun Cetveli Farklılıkları
Hazirun cetveli, her iki şirket türünde de önemli bir belge olsa da içerik ve düzenleme şekli açısından bazı farklılıklar barındırır:
| Özellik | Anonim Şirket (A.Ş.) | Limited Şirket (Ltd. Şti.) |
|---|---|---|
| Pay bilgisi | Hisse sayısı ve oranı | Sermaye payı ve yüzdesi |
| Temsilci/Vekil Kaydı | Detaylı vekâlet bilgisi gerekir | Daha esnek vekil kaydı yapılabilir |
| Katılım biçimi | Asil – Vekil ayrımı net belirtilmeli | Gerekirse ortaklar listesi eklenebilir |
| Noter zorunluluğu | Bazı özel durumlarda zorunlu olabilir | Genellikle noter gerekmez |
Vekâleten Katılımda Hazirun Cetveli Düzenleme Kuralları
Genel kurul toplantılarına şahsen katılamayan ortakların vekil ataması mümkündür. Bu durumda hazirun cetveli, vekâleten katılımı yasal ve şeffaf biçimde belgelemek için düzenlenmelidir. Uyulması gereken başlıca kurallar:
- Vekâletnamenin yazılı ve imzalı olması gerekir.
- Vekilin adı-soyadı ve temsil ettiği kişi açıkça belirtilmelidir.
- Vekâleten katılım hanesi hazirun cetveline ayrıca işlenmelidir.
- Gerekirse noter onaylı vekâletname istenebilir (bazı A.Ş.’lerde zorunludur).
Hazirun Cetvelinin Noterde Onaylatılması Gerekli midir?
Genel kural olarak, hazirun cetvelinin noter onaylı olması zorunlu değildir. Ancak aşağıdaki durumlarda noter huzuru gerekebilir:
- Anonim şirketlerde sermaye artırımı, birleşme gibi özel gündemler varsa,
- Genel kurul toplantısı noter huzurunda yapılmışsa,
- Şirket esas sözleşmesinde bu yönde bir hüküm bulunuyorsa.
Bu gibi durumlarda noter, hazirun cetvelini mühürleyerek geçerliliğini onaylar. Diğer hallerde şirket yetkilisi tarafından imzalanması yeterlidir.
Toplantı Sonrası Hazirun Üzerinde Düzeltme Yapılabilir mi?
Toplantı tamamlandıktan sonra, hazirun cetvelinde geri dönük değişiklik yapmak genellikle mümkün değildir. Ancak şu istisnai durumlar söz konusudur:
- Katılımcının imzası eksikse ve toplantı sırasında hazır bulunduğu belgelenmişse,
- Vekâletname sunulmuş ancak cetvele yazılmamışsa, tutanakla birlikte düzeltilmesi mümkündür,
- Mahkeme kararıyla tespit edilen usul hataları varsa.
- Bu düzeltmeler şirketin yönetim kurulu kararıyla ya da noter aracılığıyla yapılmalı, ayrıca tutanakla kayıt altına alınmalıdır.
Hatalı Hazirun Cetveli Nedeniyle Genel Kurulun İptali Mümkün mü?
Evet, hatalı ya da eksik düzenlenmiş bir hazirun cetveli, genel kurul toplantısının geçerliliğini doğrudan etkileyebilir. Pay oranlarının yanlış gösterilmesi, katılımcı isimlerinin eksik yazılması ya da imzaların eksik olması, genel kurulun iptali için ciddi bir gerekçedir. Türk Ticaret Kanunu’na göre, pay sahiplerinden biri toplantı tutanaklarında bu tür bir hata tespit ettiğinde ticaret mahkemesine başvurarak genel kurulun iptalini talep edebilir.
Hazirun Cetveli Arşivleme Süresi Ne Kadardır?
Hazirun cetveli, genel kurul toplantı evraklarının bir parçası olarak en az 10 yıl süreyle saklanmak zorundadır. Bu süre zarfında hem fiziksel hem de dijital olarak arşivlenmesi tavsiye edilir. Özellikle limited ve anonim şirketlerde, mali denetim ya da yargı süreçlerinde bu belgeye ihtiyaç duyulabileceği unutulmamalıdır. Arşivleme şekilleri:
- Fiziksel klasörde orijinal belge
- Taratılarak dijital arşivde muhafaza
- Noter tasdikli kopyası yedek olarak saklanabilir
Hazirun Cetveli, Toplantıların Hukuki Teminatıdır
Hazirun cetveli, yalnızca bir imza listesi değil, şirketin ya da kurumun alacağı kararların yasal geçerliliğini garanti altına alan bir belgedir. Doğru zamanda ve eksiksiz hazırlanması, olası davalara ve idari iptallere karşı koruma sağlar.
